天铁运输部设备档案管理系统的设计与实现

靖晓娟

（天津天铁冶金集团运输部，河北涉县056404）

天铁运输部设备档案管理系统的设计与实现

靖晓娟

（天津天铁冶金集团运输部，河北涉县056404）

为满足天铁运输部设备档案管理需求，采用ASP.NET技术，基于B/S模式，结合SQL等技术，开发了基于WEB应用的天铁集团运输部设备档案管理系统。该系统具有较高的实用性、安全性、扩展性，能够为用户提供方便快捷的档案检索功能，提高了工作效率，实现了设备档案管理工作的信息集中和共享管理。

设备；档案；管理；检索；系统

1 引言

企业设备档案管理是设备管理的一部分，担负着设备技术资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、提供利用等任务。运输部现有设备档案室两个，担负着所有车间及部门的设备档案资料管理工作。由于现行的传统人工档案管理存在难度大，工作量大，人工操作涂改严重，统计上容易出错等问题，使得人工管理的方式弊端日益突出。相比之下，利用计算机对档案数据进行管理，可以减少大量繁琐的手工劳动并规范操作，提高档案管理的工作效率，促进信息资源共享。因此，有必要开发一套动态设备档案管理软件，改变设备档案管理中存在的诸多问题。

本文采用面向对象的程序设计方法，使用SQL技术和WEB服务相关理论，结合运输部档案管理工作的实际，并充分利用运输部现有的计算机网络通信技术，设计与实现了基于WEB的设备档案管理系统。系统可实现对设备信息、相关文档、图纸等文档资料的管理，实现了设备档案管理的电子化并推进设备档案信息资源的共享。

2 系统需求分析

2.1 系统功能需求分析

根据运输部对设备档案管理的实际需求，充分利用现有的软硬件设施，实现设备档案的信息化管理，提高工作效率，实现信息资源共享。

运输部设备档案管理系统需要满足以下需要：

（1）系统实现的业务流程应符合设备档案管理的相关标准，具体要求为实现运输部设备档案实体分类、编号、排架、检索的标准化。

（2）要求具有良好的用户界面，便于用户使用操作、简单实用。

（3）具备一定的数据安全性、系统兼容性和平台可移植性。

2.2 系统数据流分析

数据流程图（Data Flow Diagram/DFD）以图形的方式对系统的逻辑功能进行直观的表达。数据流程图基本组成包括外部实体、处理过程、数据存储和数据流。外部实体是指和系统有关的人、事物，它表示数据处理的起点与终点，在数据流程图中用矩形框表示。处理过程是对输入数据进行处理加工转换为输出的过程，图中用圆形表示。数据存储用来保存数据，图中用右边开口的矩形框表示。数据流指处理过程的输入和输出的传递过程，用水平箭头表示。通过分析设计设备档案管理系统数据流程图如图1所示。

图1 设备档案管理系统DFD图

3 系统设计与实现

3.1 系统模型

系统采用B/S模式的三层应用程序结构，第1层客户端采用浏览器为WEB的服务器层。第2层应用服务器层用于存放业务逻辑。第3层为数据库服务器层用于管理数据库。

3.2 开发工具

程序设计基于ASP．NET开发平台。

系统数据库设计采用MS SQL Server。利用IIS5．0提供互联网服务。

3.3 系统功能结构

根据系统需求分析结果，运输部设备档案系统包括以下主要功能模块。

系统功能结构见图2。

图2 系统功能结构图

（1）档案收录管理：按文件来源及设备文件材料范围收录各车间、部门相关设备技术档案资料，对收集来的材料进行整理、编目，将信息以统一的格式录入到档案数据库中。该功能模块具备添加、删除、修改、统计等功能。

（2）档案管理：①归档管理：模拟实际档案库房结构，将档案信息按类别存放到库位中；对档案进行整理、组卷、归档；编制归档目录。②卷内目录管理：对卷内目录进行管理；将标准格式的EXCEL文件中的卷内目录条目数据导入到相对应的档案数据库中。③检索管理：根据档案总目录、分类目录等条目进行单项检索、多项检索。④销毁管理：对于无价值的档案销毁清单进行管理。

（3）档案借阅管理：由档案管理员执行借阅、归还、档案借阅登记管理；普通用户能够检索档案信息、查看档案借阅状态及个人借阅信息记录。

（4）系统维护功能：①类别管理：主要对档案所属类别进行添加、删除、编辑管理。②用户管理：根据不同需求将用户划分到不同的级别，实现不同权限操作。③库房管理：模拟实际库房结构，将档案信息分门别类划定存储区域，包括室管理、柜管理、格管理。

3.4 数据库设计

运输部设备档案管理系统数据库设计考虑合理的数据库结构设计对系统性能、实现效果以及数据存储效率的影响，把数据库设计作为系统开发的重要内容。在数据库设计中遵循数据库设计原则，保证数据的完整性和一致性。

（1）数据E-R图。E-R图也称实体-联系图(Entity Relationship Diagram)，用来描述系统概念模型。通过需求分析，得出运输部设备档案管理系统的概念模型，并对设计出的概念模型进行规范化处理，使其满足设计数据库规则中的第三范式（3NF）。

（2）数据字典：数据字典以系统数据流图为基础，是对数据流图进行更精确的描述。运输部设备档案管理系统的数据字典对系统所涉及的全部数据进行了定义，描述了系统数据库的结构。运输部设备档案管理系统主要建立了档案信息字典，卷内目录信息字典，用户信息字典，借阅信息字典、类别信息字典，库房信息字典。系统建立的主要数据字典如表1所示。

表1 系统数据字典表

3.5 系统主要功能模块设计

（1）系统权限管理：通过建立权限表限制用户级别，在用户登录时通过与权限表的匹配查询判断用户登录到的操作界面。运输部设备档案管理系统用户分为三类，分别是档案管理员、普通用户和匿名用户。用户在成功登录系统后，分别进入各自的操作界面。档案管理员管理权限级别最高，能够进行档案收集与录入管理、档案归档、管理卷内目录、档案借阅及归还管理及系统维护，普通用户登录系统后可以检索系统中的档案资料信息和查询个人借阅情况记录，该用户还具备管理个人账户信息的权限。匿名用户登录系统时不需要用户名和密码（系统默认指定用户名和密码），直接登录系统，可以进行查阅档案资料信息的操作，不具备其他操作权限。

（2）检索管理：系统支持查询条件为指定一个检索项的单项检索和查询条件是多个检索项的多项检索两种检索方式。通过在档案数据库中将每一份档案材料设置主题关键词，结合档案在数据库中的存取方式和存储结构，在数据库程序设计中使用LIKE关键字进行模糊查询。用户选定好适当的查询范围，输入查询关键字，在查询的范围中搜索出包含关键字的档案信息。如果是组合查询的方式，浏览到该查询条件下的所有档案信息，如若查询结果不够精确，可以再加上一个查询条件来精确查询结果。本系统设计的检索功能查询条件可以随意组合，用户随意组合自己所需要的查询条件进行二次查询，在第一次查询结果的基础上再输入查询条件进行一次过滤操作。

（3）档案借阅管理：系统自动对整盒档案及借阅某盒档案内的几张文件进行记录，并在程序中运用正则表达式的方法限定卷内目录与档案编号的关联性，拒绝档案处于借阅状态被再次借阅等非法操作。

4 系统特点

实用性：对数据管理和操作非常方便，界面设计简洁，易于操作。灵活多样的查询功能，特别是模糊查询功能很好地为系统查询业务服务。通过创建COM组件这项技术调用EXCEL组件应用程序接口完成数据交互功能。将标准格式的EXCEL中的档案条目数据导入到相对应的档案资源库中。可把对数据库记录的查询结果自动转换成EXCEL文件输出，利用这项功能，用户可反复对数据库记录进行添加、修改、删除，再转换成EXCEL表输出，克服了有些数据表一旦形成输出数据表便难以对数据再修改的缺点。

安全性：系统安全稳定性好，具备完善的安全措施和权限管理。在程序设计中采取数据完整性约束，为用户提供和其权限相关的用户界面，仅出现和其权限相符的菜单、操作按钮。通过设置用户对数据库的操作管理权限和数据备份来保证系统的数据安全。

扩展性：系统采用模块化设计，易于功能扩充。程序设计中使用类库和实例，使得程序开发时在增加系统功能时不用修改以前的任何业务逻辑代码，而是通过增加新的类来建立新的业务逻辑来实现系统功能的扩展。

5 结束语

该系统按照设备档案管理相关标准并结合运输部对设备档案管理的实际需求进行设计，系统基于WEB的网页版形式，既可单机使用，又可在网络上使用，界面美观，使用方便。投入使用后规范了运输部设备档案管理工作，提高了工作效率，能够为用户提供方便快捷的档案检索功能，方便用户检索设备档案信息，为设备档案资料的再利用提供了方便，实现了设备档案管理工作的信息集中、共享管理。

Design and Realization of Equipment Archives Management System of Tiantie Transportation Division

JING Xiao-juan
(Transportation Department of Tianjin Tiantie Metallurgy Group,She County, Hebei Province 056404,China)

In order to fulfill the demand by equipment archives management at Tiantie Transportation Division,ASP．NET technology was adopted to develop the equipment archives management system of Tiantie Transportation Division based on WEB application in combination with technologies such as SQL on basis of B/S mode．With high practicability,security,expandability,the above-mentioned system could provide archives retrieval function which was simple and convenient．The working efficiency was improved and the information centralized and sharing management of equipment archives management achieved．

equipment;archives;management;retrieval;system

10．3969/j．issn．1006-110X．2016．06．005

2016-08-10

2016-08-26

靖晓娟（1984—），女，工程师，主要从事冶金设备技术管理方面的研究工作。