档案编研工作在档案信息开发中的重要作用

□孙其智 赵 琨 宋亚净 马述江

档案编研工作在档案信息开发中的重要作用

□孙其智 赵 琨 宋亚净 马述江

本文分析了档案编研工作的主要特点及其在档案信息开发中的重要作用。

档案编研；档案信息；信息开发

编研工作是档案利用的重要组成部分，是对感性、孤立的档案信息的理性升华，是档案部门向社会提供利用的一项基础工作。在开展档案利用时，档案原件会被重复使用，不可避免的会对档案造成损伤。而以编研成果提供档案利用时，客观上延长了档案寿命，能够更好地保护档案史料。孤立、零散的档案信息通过编研，其编研成果价值相对原档案价值会成倍放大，具有较强的存史、资政功能。

1.编研在档案信息开发中的作用

1.1 档案信息开发的含义

开发和利用档案信息资源是档案部门永恒的主题。随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源，如何利用信息化手段高效地实现水利建设的各项业务工作和管理工作，把档案的资源优势转化为更大的业务效益和经济效益，是我们面临的新任务、新课题。档案信息资源开发，就是档案部门通过科学手段，对档案信息资源进行多层次的加工、整理，将蕴藏于档案信息资源中有价值、适应利用者需求和社会发展需要的各类信息挖掘出来，同时避免了重复建设造成的不必要浪费。档案信息开发，一般包括对档案信息的收集、整理、储备、输出等。为了便于档案利用，可以采取多种方式方法，而各种方式方法都有各自的作用和局限性。如目录、索引等检索工具，只对查找档案有重要作用，但利用者看不到档案内容，还不能提供档案的原文，而原件借阅又受到时间、地点等条件的限制，不可能同时满足广大利用者的需要。而档案编研工作作为一种提供档案的手段，发挥了它的独到之处。

1.2 档案编研的含义

档案编研工作是有效开发利用档案信息的重要手段。档案编研工作是更深层次开发利用档案信息资源的一项科学性、专业性、技术性较强的工作。它主要是为满足档案利用者各方面工作活动的实际需求，对现有的档案进行系统地整理编纂并予以公布、或者对档案信息的内容进行分析，得出一定的有参考价值的结果，提供给利用者利用。

1.3 编研工作能科学、系统地提供档案文献

随着社会、政治、经济等各项事业的发展，档案利用与档案之间保管分散、数量浩大、内容庞杂的矛盾现状愈加突出。档案编研工作可以为广大利用者提供便利条件，做到主动、积极地为各方面服务，不再受制于时间、地点的约束。档案数量丰富，内容繁杂，同一专题的档案保存在不同的全宗、类别、年代之中，利用者要利用某一专题档案非常困难，查找、借阅的工作量非常大。开展档案编研工作，按照一定的专题把档案资料进行整理加工，按专题编纂成册出版公布，就可以使各方面的读者很方便地获得他们所需要的档案信息，节省了大量的人力物力。编研工作可以为利用者提供相对集中、可靠、完整、系统的材料，便于读者理解和阅读。

1.4 档案编研是充分实现档案信息资源共享的重要途径

信息资源共享，是指档案室的档案信息能同时为多个使用者使用，使同一信息能为更多用户服务。通过深层次开发档案信息资源，编研档案成果，实现档案信息共享，为经济建设、社会发展服务，契合了当代社会信息化发展的时代需要。

2.档案编研工作的特点

2.1 针对性强

编研工作是主动提供档案利用的一种有效方式。编研工作输出档案信息的对象是利用者，利用者需要的，就是编研工作应该做的，根据本单位建设的需要，有针对性地开发档案信息。

2.2 便于保护档案原件

档案原件易于破损，档案编研工作可以减少对档案原件的翻检次数，避免因检阅次数过多造成的破损，也可以同时为各方面提供利用，达到广泛服务的目的。档案室应加强档案编研工作，努力将档案中大量、丰富的信息资源开发出来，及时、准确、有效地为水利建设服务，使档案的潜在价值转化为实用价值。

3.档案编研的方法

编研工作可以采取多种多样的方式输出档案信息。编研方法很多很活，如编大事记、文件汇编、会议简介、机关领导人历届任职表、组织机构沿革、参考资料，以及发表研究性文章，还可发办刊物等等。编研形式很多，可以多卷集，也可以小册子，既可以全编，也可以选编，既可以综合，也可以分专题等。总之，档案编研方法灵活，方式多种多样。因此，可以利用其主动性的优点，根据目的、条件和利用对象对档案信息进行编研。

目前，档案编研正在朝着社会化、数字化与网络化、电子商务化的方向发展。我们必须加快档案的现代化管理进程，充分发挥档案信息及其编研成果的作用，为水利建设事业发展搞好服务，逐步完善水利建设事业的档案信息化建设。□

2016-09-10

孙其智，男，汉族，河北省水利水电第二勘测设计研究院，档案员。

赵 琨，女，汉族，河北省水利水电第二勘测设计研究院，档案员。

宋亚净，女，汉族，河北省水利水电第二勘测设计研究院，高级工程师。

马述江，男，汉族，河北省水利水电第二勘测设计研究院，正高级工程师。