地震档案信息现代化服务探索

冯振玮,平彩鹏，杨　柳

(河北省地震局，石家庄　050021)



地震档案信息现代化服务探索

冯振玮,平彩鹏，杨柳

(河北省地震局，石家庄050021)

通过河北省地震局档案管理系统平台的建立以及文书档案和地震观测资料档案数字化工作的推进，结合现有地震档案信息服务方式的特点及档案服务工作的发展趋势，分析总结出地震档案信息现代化服务模式的要素，并针对目前状况下存在的问题提出相应解决方式，为探索地震档案信息服务的工作方向提供了实践依据。

地震档案；信息；现代化；服务

0　引言

地震档案是国家档案的重要组成部分，是防震减灾事业可持续发展的重要资源保证。它不仅蕴含着丰富的地震科学技术财富，在科研人员承前启后、探索地震预测方法，提高综合防震减灾能力等方面都有着特殊的现实意义。面对当今社会各个领域信息化的迅猛发展，档案工作的信息化发展成为必然趋势。地震行业的档案信息服务模式也随着电子技术、网络技术的广泛应用全面迈入现代化阶段。只有尽快建立地震档案的现代化服务模式，才能将地震档案的重要作用和意义有效地体现出来，将档案资源最大限度地服务于社会发展，服务于防震减灾事业。

所谓档案信息现代化服务模式是指在档案管理工作现代化思想认识的指导下，利用现代化的管理手段、技术手段以及软硬件设备设施，对档案资源进行科学管理[1]，为利用者提供档案信息服务。

本文结合近几年来河北省地震局在档案管理及档案信息服务工作中的新举措、新发展，探讨如何做好地震档案信息的现代化服务。

1　传统档案信息服务模式及存在的问题

1.1传统的档案信息服务模式主要是档案管理者根据档案利用者需求进行单机电脑检索或对馆藏档案进行实物查询，然后利用者将所需档案材料登记入借阅登记薄，最后采用复印、扫描等手段对档案资料进行备份留存或直接利用。即档案利用者与档案管理者之间、馆藏实物档案与档案管理者之间、纸质原始档案资料与档案利用者之间一对一进行的原始档案资源利用方式。

1.2由于传统档案信息服务模式基本上采用的都是人工、手工方式，势必会占用档案利用者和管理者大量的时间，造成有效信息提取周期相对较长、工作效率较低，或者出现档案资源利用不充分等情况。

1.3传统档案信息服务模式下的原始纸质档案资料，在进行复印、扫描或被直接利用的过程中，由于利用率高或利用不当等原因，容易出现污损、破损甚至丢失。一些年代已久、纸张脆化或已经出现破损的纸质原始档案资料更是不堪其用。

2　实行档案信息现代化服务的基本条件

档案信息化既是档案管理现代化的重要基础，也是体现档案管理现代化水平的主要标志。档案信息化的主要任务就是要做到档案数字化、网络化，文档一体化管理和电子文件归档管理。只有在档案管理规范化、档案信息化的基础上，才能解决传统档案信息服务模式下的诸多问题，更好地发挥馆藏档案资源的作用，建立档案信息现代化服务模式，建立起一个健康、有序、资源共享的信息平台。

2.1建立档案管理网络平台及档案检索系统是实现档案信息现代化服务的基础

随着信息技术的飞速发展，档案信息电子化、网络化时代已经全面来临，网络成为人们获取信息的主要途径之一。国内外先进档案管理工作中资源利用的主导方向是：将以馆(室)藏档案作为基本信息源，呈放射状，实现单位内外信息互流。互流方式之一就是建立多层次档案信息网络，实现资源共享。单位内部实行纵向信息分流，随时沟通档案信息服务工作，互通有无。简单地说，就是单位内部工作人员能够借助档案管理网络平台实现在线查询、检索并登记借阅，充分发挥档案信息资源的作用。

建立档案管理网络平台及档案检索系统，一方面，可以从不同角度、不同层次，科学的揭示馆藏档案信息的内容；另一方面，通过网络平台和检索系统，我们可以把利用者同档案信息资源有效地连接起来，从而集中体现出利用者与档案之间、档案与档案之间、馆藏资源与虚拟资源之间、纸质载体与现代载体之间的多种联系，方便快捷、最大限度地满足利用者的需求，为网络环境下开展档案信息服务奠定了坚实的基础。

2014年河北省地震局对原有的单机版档案管理软件进行了全面更新升级，安装了网络版综合电子档案管理系统，通过各项调试初步建立起了地震信息档案管理系统网络平台(以下简称“档案管理系统平台”)。档案管理系统平台共分为系统管理、预归档管理、立卷管理、档案管理设置、档案查、借阅管理五大模块，在档案检索系统上能通过题名、案卷号、责任者、归档日期等近10种不同关键字段项进行在线检索案卷级和文件级档案资料。目前共安装档案管理系统客户使用端17个，并进行了相关推广工作，已基本实现多用户同时在线检索。

2.2建立完善的档案信息数据库系统是实现档案信息现代化服务的条件

档案信息服务提供的是信息资源，利用者通过对档案信息的提取进行资源利用及研究，以实现馆藏档案资源的价值。要想推进档案信息的现代化服务需要在档案管理网络平台的基础上建立完善的档案资源数据库系统，根据档案信息数据结构化强、独立性高等特点，充分合理地利用信息资源，实现档案信息数据共享，尽可能多地为利用者服务。

近些年来，随着计算机技术和网络技术地广泛应用，地震行业的档案信息媒介也从纸质转化为由纸质、电子、图像等多种媒介于一体的新模式。传统档案信息服务面对的是纸质档案信息资源，这已无法满足日益多元化的档案信息资源模式，只有建立并不断完善档案信息数据库系统，才能适应电子技术、网络技术快速发展的防震减灾事业，让地震档案信息资源发挥应有的作用。

为完善档案资源数据库系统，给其提供必需的硬件支持，2014年河北省地震局为档案管理系统配置了专用服务器。目前，档案信息数据库中共存储各类档案信息资源18 329条，其中文书类5 722条、科技档案8 981条、观测资料类3 626条；可供检索的案卷级条目9 678条，文件级条目近4万条。

2.3以利用者为中心，有选择性地进行档案资源数字化是实现档案信息现代化服务的核心

随着数字化档案馆的快速发展，对档案资源进行数字化成为实现档案信息现代化服务的核心内容。但一提到档案数字化，大多数档案管理部门考虑的就是将全部馆藏原始档案资料数字化。实际上，采用这种方式，既提高了成本，又增加了负担。我们可以根据馆藏的实际情况，先将那些有较高使用价值、保存价值及使用频率较高的档案资料数字化，或者针对自己的馆藏特点来制定数字化的选择标准。在制定标准时要充分考虑到利用者的需求，加强对利用者需求的调研和预测，增强档案信息服务的针对性和时效性，使数字化信息资源通过网络环境更好地为利用者服务。

以目前馆藏档案资料为例，档案按照内容主要分为文书类档案、观测资料类档案、日常科技类档案、各类项目档案(财务档案、人事档案暂不列入其中)。在这些数量庞大的馆藏档案中，地震观测资料类档案是地震档案中极为重要的一类，它是探索地震孕育和发生的第一手基础资料，具有较高的利用价值和利用率。这一类馆藏档案专业性强，研究价值高，在地震监测工作实行数字化之前全部为纸质图纸，且具有唯一性，一旦在利用过程中出现破损或丢失将无法补救。

2012—2014年期间，河北省地震局设立专项课题对馆藏纸质地震观测资料类档案进行了数字化扫描。将涉及26个地震台站产出的近30年的纸质观测资料类档案图纸共计220 423张进行数字化扫描，形成图片电子文档，并对177 181条地震观测资料报告数据进行电脑录入，形成数据电子文档。所有电子文档均刻盘存储，并进行数据备份。通过对地震观测资料类档案的数字化，实现了此类档案信息资源的电子化利用，结束了利用者直接面对档案图纸的传统利用方式，同时也对珍贵的地震观测档案资料起到了保护作用。

此外，文书类档案由于其记录了单位各部门行政职责的行使过程，其中含有大量政策性、规范性或具有法定效力的公文材料，与每一位单位工作人员都息息相关，具有较高的使用和保存价值。2015年河北省地震局拨专款对不涉密的馆藏纸质文书类档案资料进行了数字化，共著录5 073条文书档案，扫描93 457页，并将图片电子文档与档案管理系统进行了挂接，使利用者可以通过档案管理系统平台进行档案信息的在线检索、在线阅览和下载。

2.4培养具有创造力、高技能的档案工作队伍是实现档案信息现代化服务的保障

档案信息的现代化服务势必将电子计算机、通讯网络、电子数字化技术紧密结合起来，使档案工作全面走出自我封闭，从有限开放到全面开放[2]。这就要求档案管理人员必须具备多元化知识结构，不仅需要全面系统地掌握档案专业知识，而且还应学习并掌握现代化的管理科学知识，尤其是在计算机、互联网及电子信息等学科方面。只有训练和培养出复合型专业人才[3]，有效地提高档案管理人员的素质，才能适应档案工作的发展，为档案信息的现代化服务做好保障工作。

通过近几年在档案工作方面的基础建设和档案信息的数字化工作，河北省地震局初步建立了档案信息现代化服务系统的基础，已能够进行在线的用户查询、档案检索、原文浏览下载、归档预录入及其它信息服务等工作。档案利用者，尤其是科技工作者可以随时在该系统平台上查阅档案信息和已挂接的数字化档案资料，大大提高了档案的利用率。

3　对如何进一步做好地震档案信息现代化服务的思考

通过档案信息服务系统短期的运行及对工作现状的分析思考，发现该系统存在的诸多不足。若要更好地实现地震档案资源的开发利用，提升地震档案信息现代化服务效果，需进一步做好系统完善和应用工作。

3.1整合数字化档案资源，实现档案管理系统网络平台全收录

档案资源不能仅停留在完成数字化的层面。数字化的目的是为了更便于利用，能够将数字化档案资源快捷、准确地提供给查阅人。目前虽然已经完成了纸质地震观测资料类档案及部分文书类档案资料的数字化工作，但这些资源数据分别由包括档案部门在内的3个部门存贮于不同的服务器中，并没有完全与档案管理系统平台挂接，不便通过档案管理系统平台的客户使用端进行检索、查阅。应尽快对所有已完成数字化的档案资源进行合理整合，将其全部挂接入档案管理系统平台，并存储到档案专用服务器中，实现档案管理系统网络平台全收录。

3.2建立归档材料电子原文移交制度，充实地震档案信息现代化资源

目前，档案移交制度中没有对电子原文资料进行有关要求，致使新接收的归档文件仍然为传统的纸质资料，这势必不断产生待数字化的档案资源，为档案信息现代化服务发展造成阻碍。只有尽快建立归档文件电子原文移交制度，完成立卷、归档与电子原文挂接同步进行，从根本上实现档案资源的信息化、数字化，从而推动地震档案信息现代化服务。

3.3完善档案管理系统客户端功能，逐步实现现代化档案信息技术全覆盖

要想使档案信息资源得以充分开发和利用，必须完善档案管理系统客户端的诸项功能。能够让使用者利用该平台完成全部检索、查询、浏览、下载以及移交预录入等操作，并根据使用者设立不同权限。以上所有操作应面向全体使用者，因此，需要扩大客户端覆盖面，在网络技术的支持下、在确保网络安全的基础上达到“每人一端”。

4　结语

档案管理系统平台的建立以及档案资料的数字化工作，很好地推动了档案管理和档案信息服务的发展，初步实现了档案信息资源的在线查询、检索和部分档案信息的在线浏览、下载，从而大大提高了档案管理工作效率和档案信息资源的利用率，对全面深入做好档案信息的现代化服务进行了一些探索，同时也深感仍需做好大量的工作，才能全面实现地震档案信息的现代化服务。

[1]邱晓威, 冯友英, 张占江, 等. 关于我国档案管理现代化问题的研究报告[J]. 档案学研究, 1994(2): 2-7.

[2]迟耀林. 档案管理现代化建设中若干问题的思考[J]. 世纪桥, 2010(23): 154.

[3]戴桂芳. 关于档案管理现代化若干问题的思考[J]. 黑龙江科技信息, 2011(35): 200.

Research on the Service of Seismic Archives Information Modernization

FENG Zhen-wei，PING Cai-peng，YANG Liu

(Earthquake Administration of Hebei Province, Shijiazhuang 050021, China)

With the establishment of the seismological archives management system and the process of digitization for the seismic observation data, combined with the development trend of the existing seismic archives information service modes and the characteristics of the file service work, this paper summed up the elements of seismic archives information modernization of the service model, proposed solution to the problems existing in the current situation, provided a practical basis to explore the direction of seismic archives information service work.

seismic archives；information；modernization；service

2016-03-20

河北省地震局星火课题(DZ20150421038)；河北省地震局星火课题(DZ20150424096)；河北省地震资料拯救项目

冯振玮(1980—)，女，河北石家庄人，助理馆员，主要从事地震档案管理及研究．E-mail：14068864@qq.com

P315.289

A

1003-1375(2016)03-0077-04

10.3969/j.issn.1003-1375.2016.03.014

冯振玮,平彩鹏，杨柳．地震档案信息现代化服务探索[J]．华北地震科学，2016，34(3):77-80.