电子办公环境下文书档案的管理刍议

2016-03-12谢敏

大科技 2016年3期

关键词：文书文档办公

谢敏

（贵州乌江水电开发有限责任公司贵州贵阳 551000）

电子办公环境下文书档案的管理刍议

谢敏

（贵州乌江水电开发有限责任公司贵州贵阳 551000）

现代计算机与网络技术的快速发展给诸多行业领域带来了深远影响，在企事业单位的档案管理方面，电子文档的广泛应用打破了传统的文书档案管理模式，以电子计算机为基础的自动化办公设备已逐步显出其强大的优势。基于此，本文首先介绍了电子档案管理与传统档案管理的区别，然后对电子办公环境下文书档案管理存在的问题进行了分析，并具体探究了如何优化电子办公环境下的文书档案管理。

电子办公；文书档案；管理

1 引言

电子环境下文书档案管理的实质是通过通信技术、网络技术、信息技术等电子化管理手段对档案的建设、管理、开发、利用等环节予以优化，将传统模式下信息资源保管转变为信息收集、管理、传送等一体化管理。此类转变切实实现了文书档案管理向服务模式的转变。在信息化背景下，这种转变将进一步提高工作效率，最大限度地保证工作质量。

2 电子档案管理与传统档案管理的区别

2.1 归档管理的区别

与传统档案管理相比，电子档案管理的差异在于归档方式和归档时间的不同。电子文件的归档方式为逻辑归档和物理归档。其中，逻辑归档可以保证电子文件的完整性，还可以使电子文件方便检索；物理归档指将电子文件备份放在档案管理的库房内，防止计算机发生问题而导致文件丢失。传统纸质文件的归档时间为文件形成后的第二年上半年，或者是在项目结束后立刻归档。电子文件的归档时间则为定期归档和分实归档，其管理具有快速性和便捷性的优点。

2.2 保管方式的区别

由于电子文件受到计算机技术的不安全因素影响，因此难以进行长期保存，但是其具有操作简单和存储所需空间较小的优点。可是，如果缺乏硬件和软件，则很难对电子档案进行修改和读取，这对其管理会造成在一定的影响。在纸质档案方面，需要对其进行防霉防蛀保存，必要时进行修补和微缩等处理。总体而言，传统档案和电子档案的保管方式各有优缺点。

2.3 利用方式区别

在传统纸质档案查阅方面，查阅纸质档案需要审查相关的借阅手续，可以为客户提供档案原件、复印件和档案信息加工产品。所有的档案都是可以通过人体直接识别的。而电子档案则可以通过检索等方式，直接查阅，简单快捷。用户只需要得到一定的权限，通过账号和密码登入计算机平台。电子档案可以做到跨时间和跨区域，任何时间和地点，用户都可以登入计算机客户端进行档案阅读或者档案下载。

3 电子办公环境下文书档案管理存在的问题

3.1 网络办公环境存在安全风险

在办公自动化环境下，文书档案的传输与共享以网络为依托，这就意味着电子档案面临着传输与存储上的风险性。所以，如何有针对性的加强电子档案在传输与归档方面的安全与稳定是自动化办公的关键问题。对此：①档案管理者应定期进行办公设备的软件、硬件维护、升级与维修，对存档的文件进行多重备份与更新，以确保文书档案存储的稳定性；②档案管理者应当充分发挥用户身份验证、网络防火墙等加密手段的强大优势，最大限度的提升文档存储与信息共享上的安全性与保密性，杜绝其他用户对重要文件进行非法阅读、下载与修改，避免因文件泄露造成的不必要的损失。

3.2 电子档案处理易造成操作失误

办公自动化环境下的档案管理，因其在电子文档的存储与共享上存在一定的安全风险性，因此，档案管理者应当建立规范的管理操作规程与严格的档案管理制度。例如：档案管理者应当针对电子文档收集、存储、传输、共享的各个环节制定科学有效的操作规范，避免操作流程中的错误与漏洞造成文档的损坏与遗失；为加强文书档案的保密性与安全性，档案管理者不仅应当充分利用现代信息加密技术的强大优势，更应该建立严格的身份验证制度与档案保密制度，通过完善的档案管理制度弥补档案加密技术的疏漏与不足。

3.3 电子文书档案管理标准落后

管理标准的制定是确保信息文件管理规范化、统一化的前提。虽然我国对档案管理的相关流程已经制定了一系列较为完善的管理标准，但在电子文书档案的管理标准方面还有很多不足，导致电子信息文件的管理缺乏统一的标准和模式，管理质量良莠不齐。电子文书档案的管理标准应当从档案的书写、录入及保存等方面着手，依据其他档案的管理标准制定。对于管理过程中文书档案的收集、管理、使用等各个环节都应该制定合理而明确的标准。同时，应该根据实际的工作经验进一步提高管理工作的科学性、有效性。文书档案的电子化管理主要是通过计算机软件的使用来实现，因此，对软件的应用也应该制定有针对性的标准。但是，我国现如今对软件的开发应用仍缺乏统一的标准，这就在很大程度上限制了资源共享的实现。

3.4 电子档案的法律效应尚不完善

纸质档案的法律效力是社会公认的，尤其强调档案原件才具有法律效应。而对于电子文件，由于缺少固定的载体，因此制定相应的法律条文对其进行控制则较为困难，电子文件的法律地位始终难以达到认可。如果电子档案一直无法得到应有的法律地位，则电子档案无法具有真正的“档案”资格，发挥档案的作用。

4 电子办公环境下实现文书档案高效管理的对策

4.1 以保证档案归档的安全为前提

计算机网络技术的迅猛发展是一把双刃剑，快捷、高速的文件传输也意味着黑客入侵与网络病毒等不稳定因素威胁着档案管理的稳定与安全。对此，档案管理者应当不断学习并应用最先进的信息安全技术与加密手段。管理者应当设置严格的权限，设定可以登录数据库或服务器的用户的范围，避免文档被非法下载、盗用、篡改甚至删除。此外，电子文档批量处理的特性使管理者在操作上慎之又慎，一个小失误可能造成大范围的、不可逆转的严重后果，这就要求档案管理人员具备过硬的专业技术与严谨的工作态度。

4.2 提高工作人员使用自动化办公设备的能力

工作人员对自动化办公工具的掌握程度直接影响文档的管理工作。如果自动化的办公软件操作不当，就会出现文档格式保存错误，分类错误等问题。更严重的是，网络安全的问题日益严峻，有些重要的资料文件很容易受到黑客攻击，如若重要资料遭到外泄，造成的严重后果将不堪设想。

对此，必须提高文件档案管理人员操作电子设备的水平。另外，管理人员不仅要熟悉电子文件的管理和搜索过程，同时还应该具备防止黑客窃取资料的计算机水平，将维护档案管理安全的责任意识谨记于心。

4.3 文书档案标准化和规范化管理

传统文书档案的归档主要是纸质文件的立卷归档，立卷人根据自己的经验和理解组卷，很难完全统一立卷标准，这样，就会影响到归档案卷的质量。在办公自动化系统环境下，文书档案的归档管理工作包括电子文件的网络归档和纸质文件的归档两部分，最主要的是电子文件的网络归档。其中，所有的电子文件都在设定的系统下产生，要求文书档案管理工作在文件登记、编号、扫描、上网、运转和结束等各个环节的流程中，必须按照系统要求规范操作，以确保流转文件信息的准确性、完整性。与此同时，还要明确从电子文件转入档案库、整理归档的流程和环节，统一著录标准，明确各归档部门的归档职责、范围和管理权限，以保证电子档案的质量。因此，在办公自动化环境下，有效提高文档一体化水平和工作效率是非常重要的。

4.4 制定文书档案管理的标准和制度

近年来，我国对电子办公环境下的文书档案管理投入了更多的关注，并制定了一系列的法律、法规的制定。随着信息技术的深入发展，信息管理的模式也在不断增加，管理标准的制定应当根据相关的行业法规来进行，并且根据实际情况进行一定的调整。电子文书档案的建立阶段是十分关键的环节，必须保证其规范性和标准化。在电子文书档案建立完成后还需要进行一定的调整，只有这样才能使文书档案管理符合相关制度的规定。同时，还应该不断完善相应的制度建设，通过制度的规范来保证管理工作的效率。

4.5 加强文书档案管理信息系统建设

文书档案的电子化管理可以借鉴其他档案的管理方式，再结合已有的信息技术手段来实现管理的自动化和数字化。同时，应加强电子化档案管理与办公流程、政府部门信息网络的联系，实现资源信息的共享。在建立文书档案系统的基础上，完善相应的设施建设。其中，应用软件的更新和管理是关键。通过高效、快捷的档案管理可以有效提升信息管理的效率和质量。