档案信息化管理现状与规划

郎蓉

（中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司 四川成都 610072）

档案信息化管理现状与规划

郎蓉

（中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司 四川成都 610072）

本文在深刻分析档案信息化管理现状的基础上，对其中存在的问题进行了分析并提出解决措施，希望可以给相关的专业认识提供一定的借鉴。

档案；信息化；管理现状；规划

引言

档案信息化管理是伴随全球信息化浪潮与知识经济时代的到来而发展的，必须要紧跟时代发展的步伐，实现档案信息化建设与国家信息化建设同步发展，使我国的档案信息化管理朝着更好的方向发展进步。

1 档案管理基本现状情况分析

档案信息化建设是档案事业面对全球信息化浪潮的必然选择。目前部门承担着上千个已建、在建和规划设计项目的科技档案及全院文书档案的管理工作，涉及库存档案万余卷、文书档案万余卷，其它外购、交流库藏各类专业资料数万（册），同时还管理着工具书、规程规范等。档案的收集、整编是档案部门的一项重要的基础工作。我们按照“管理科学、务实高效、执行有力”的管理理念，积极做好科技档案、文书档案、科技资料、图书等各类档案的收集、整编、验收、入库等各项基础工作，保证档案资料及时入库。探讨档案信息化建设进程中基础设施、档案管理应用系统、信息资源与信息法规体系建设以及人才队伍方面具有深刻的指导性意义。

通过对档案管理基本现状情况的分析探究，更加深入的明白了档案信息化建设是一个庞大的系统工程，从发展现状到未来趋势，从微观到微观独立性，是国民经济建设和社会信息化中才能够更快更好的发展。在定性模式分析和定量研究的基础之上，探讨各个部分在系统建设过程中的轻重缓急，提出新的发展思路，探索适应现实条件的灵活发展对策。

2 档案信息化管理的发展进程

2.1 档案数字化及数字档案馆建设的进步

我院高度重视数字档案馆建设工作，并在2015年初制定了数字档案馆建设规划：3年内完成我院存量档案的数字化工作并全面完成我院数字档案馆建设。由于涉密原因，我院存量档案数字化工作须利用现有人员自行实施，禁止外包。为有效完成本年度目标，专门制定了《档案数字化加工技术要求及管理办法》，该办法对档案数字化所涉及的档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等基本环节进行了详细的技术规定，同时对质量、安全、保密等方面也提出了严格要求；目前2016年度档案数字化目标及计划已完成制订，即将实施。

我院档案数字化工作有别于其他设计院，完全由我院内部职工自己完成，其最大的优势是我们对自己的报告和图纸非常熟悉，在扫描整理过程中纠正了原件中的错误，保证了扫描件的质量，另外最重要的一点是保证了图纸报告的安全，通过近一年的大规模数字化工作，我们在扫描过程中积累了丰富的经验，为加快档案数字化打下了坚实的基础。

2.2 档案管理实现科学信息化

近年来，随着《设计产品签证发送管理办法》的修改完善，明确规定了出院产品最后的签证权交由档案管理部，使得原来无法控制的出院设计产品得到有效控制；同时明确了各相关部门的职责，做到有章可循，操作性得到了极大提升，出院设计产品的归档率也得到了有力保障。

我院档案管理系统（ECM）与生产管理系统（MatrixOne）已完成集成，设计产品的电子版及相关信息通过集成接口实现直接归档，减少了档案人员大量的录入工作，电子档案的归档率有了较大提高，特别是原来计算稿的归档老大难问题得到了明显改善。目前我院所有设计产品均从MatrixOne系统中产生，图纸产品在出版印刷的同时附条码，保证了电子档案的完整准确。另外我院设计产品归档、档案借阅、产品签证发送等业务全部实现电子化管理流程，在提高工作效率的同时，也确保了信息的准确性与流程的可控性。

3 档案管理信息化中的技术要素

3.1 档案管理系统技术的优势

档案管理系统技术的优势主要体现在以下几个方面：

（1）系统对工程节点的创建，节点的定位与查找，档案属性的确定，都可以灵活运用，免除用户逐级展开导航、逐项寻找工程节点的烦恼。

（2）对于信息检索而言，能针对用户的操作习惯，开辟“快速搜索”、“普通搜索”和“高级搜索”三种检索渠道，并允许用户自定义检索模板。

（3）对于信息著录而言，实现了“档案著录”、“档案直录”和“条目复制”三种模式，满足了不同业务场景下档案著录的需求。

（4）对于档案管理而言，系统省略了立卷的业务环节，以件为单位接收和整理档案，使得档案的自组卷与自动归盒更为灵活。

（5）系统能够实现预归档案的批量归档确认功能，简化用户的操作步骤。

3.2 档案整编模块等技术的修改完善

对科技档案整编模块、资料整编模块、科技档案借阅模块、二级单位著录模块、统计模块、文书档案模块以及系统设置模块都进行了反复的测试，今年主要修改完善了以下内容：

（1）档案文种、元数据、数据字典的清理与规范：根据档案业务要求对文档库结构进行了彻底调整，新建了“档案”二级文种，规范了该文种下各门类档案的共用元数据。

（2）基于档案文种的基础系统功能的调整与更改：为优化系统性能，提高系统响应时间，在规范不同门类档案文种的基础上，对档案库中的库范围、导航节点、搜索条件与界面展示依照不同文种进行了调整与更改。

（3）档案借阅模块的修改与完善：根据档案借阅业务的实际需求，对原有借阅模块进行了修改与完善。

（4）历史数据迁移至ECM后的清理与核对：老档案系统中的历史数据迁移至ECM系统后，对导航节点与档案数据的完整性和准确性进行了三次比对，对档案条目重复数据、档案编码重复数据、各档案属性值缺省数据进行了逐条清理，入库与档案实体核对后更新了问题数据值。

（5）新建导航节点200个，新建总承包项目元数据及数据字典。

（6）编写二级公司档案著录使用说明书和档案借阅操作说明书，方便用户使用ECM系统。

4 档案信息化管理中存在的问题

4.1 忽视档案信息化总体方案

经过调查研究显示大多数的档案馆只是被动的按照上级主管部门的要求提出财政预算或是专项经费申请。表面上看似合理而实际上却存在突出的缺陷，外包公司把设计方案的重心集中于项目的短期效应与表面功能，它缺乏的是整体的宏观把握与长远的规划，容易造成长期投资上的浪费。档案局真正制定有档案信息化长远的仅仅是很少的一部分，这就对档案信息化管理造成了隐患。

4.2 档案管理系统的改动随意性比较大

档案管理系统（ECM）与生产管理系统，虽完成高度集成，实现了出院产品电子文件的自动归档；但由于部分产品在出版印刷时（尤其是报告类产品）仍可能存在改动，因此仍不能实现自动归档的电子文件与实物档案的内容100%一致性，影响了档案管理的成效；目前我们正在抓紧研究改进措施，以保证自动归档电子文件与实物档案内容的全面一致。上述这些问题需要得到有关部门的重视并予以解决。

5 有效提高档案信息化管理的措施

5.1 培养档案信息管理化方面的人才

结合我国的实际情况，近年来档案信息化的人才建设队伍虽然有了长足的进步与发展，但是从业者的整体素质与技术水平仍然有待提高。①要实施档案信息化全员培训工程。提升整个职业队伍的信息化素养与改变档案职业队伍的整体知识结构是主要目标，要对从业的人员进行系统的培训，并且将这种培训制度化与规范化，将参加培训的情况列入审判的范围及列入成绩。②实施档案信息化专门人才培育工程。吸引高端研究人才、技术性人才、宏观层次人才及管理综合性人才，带动并培育信息化专业人才，实现教学计划的调整、课程体系的改革等全方位的积极引导。

5.2 实现对档案信息化资源的有效利用

利用功能的开发要实现对可利用资源与利用环境两个方面的开发。一方面，对可利用资源来说，数字档案馆各个方面的问题在建设之前是必须要明确的，“以保管为导向”的数字档案馆和以“利用为导向的”的数字档案馆会做出两种不同的选择，扩大其收藏、利用资源的范围是中心。另一方面，在利用环境时要考虑在线服务，分布式储存和广域范围的资源集成，不仅可以增加数字档案馆的投资规模，而且也可以实现对电子文件的长久、安全的保管。

6 结束语

综上所述，结合我国档案信息化的实际情况，档案信息资源建设面临的问题有许多，需要相关的建设部门与专业人员做出相应的解决措施，例如信息资源开发面临的信息安全、整合与存储等问题，要结合工作实际与总结经验。并且集中精力研究定制档案信息化建设与相应的标准规范，在实行的基础之上形成有效地信息化档案约束机制。通过不断的发展，建立健全档案信息化管理建设机制，从而促进信息的的法制建设与经济的快速健康发展。

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G270.7

A

1004-7344（2016）03-0011-02

2015-12-10

郎蓉（1970-），女，馆员，本科，主要从事档案管理等相关工作。