高校档案信息化管理探讨

李凤霞

(河南医学高等专科学校，郑州 451191)



管理科学

高校档案信息化管理探讨

李凤霞

(河南医学高等专科学校，郑州 451191)

本文分析了高校档案信息化管理与传统档案管理的现状和特点，以及档案信息化建设中存在的问题，提出了加快推进高校档案管理信息化的措施和方法，并对如何保障档案信息化安全进行了阐述。

档案；信息化 ；管理

高校档案是高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的、具有保存价值的原始记录。随着学校的建设发展,档案信息在快速增长，档案在学校建设、教学科研、学生管理、经济运行等中的作用越来越突出。如何构建档案信息平台，实现档案管理信息化，提升档案查阅的便捷性，更好地服务于学校管理和教学科研工作、服务师生和社会，应受到高校的重视。

1　高校档案信息化管理的特点

1.1数字化管理信息量大档案管理人员在管理时采用高科技网络技术，完成数字化的管理，大大增加信息的存储量[1]。现代科学技术的发展，特别是数码技术、扫描技术以及微缩技术的广泛利用，大幅度地增加了档案信息的存储量。同时通过互联网和档案馆的相互对接，实现档案管理的及时性、稳定性和时效性，避免在档案借阅过程中出现漏记和不及时归还等现象，达到对档案信息资源的便捷性管理。

1.2数字化档案管理智能性强自动化的管理技术可以将档案与图书、情报等信息资源的管理结合起来，以一体化的管理手段，把本校所有的信息资源连成一片，形成一个科学完整的信息资源系统；把学校的公文运转系统与档案管理软件进行对接，可以快速的查阅到要利用的信息和资料；通过技术手段对资料进行加密管理，以保证档案的安全。同时用户可以在不同的时间、地点使用互联网进行档案的查阅，帮助用户取得更准确、及时、真实的信息，学校各相关部门也可以通过电脑调阅各种信息，提高高校教学科研和管理工作效率。

2　高等院校档案信息化管理存在的问题

2.1基础设施尚未完善，管理人员素质有待提高高校档案管理信息化建设是以信息技术为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为依托的综合工程。不仅仅是购买档案管理软件就可以开展网络化档案管理工作。它需要加大档案信息平台基础设施建设的投入，提高档案管理者的综合素质。目前，许多高校对档案管理信息化基础设施投入无法满足档案管理的数字化、网络化建设需要。档案管理者习惯于传统的手工档案管理模式和方法，缺乏科学化、信息化的管理。

2.2未建立统一规范的模式，资源共享水平有待提升高校在开展网络化档案管理工作时，缺少整体规划，结果在高校的信息化建设中造成了各种系统独立设置、信息不能共享的信息孤岛，如教务管理信息系统、财务管理系统、资产管理系统等，各自独立运行，不能实现全校数据的共享与交换，造成基础设施和基础数据重复建设和重复投资的资源浪费现象。

2.3档案的管理制度与法律不健全，信息安全存在隐患目前，高校档案信息化还面临着系统安全、制度与法律不健全的隐患。一方面，由于网络海量信息的冲击，部分人常常滥用信息，网络信息的非法操作，黑客、电脑病毒等已经不是什么新鲜事物，档案信息化系统建设几乎还没有严格意义上的数据备份系统，数据安全性十分脆弱。另一方面，由于整个系统管理及使用仍在探索阶段，规章制度很难覆盖到全面，不能满足日益发展的需要；同时整个法律体系中对于信息安全存储、公开查阅、共享的法律法规也存在真空地带，这极有可能导致机密档案的丢失与滥用，以及个人信息的泄露，进而可能导致网络诈骗等违法犯罪行为。

3　高校档案信息化管理实现的对策

3.1加大资源投入，提升人员素质信息化的前提是数字技术、网络技术、信息技术的综合应用。高校档案管理信息化的实现，要纳入校园信息化建设的总体布局中，在基础设施建设阶段，就要考虑档案信息化所需要的硬件和软件设施，为档案信息平台建设打下基础，使档案信息平台能够和学校办公系统、资产管理系统、教务管理系统等互通对接，实现网络化。高校要加大投入，更新、升级办公设备，配备计算机、扫描仪、打印机、刻录机等现代办公设备。在档案管理信息化和网络化建设同时，要重视保护技术的现代化，确保档案信息安全，包括档案存储环境控制、档案存储载体更新等。 有条件的学校，要有针对性地进行自主设计开发，建设符合高校实际的档案管理数字化信息管理平台[2]。

重视档案管理队伍建设，各教学单位、主要职能部门都要明确档案负责人员。对学籍、基建、科研、财务等档案明确专人负责，建设一支责任心强、业务素质高、具有现代化管理技能的档案管理队伍。要加大对档案工作人员的培训，引进和培养现代化管理人才，提高档案管理人员的素质结构，使现代化管理设备得以充分开发和利用[3]。

3.2开发档案信息化利用功能档案信息化的目的，在于档案的管理和使用。 信息资源进行科学的收集、筛选、分类，是档案管理的基础工作。高校内部要打破对信息资源的垄断和封闭，提高办公自动化水平，实现信息资源共享。进一步强化信息的更新机制，提高信息的时效性。要严格按照高校档案分类标准，对档案信息资源统一进行定性、分类，安装配备信息检索工具，方便资料查询。充分发挥高校网络作用，对可以向社会公开的信息，尝试网络电子资源、档案信息的网上查询，使高校档案最大限度地为社会、学校提供服务。

3.3推进档案规范化、制度化建设制定高校电子档案管理标准及技术规范。高校档案管理信息化的标准规范应包括管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范等内容。电子档案的标准化、规范化建设是高校档案管理信息化的基础，也有利于与外部社会对接，节约资源，以最终达成高度的信息共享。建立、健全高校档案管理信息化的各项规章制度。制度建设是高校档案信息化顺利实现的重要保障。设备的购入要有登记，信息录入要有规范要求，信息查询要有一定程序，服务师生和社会都需要相应的制度进行规范。实现高校各项管理系统与档案管理系统的融合。基于标准化进程的发展，将高校各项工作、工作单元、工作要素连接起来形成“神经系”，逐步纳入到档案管理系统工程中。形成收文管理、发文管理、职能管理、项目管理(教学、科研、设备、财务等)、档案管理、查询管理、用户管理、数据管理、技术支持等模块一体，各系统互通、互联、联动操作，实现从各项业务与档案管理系统的无缝链接。

3.4加强网络安全的控制，确保高校档案管理信息化的安全性档案管理工作的服务性决定了档案部门要尽可能的开发利用信息，实现信息功能的最大化及信息资源共享。然而，共享与安全是难以平衡的。在共享和安全中，安全更重要。一是档案管理人员必须强化安全意识，认真对信息作出鉴定，根据标准规范、规章制度划分档案的密级程度和开放范围，设置权限，分级管理。二是严密监控网络的访问情况。能够及时掌握访问用户的信息，如登入时间、访问人员、权力的限制等。设置内部网络和外部网络，师生员工使用内部网络，社会人员使用外面网络，不可以直接获取资源，只可以进行查询。三是建立防火墙防止出现病毒事件，定期进行网络杀毒；定期进行电子资源备份，防止出现机器损坏事故，造成档案丢失[4]。

高校档案管理信息化工作是一项复杂的系统工程。它牵涉到高校工作的方方面面，实现高校档案管理的信息化，有利于高校各项工作的开展，有利于高等教育事业的科学发展，也有利于高校社会服务职能的实现。

[1]李映芬.公共档案信息资源建设的初探[J].文史月刊，2012，(7)：34-35.

[2]杨冬权.在全国数字档案馆(室)建设推进会上的讲话[N]. 中国档案报,2013-10-21.

[3]杨冬权.做好新形势下档案工作、建设档案强国的纲领性指导文献—学习《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》体会[J]. 中国档案，2014，(5):17-22.

[4]亓春波.加强档案信息化建设与开放的对策探析[J]. 档案，2016，(4)：51-53.

[责任编校：李振江]

2015-11-26

李凤霞(1969-)，女，河南省开封市人，大专，馆员，从事档案管理工作。

R 472.4

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1008-9276(2016)04-0352-02