浅谈海外工程项目档案信息化管理工作

徐新富

浅谈海外工程项目档案信息化管理工作

徐新富

（中国路桥工程有限责任公司 北京 100011）

近年来，随着我国“一带一路”发展战略的实施，依靠我国与相关国家的双多边机制，越来越多的国内企业“走出去”，在海外承建大量的基础设施建设工程。海外工程项目档案管理工作作为海外工程项目中较为重要的环节之一，对海外工程项目的质量管理、事故分析以及索赔等事件具有十分重要的作用。由于海外工程项目建设具有临时性、工程量大以及施工技术复杂的特点，传统的项目档案管理方式无法满足海外信息档案管理的需求，因此，海外工程项目档案管理信息化已经成为档案发展的必然趋势。

海外工程；项目档案；信息化管理

海外工程项目具有工期长、投资大和临时性的特点，在建设过程中会形成许多复杂的、技术性强的档案资料，这些资料对于国内企业在海外的发展具有十分重要的意义，因此，对于海外工程档案管理是十分必要的。传统的项目档案管理技术完全的依靠于人工的记录、整理和分类，工程量十分庞大，档案的保存和利用也面临很多问题。随着信息技术的发展，档案信息化管理减少了档案工作人员的工作量，提高了工作效率，还保证了档案管理的质量，减少了管理过程中的成本。本文对海外工程项目档案的主要内容和实施档案信息化管理的重要性进行介绍，并对海外工程项目档案实施信息化管理中存在的问题以及档案信息化管理的工作重点进行简单分析，为促进海外工程项目档案管理信息化贡献绵薄之力。

1 海外工程项目档案管理情况概述

由于海外工程项目档案管理仍然缺乏统一的规范和标准，相关的法律法规也不健全，国内企业对海外工程项目档案在管理方面普遍不够重视，项目档案归档范围不清晰、收集不全、管理不规范、毁损遗失现象严重。

作为最早践行国家“走出去”战略的国内企业，本人工作单位在海外承建的工程类型主要为公路、桥梁、港口等基础设施建设项目，大多位于欠发达的亚非拉国家和地区，海外工程项目实施环境和条件普遍较差，工程项目具有短期性、临时性和移动性的特点，传统的工程项目档案管理工作主要靠手工记录整理，工作量大，档案收集范围主要结合国内经验和当地的一起最基本要求进行确定，同时，大量的纸质工程档案资料的存放需要占用大量的空间，受保管条件所限，容易受潮湿的影响导致字迹模糊或被老鼠虫子等破坏[2]，也发生过因火灾、盗抢和战乱造成的档案资料的损毁和遗失。此外，由于部分驻在国办事机构的经营停滞，人员撤离，大量的纸质和实物档案难以得到妥善的移交和保管，受当地法律法规的约束和成本限制又不能大量带回国内，档案资料的托管存放和维护成本高，档案的查询和利用不方便，档案的价值得不到有效的体现。

2 海外工程项目档案的主要内容和实施信息化管理的必要性

海外工程项目档案是海外工程项目实施过程中产生的各类具有重要价值的档案文件资料，是公司在海外的重要资产，对于公司在海外维护自身合法权益、应对激烈的海外竞争、支撑公司海外业务的进一步发展具有重要的意义。档案材料对建设过程中的质量管理、事故分析与索赔、项目验收和竣工以及后期工程的维护都具有十分重要的作用，例如竣工证书等资料可以作为公司业绩的证明，在投标时使用[3]。

海外工程项目档案的主要内容包括可行性研究，设计基础资料、设计文件、项目管理和施工、项目监理、试生产、涉外验、竣工验收等项目实施全过程的文件资料。比如工程项目勘察设计的基础资料、水文气象数据、地质环境数据、科研试验数据、设计文件、工法工艺、竣工证书等等。

工程项目文件资料整理归档的工作量非常大，而海外工程项目对档案管理的投入的资源较少，依靠传统的档案管理手段工很难实现全面的资料收集和整理归档，往往是需要查询利用前期工程档案资料时，却发现没有被保存下来。

随着信息技术的发展，海外工程项目管理的各类信息系统的深入应用，促进了项目管理效率和管理水平的提升，各类工程资料大量以数字化形式存储于信息系统中。档案管理信息系统在工程项目档案管理上的应用，实现了与业务系统的对接和管理资料的电子化归档，大大减少了纸质档案资料的整理和保管，降低了对档案管理的专业性要求，同时，信息化手段也大大提高了档案资料的收集和著录管理效率，档案收集范围大大增加，通过集中的存储、便捷的查询、共享和利用，最大程度上发挥了档案的价值。因此，海外工程档案的信息化管理是非常有必要也具有重要的意义。

3 海外工程项目档案信息化管理存在的问题

3.1 海外工程项目对档案管理工作的认识不足

海外工程项目管理工作的重点是工程质量、进度、成本的管理，对档案管理工作的重视程度不够，文件存档意识弱。而且，海外工程项目档案管理制度和体系不健全，缺乏专业的档案管理人才和专门的档案管理人员，档案管理能力不足，工程档案的归档范围、收集整理规范不统一，责任分工不明确，档案信息系统的应用效果不好。

3.2 海外工程项目信息化网络基础较差

国内“走出去”工程企业承建的海外项目大都未欠发达国家和地区，网络基础设施较差，特别是项目驻地网络不稳定、网速慢甚至不具备接入互联网的条件，档案信息系统也一般难以适用于这样的网络环境，档案管理的信息化程度低，档案资料不能有效的进行信息化管理，也难以与驻外机构以及公司总部系统进行对接，实现集中存储和统一管理的目标。

3.3 海外工程项目档案信息化管理支撑能力不足

海外工程档案管理信息系统的建设、部署和运行维护缺乏专业的信息化人员的支撑，档案管理系统与工程管理的各业务系统各自独立，形成信息孤岛，档案收集仍依赖人工的方式进行大量繁琐的甄选和归类整理工作，信息化水平低，系统安全管理、备份、防病毒和数据也存在很大大的隐患。

4 海外工程项目档案信息化管理工作的重点内容

4.1 海外工程档案管理信息化工作要统筹规划、统一管理

公司总部对海外工程档案信息化应该进行统筹规划，根据公司业务发展和工程档案管理的先进理念和经验，统一海外工程档案管理模式，建立完善海外工程档案管理制度体系，明确海外工程档案工作职责、档案分类编号原则、文件材料归档操作要求、档案借阅与利用要求、考核标准等内容，确保海外工程档案管理的标准化、规范化[6]。

4.2 档案管理信息系统的设计要符合海外工程档案管理现状和需求

档案管理信息系统架构设计要能够适应公司国内总部与海外业务的双重管理和利用需求，要充分考虑海外的网络基础状况，通过离线应用、断点续传、数据加密等技术确保海外工程电子档案不遗失、不泄露，重要档案资料能够全部安全地传回到国内总部进行集中存储、管理和利用。系统功能要能够适应不同海外国家的多语言的特点，档案标题的主语种必须统一。

4.3 海外档案管理信息化要实现与业务系统的对接

档案管理信息系统要与各业务系统进行有效的对接，按照档案管理的规范要求进行电子档案的自动归档，避免重复录入、重复归档，减少人工整理录入的工作量，提高工作效率。

4.4 加强海外档案管理和信息系统应用培训

海外工程项目人员岗位流动性大，要注重对档案管理业务知识普及宣传和系统操作的培训，提高海外项目管理人员的存档意识。通过录制培训教程、建立档案管理员人员交流群等形式提高档案业务的整体水平；通过制定严格的档案管理工作交接制度，确保档案管理工作持续有效的开展。

4.5 重视和保护海外工程档案管理的信息安全和系统安全

海外工程项目实施有大量的外方人员参与，工程档案资料信息涉及企业机密，应该高度重视档案资料和信息系统的安全，通过授权机制和认证体系保障账号安全；通过数据加密、VPN技术保障传输安全；健全网络安全体系、定期进行系统备份保障系统安全。

5 结束语

海外工程档案是记录整个项目施工全过程的真实记录，对海外工程项目的质量评定、竣工验收以及事故分析赔偿都有十分重要的作用，海外工程项目档案管理作为工程项目的重要环节，随着科学技术的不断发展，为了适应时代发展的需求，对海外工程项目档案实施信息化管理是档案发展的必然趋势。海外工程项目档案信息化工作应统筹规划、统一标准，建立适用于海外工程项目实际应用环境和的档案管理需求的系统，结合有效的管理制度和培训支持，更有效推动海外工程项目档案的信息化管理工作，提升海外工程的建设质量，实现工程档案自身的价值。

[1]舒蓉，徐拥军.我国境外企业档案管理研究述评[J].北京档案，2012，11：13～16.

[2]国 测.海外项目档案的数字化管理措施分析[J].科技展望，2016，03：219.

[3]梅 园，廖 勇.工程项目档案信息化探索[J].办公室业务，2016，03：44～45.

[4]胡煦，鲁静.浅谈海外工程竣工档案管理的问题及对策[J].建筑知识，2016，05：94.

[5]朱晓鸥，王贵振.海外项目数字档案管理现状分析及对策[J].中国管理信息化，2015，03：196～197.

[6]杨太阳，宋敬敬.跨国企业的境外档案管理[N].中国档案报，2016，09（3）.

C275.9

A

1004-7344（2016）33-0021-02

2016-11-9

徐新富（1976-），男，工程师，本科，主要从事信息化管理方面的工作。