谈电子档案管理的优越性及管理措施

杨　逸

（天水公路管理局，甘肃　天水　741000）



谈电子档案管理的优越性及管理措施

杨逸

（天水公路管理局，甘肃天水741000）

摘要：随着科学技术的飞速发展，我国社会已经进入到信息化时代。计算机技术已在各个领域得到了广泛应用，其工作效率和方便程度已逐步被人们接纳，可以说计算机技术已成为促进社会生产力的另一重要元素。将计算机技术应用到档案管理中，实现电子档案管理已成为档案管理的必然发展趋势。实现纸质档案电子化管理具有哪些优越性？电子档案管理要采取哪些措施？自然就成为当前档案管理研究的新课题。本论述主要阐述了传统档案管理的落后性，介绍了电子档案管理的优越性以及如何实现电子档案高效管理，希望对推进档案电子化管理进程有所借鉴。

关键词：电子档案；纸质档案；管理措施

DOI 10.3969/j.issn.1672-6375.2016.05.005

在当今计算机技术以不可阻挡之势渗透到每个领域的大背景下，档案管理要想符合现代化发展趋势，以更加高效、安全、便捷的方式进行发展，必然要采用信息化技术。计算机信息化技术应用在档案管理中，可以使档案保存和搜索等工作的速度以及全面性得到很大提升，电子档案管理已经成为今后档案管理发展的必然趋势。

1　传统档案管理方式的缺点

传统档案管理主要是通过纸质方式管理，相对于现代化的电子档案形式，纸质档案管理具有以下几方面的缺点。

1.1传统档案管理的工作量较大，工作较为庞杂，要消耗大量的人力物力

传统档案的管理工作主要是对档案进行整理，然后根据不同的分类标准（例如时间、区域以及性质等条件）对大量的文档材料进行分类整理、装订、存放，同时要确保这些档案可以较为容易地查找到，这些工作都需要消耗大量的人力物力。另外，在对档案整理过程中还需要做大量的搬运以及上架等方面的工作。

1.2传统档案保存时间相对较短

传统档案大都通过纸质方式进行保存，必然会受到环境、温度等因素影响。特别是空气较为潮湿的话，很容易造成纸质档案的腐烂、失真，此外虫、鼠等动物也会对纸质档案进行破坏，这些因素的存在都无法保证纸质档案的长期安全保存。这种情况下，若要对某些重要档案进行保存就需要非常高的条件，需要消耗较多的人力、物力以及财力，即使这样也很难保证这些重要档案能够长期安全保存。

1.3传统档案备份相对较少，同时保存空间较为固定，要想快速调出档案非常困难

传统的纸质档案正常情况下只有一份，并且这些档案都保存在单位的档案室内。若是这些档案由于外部因素而损毁（例如发生火灾、腐烂等）是无法进行弥补的。同时，若是在外地需要应用档案是无法立即调出的，只有回到当地取出档案，这样不但消耗了大量的时间，降低了办事的效率，而且档案使用的安全性也无法保证。

1.4传统档案数量巨大，查阅困难

传统纸质档案数量巨大，并且分类较多，所占空间大，在具体查找某一本档案时非常困难，在众多索引目录中要想准确找到要查阅的档案需要花费较多的时间，而且有时候即使找到了，也不一定保存完整。

1.5传统纸质档案保存较为复杂繁琐

一般档案的使用要按照使用的频率进行分类，可以分为短期、长期、永久，或者按查找频率分为经常性使用、一般性使用、不经常使用以及很少使用几种形式。但实际上为了确保档案管理的完整性以及严谨性，对于很少使用的档案也要进行保存，这在很大程度上浪费了资源以及空间。

2　电子档案管理的优越性

2.1电子档案可以节约大量的人力和物力

虽然电子档案整理时也要根据不同的标准（包括时间、区域以及性质等）进行分类，并且要确保分类比较有条理且容易查找，但是对电子档案进行分类工作可以在电脑上进行，只需要建立起不同类型的分类区域，将同一类型的文件归入到同类区域即可，不再需要对大量的纸质档案进行搬运或者上架，这样除了可以很方便地进行档案分类外，也节省了大量的工作时间。

2.2档案的保存不涉及自然条件的影响以及存储空间的限制

对电子档案进行管理主要是通过网络存储空间进行的，可以将电子档案保存在硬盘、服务器等外接设备或者云空间等网络平台，只需通过很小的外接设备就可以解决档案的存储问题，并且不会受到自然环境以及虫、鼠等外部因素的破坏。只要硬盘或者网络空间不被破坏，档案就可以一直保存下去。

2.3电子档案可以进行多次备份，提取时较为方便

档案的相关内容若是通过文档的形式保存到了外接设备、硬盘或者网络上，那么就可以对其进行无数次的备份，这样可以防止在硬盘损坏或者网络受到攻击的时候造成档案的丢失。另外，电子档案存储到网络环境中，在任何区域要想提取档案只要获得权限就可以直接通过网络进行，不再需要回到原存储单位进行提取，这样不但方便了办事人，也提升了档案管理部门的效率。

2.4电子档案较为容易查找

若是档案通过电子文档的形式存储到网络空间中，那么要想查找档案只需要通过专用网络搜索引擎进行搜索即可，很容易找到想要的档案，方便快捷，节省时间。

2.5电子档案可以使资源得到共享，提升管理效率

电子档案主要是通过硬盘介质或网络对档案进行存储的，需要时可通过网络进行搜索即可。对于相同内容或性质的档案，同时可以通过网络和其他的电子档案室进行信息的共享，这样可以查阅到其他档案室存储的内容，一个档案室就不需要存储大量的档案，能够很好地减少档案管理的工作量。

3　电子档案管理的措施

3.1建立完善的电子档案管理标准

第一，要将文件管理和档案管理进行统一规划，确保两者可以同步发展；第二，要将文件管理的职责归入到档案管理部门，保证文件从归档到查阅等全部工作都要由档案管理部门进行统一的管理以及监督；第三，制定出完善的、科学合理的电子档案管理方面的标准；第四，档案管理单位在接受电子档案时，要对文件中的信息进行真实性、完整性、准确性的判定，确保档案信息完整准确。

3.2建立网上虚拟电子档案室

建立网上虚拟电子档案室就是要按照现实中的档案室的相关要素以及具体数据建立起网站，此网站中保存的电子档案，对于可以访问这个网站或者可以通过此网站进行档案查询等方面操作的条件必须进行严格的限制，只有拥有管理权限的档案管理部门人员才能够通过此网站进行档案的授权查询，对于其他人员严格禁止网站的访问，这样可以最大程度保证电子档案室的安全性。

3.3在制度方面确保档案管理部门的权威性

档案管理部门的工作性质本身就代表着权威性，这就是档案管理工作价值所在。因此在对电子档案管理时，一定要制定出跟传统纸质档案管理一个水平甚至是更高标准的档案管理制度，这些制度主要包括：完善档案管理部门的相关职责、权利以及义务；对档案的操作程序进行规范，确保电子档案在查询以及使用过程中的安全性；充分利用管理部门之外的群众监督方式来确保电子档案具有权威性。同时要加强档案资料的拷贝管理，要按照档案使用人员的需求，对于使用者的使用权限明确后，才可以对资料进行拷贝。同时要避免将存储的全部信息进行拷贝，并且要通过相应技术方式避免被拷贝的资料再被复制。

3.4从技术层面来确保电子档案的真实性和原始性

在网站档案室建立完成后，要通过安装相应的杀毒软件，建立起防火墙等安全措施来避免网站受到恶意攻击，从而防止电子档案遭到破坏，避免电子档案在没有授权的情况下被使用或篡改。另外，可以将电子文档的属性进行设定，将其设置为只读模式或者对这些文档进行多层加密，这样可以最大程度上保证电子文档的原始性以及真实性。同时，电子档案自身特点决定了其被篡改是较容易的，并且可以不留痕迹。所以，如果电子文档没有进行备份，那么内容一旦被更改，原始档案就无法查找了。因此，电子档案管理部门一定要及时地将获得的第一手电子档案进行备份，保证后期档案的准确性。

4　结束语

所谓的电子档案管理工作指的就是要将档案管理工作信息化、数字化，充分利用现代信息化网络化技术对档案进行管理。在现代信息化急速发展的情况下，电子档案管理具有自身的优越性。在进行电子档案管理时，一定要按照电子档案所具有的特点，建立健全软硬件管理系统以及电子档案管理制度，提升电子档案管理技术能力，增强管理过程中各方面的沟通协调。这样才能够符合现代社会发展趋势，更加准确、更加迅速地提供可利用的信息资源，提升档案管理的效率。

参考文献：

［1］董璟璇.浅谈电子档案管理的优越性与科学管理措施［J］.民营科技，2014（02）：15-17.

［2］应颖.电子档案在科研档案管理中的优越性与局限性［J］.城建档案，2015（09）：18-19.

［3］朱志强.浅谈电子文件档案的优越性及其风险防控措施［J］.黑龙江科技信息，2016（03）：88-91.

［4］王龙妹.浅谈档案管理网络化的优越性［J］.科技资讯，2014 （23）：22-25.

作者简介：杨逸（1980-），男，汉族，甘肃礼县人，大学专科，助理档案馆员，主要从事公路养护档案管理工作。

收稿日期：2016- 3- 6

中图分类号：G276

文献标识码：A