高等院校教学秘书的管理能力及业务素质

姚红艳

[摘 要]教学秘书是高等院校教学管理的最基层工作人员。随着高等院校招生规模的扩大以及教学制度改革的推进，信息化、现代化的教学管理因时代而发展，教学秘书工作也成为教学管理工作中的重要环节。应该探讨如何促进并改善教学秘书的教学管理能力和教学秘书应具备的业务素质，从而更好地促进教学质量的提升，保障学校教学秩序有序运转。

[关键词]高校教学；管理人员；教学秘书；管理能力；业务素质

[中图分类号] C931.46-4 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2016）02-0183-02

高等院校的教学管理工作人员是教学管理的基础，是高等院校教学管理、教学实施和教学评价的直接参与者、执行者、组织者和协调者。在这一系列管理过程中，教学秘书是极其重要的。教学秘书不仅是教务部与各系部之间的桥梁，也是系部与教师、教师与学生、学生与系部之间联系的纽带[1]；其工作能力和业务素质极大地影响着高等院校教学管理秩序和教学质量。因此，在高校信息化、现代化高速发展的时期，教学秘书的教学管理能力和业务素质，对提高高校教学管理质量、推进高校教学改革进程等方面都具有深远而重大的意义。

一、教学秘书的定义以及教学秘书在教学管理工作中的作用

（一）教学秘书的定义

教学秘书是指中国某些高等学校设立的协助系主任或副系主任进行系教学管理工作的人员，他们接受教务处的业务指导，为师生服务[2]，简称为“教秘”。

（二）教学秘书在教学管理工作中的作用[3]

1.辅助作用。教学秘书是最基层的教学管理人员，既要配合教务处做好日常的教学工作，也受到系主任的直接领导，在工作中服从系主任的安排。所以，教学秘书在整个教学管理过程中既是实施者又是辅助者。2.纽带作用。教学秘书不仅是教务处和院系之间沟通的纽带，也是学院和系、师生之间联系的桥梁，具有上传下达、沟通协调的重要作用。

二、教学秘书的教学管理能力培养

教学工作是高等院校工作的首要任务。教学管理工作是高等院校教学管理的重要环节，也是高校工作的核心内容。作为基层管理人员，教学秘书起到承上启下的作用，其管理能力决定着教学管理的质量。

（一）不断学习，增进知识，提高教学管理能力

教学秘书通过日常细致的教学管理工作，积累工作经验，提高工作能力；强化与各系部教学管理人员的学习和交流，在不断提高自己管理能力的同时还要不断学习现代基础管理的理论知识，如教育学、管理学、信息科学等，学习应用计算机的能力，熟练掌握各类办公软件的使用技巧，用知识武装自己，逐渐提高自身的管理能力。作为系部、教师、学生之间联系的桥梁，教学秘书还需要熟知学校制定的各项管理方针、政策、计划、规范，以更好地为全院师生服务，提高高校的管理形象。

（二）加强组织协调、统筹兼顾的能力

在教学管理工作中，教学秘书需要增加自己组织工作、协调工作的能力，从管理工作全局出发，点面结合，将系部工作、学生工作等各工作系统单位元看作一个有机整体，统筹兼顾各单位元的需求，以提高教学管理工作效率。另外，教学秘书应该清楚自己的管理职责范围，根据教学计划制订教学管理工作计划，理清管理事务的轻重缓急，统筹安排，完成教学管理工作。

（三）提高沟通协调能力

沟通协调能力是教学秘书管理工作能力的基础，是教秘应该具备的素质。在实际教学管理工作中，高校与外校管理职能部门，校内上级教学管理部门，系部内管理人员、教师、学生等均需要教学秘书一一沟通、一一协调，这样才可以确保各项教学管理工作的正常运行。在教学管理工作中，教学秘书还要充分发挥自己的桥梁纽带作用，加强沟通能力，将遇到的问题及时反映给领导，整理反馈信息，第一时间向教师、学生准确传达领导的意见，做到工作心中有数，步调保持一致，严格把握原则，不越权、不越位、不错发信息，协调好各项管理工作。

（四）加强语言表达能力

教学秘书仅有协调能力还不够，还得在语言表达方面注重技巧，也就是说要加强语言表达能力。在工作中，教学秘书要做到语言简明扼要、行为措辞得当、表达意思清楚，如制订教学计划、调整发放课时表、预订教材、管理学籍、组织考试等工作，均需要和工作对象反复磋商、协调，避免各种矛盾产生，使教学管理工作得以顺利进行。

（五）加强管理创新意识，提高管理创新能力

随着高等院校规模的不断拓展，高校招生规模也在不断扩大，教学管理质量要求因此越来越高。教学秘书应具有丰富的想象力、创造力，与时俱进，完善自己，结合自己工作的实际情况，积极思考和努力探索教学管理的新途径、新方法，在教学管理工作中不断发现问题、研究问题、解决问题，坚持创新精神，进一步提高创新能力。

三、教学秘书工作的业务素质培养

教学秘书的工作繁琐、细致，在现代化、信息化日益完善的高等院校管理工作中，高校教秘如果仅凭一股工作热情或经验，显然已经不能适应或者胜任日常教学管理工作。因此，新型管理模式对教秘的社会交际能力、心理素质以及业务素质提出了更高的要求。

（一）教学秘书应具备良好的政治思想觉悟以及责任感、事业心和敬业精神

教学秘书必须具备良好的政治思想觉悟，热爱党的教育事业，实事求是，具有严格的组织纪律和大局观念。教学秘书的工作繁杂且琐碎，在管理工作中需要多个工作对象协同完成。这就要求教学秘书要有高度的责任心，始终坚持和遵守学校的规章制度，按章程办事；办事时要细心、耐心，不急不躁，把教学工作当作一份事业，要具有高度的敬业精神。

（二）教学秘书应增强服务意识，加强个人修养，培养良好的职业道德

在教学管理工作中，教学秘书头脑要冷静理智，心态要积极向上，服务要热心周到，态度要和蔼可亲，努力培养自己良好的心理素质，提高个人修养；在教学管理工作中，教学秘书的工作要以教师为主导，以学生为主体，以期为师生提供更为优质的服务，促进教学质量的提升。在实际工作中，教学秘书更应该严于律己、严谨求实、无私奉献，积极发挥工作的主动性、能动性和创造性，树立正确的人生观和价值观，培养良好的职业道德。