谈高职院校系部行政秘书的执行力

2016-03-04黄家琪

新教育时代电子杂志(学生版) 2016年16期

关键词：系部执行力秘书

黄家琪

（中山火炬职业技术学院广东中山 528436）

谈高职院校系部行政秘书的执行力

黄家琪

（中山火炬职业技术学院广东中山 528436）

随着高职教育教学改革不断深入以及职业教育体系的构建进程的推进，高职院校只有夯实基础，不断规范内部管理，完善制度层面的建设，提升制度的执行能力，才能使学院的宏观决策、顶层设计得以全面落实，才能保障学院的各项工作得以稳中求进，整体提升。因此，为了高职学院的持续发展，为了高职教育战略目标的实现，加强制度建设，提高制度的执行力，势在必行。

高职院校系部行政秘书执行力

引言

所谓“执行力”，主要是指人们对相关政策与策略的实际执行能力。执行力属于一个动态实现过程，它包含了策略的构思与设计、工作方法的延伸与开展、全程的有效管理以及整体的测评等多个环节。著名管理学家余世维还曾对“执行力”给出过这样的定义：执行力就是保质保量地完成工作，该定义简明扼要地诠释了“执行力”一词。目前，执行力作为一个现代管理理念中的重要概念，关于它的研究已经渗透到各类管理组织当中。近年来对于有效构建高职院校行政管理执行力的思考也在日益受到关注，其中包含高校决策执行力、教学管理执行力以及后勤管理执行力等等。[1]

一、高职院校系部行政秘书的执行力

在高职院校的重要性．高职院校的系部是集教学、科研、行政等工作的基层办学部门，是学院办学理念、方针政策的具体实施部门。系部行政秘书是系部行政工作的具体实施者，是系部与学院、系部与师生、系部与社会沟通的桥梁和纽带，其工作在系部行政管理中起着关键性的作用。（一）高职院校系部行政秘书的执行力的重要性工作中，方案落实不到具体行动上，执行指令拖沓。缺乏紧迫感，实施过程中敷衍了事，草率应付等等，为什么有了很好的决策，却未能产生理想的绩效?为什么一样的策略，每个系部完成的结果却大不一样?问题在哪?——在于执行力。高职院校系部行政秘书从起草文件到下达通知、从收发文件到资料归档、从报销采购到资产管理、从沟通上下到对外接洽等，小到接电话，大到财务管理，一桩桩、一件件都要认真办理，来不得半点马虎和敷衍。高职院校系部行政秘书若没有较强的执行力很难搞好院系内部的行政管理工作，甚至影响到院系日常事务丁作的顺利进行。（二）高职院校系部行政秘书的执行力不强的主要表现一个好的执行者能够弥补决策方案的不足，但再完美的决策方案也照样有可能断送在滞后或软弱的执行者手中。高职院校系部行政秘书的执行力不强主要表现有：一是没有认识到自身就是发展环境的重要组成部分，办事拖拉，作风不实，态度冷漠，差错不断；二是有着陈旧的管理观念，不从服务对象的角度考虑问题，只知道机械地拿行政条文行事，不研究，不主动出主意、想办法。[2]

二、系部行政秘书主要工作及工作特点

高校系部行政秘书的主要工作职责是协助领导做好系部日常事务，主要包括:?文书工作，公文的上传下达:负责系部对内对外的文书的起草、打印及发布工作，其中包括工作计划、工作总结、申请报告、通知文件、部门通讯文稿及宣传工作、会议记录及会议纪要整理;?档案管理:负责系部及学院上传下达的重要公文的收集整理，系部教工档案资料、科研文件、荣誉证书、人事档案的登记，整理及保管;人力资源工作:负责人事考勤、年度评审、职称评定，人才招聘、福利事务等;?日常行政工作:管理办公设备、组织会议会务，综合工作、对外接待对内服务、协调关系，协助领导处理系部突发事件，辅助教学、科研、学生管理等工作。由此可见，系部行政秘书工作具有繁杂性、服务性、协调性、辅助性及管理性的特点。

三、高职院校行政管理的现状

长期以来，高职教育发展很快，形成了一定的规模，而且得到大力的推广。我国独立设置的高职院校已经遍布全国，而且具有学历教育的招生资格。而且福建省像这样的高职院校就已经超过五十所。随着社会的不断进步，社会对人才的要求也越来越高，高职院校经过不断改善和发展形成多种多样的形式，目前主要有成人高校改制、职业大学、中专等等还有一些民办的教学。基于这些情况，整个高等职业院校还是处于初步发展阶段，整个发展过程中在行政管理上还存在诸多的问题。[3]

1．明显的行政化趋势

高职院校的主要形式是以公办形式行政机构为主的，整个组织结构主要由学院、系部、教研室等几个部分组成的，严格来说这就是一种教学行政管理的组织形式。部分高职院校的内部不断的强化这样行政级别，行政管理的主要形式当然是以行政管理为主导，加上各部门的委员和专家的配合，虽然其中有很多力量的加入和有效的措施，但是高职院校的管理作用没有充分发挥出来。[4]

2．落后的管理模式

落后就会影响效率，用政府的行政模式和级别作为参考标准，长时间以来我国的高职院校在行政管理模式上相对落后。目前高职院校的管理机构机制有很多的缺乏，需要进一步的完善，在制度体系上缺乏有效监督和责任机制，没有相应的激励机制，这样的形式自然会影响行政管理工作的效率，久而久之还会影响院校工作的正常运行，不能更好的加强高职院校特色建设，不能促进高职院校多样化发展，最重要的是制约了整个高职学校的长远发展。[5]

3．不合理的考核标准

粉土天然状态下CBR值较低，具有水稳性差、不易成型等特点，不能满足路床的强度要求，需考虑掺加石灰或水泥来保证压实质量、提高路基稳定性，使路基能长时间具备良好的使用性能，对保证路面使用性能、节约后期维修费用、提高运输效益等具有十分重要的意义。

“德能勤绩”的考核标准是我国高职院校考核不同级别的行政管理人员标准，但是细分到具体项目上却没有一个完善体系，也没有对每一位工作人员制定相应的考核体系，导致绩效目标很笼统。绩效考核中，必要的实际依据是很重要的，在高职院校中，主要实施的评价方法是带有奖励性的评价方法，通常是运用总结的方式进行考核评价的，我们可以看到这样的考核更多的注重结果，对于评价过程完全忽略。导致整个过程缺乏该有的连贯性和完整性。在这种传统的考核制度上不能合理分配高职院校内部行政管理人员，逐渐让工作人员失去积极性，影响工作实效性，长期制约管理质量和服务水平的发展。

4．不够高效的团队

行政管理团队的组织形式布局明显性，整个团队成员能力不均衡；团队缺乏一定的协调性，合作意识不足，形成管理梗阻的局面；没有有效的激励，没有规划工作人员职业生涯管理，整个团队没有中心归属感。[6]

四、腐败心理

1．贪婪心理贪婪心理，指对于本不属于自己的目标过分追求，且贪得无厌、永不满足的一种心理状态，也是一种超过自我需求、践踏社会道德规范、侵犯他人利益而过度膨胀私欲的变态反应。

2．从众心理从众可以被理解为大家都这么认为，我也就这么认为；“人云亦云”、“随大流”；大家都这么做，我也就跟着这么做，它是一种比较普遍的社会心理和行为现象。当别人肆无忌惮的贪婪时，于是他就会改变其中不协调的认知因素或者增加新的认知因素，造成腐败行为。

3．享乐心理享乐心理，指以权势和金钱为媒介，过分追求和满足自己的感官刺激的一种心理状态。监督缺失、惩罚力度不够都会使这些人员的享乐心理恶性膨胀，所以当最初的行为没有被发现，并且自己的职级一步步提升的过程中，这种享乐心理会更加的严重，所带来的危害也会是非常严重的。

五、行政秘书腐败心理的预防和矫治措施

1．完善监督监管体制

2．培养防治权力腐败的认知品质

秘书工作的服务性，决定了行政秘书要牢固树立大服务意识。首先，不管是不是自己职责范围内都做到热情服务，坚持有访必接、有疑必释、有难必帮的服务原则。对于职责范围内的各种事项，更要做到热情服务，尽可能的缩短办理时间，提升工作效率；其次要培养防治权力腐败的情感品质，增强预防权力腐败的“免疫力”，应该坚定正确的世界观和价值观，通过不断的增加情感中的道德和理智因素，保证自身平和的心境，不滋生腐败心理。

3．加强腐败心理的强化阶段

高职院校系部秘书应该认真的办理好自己职责范围内的每一件事情，应该意识到只要是自己的事情，不管是接电话这样的小事，还是财务管理这样的大事，都不能存在任何的马虎和敷衍心理。高职院校系部秘书必须具备很强的执行力，只有这样才能出色的完成自己的工作，保证院系日常事务工作的顺利进行。为了预防其产生腐败心理，应该围绕体制创新加强制度建设，针对容易滋生腐败的薄弱环节和关键部位，加强对权力的制约、资金的监控和干部任用的监督，围绕发展民主加强制度建设，扩大民主是防止权力滥用的治本之策，围绕强化市场机制加强制度建设。这样腐败则失去了生存的环境条件，自然成为不可能。

六、如何提高系部行政秘书人员工作意识

1．提高政治素质

政治素质包括政治理论知识、政治心理、道德品质、工作能力、工作作风等，是人综合素质的核心。行政秘书工作者要有坚定的政治立场，坚决贯彻执行党的路线、方针、政策，严格遵守高校的规章制度，了解国家的政治活动，掌握高校最新的工作动态，为人正值，忠于职守。

2．提高文化素质

面对世界日新月异的变化及行政秘书岗位工作的多样性及多变性，行政秘书人员应该做到及时地更新自身的文化知识结果，提高文化水平及文化素养。①增强管理知识：行政秘书是行政管理的基础人员，必须掌握一定的管理知识，了解行政管理的规律，掌握先进的管理理念和方法，培养良好的管理能力，为规范管理工作提供坚实的知识基础，促使管理工作的规范化。②提高信息科技知识运用能力：在信息化时代，随着电脑及网络知识的普及，高校工作进入信息化，自动化，现代化时期，作为高校行政管理基础人员，应该具备并不断提升自身的计算机操作能力及网络运用能力，提高工作效率。③提升写作表达能力：行政秘书人员在系部工作中负责相关的文书及上传下达的工作，写作表达能力是做好本职工作的首要条件。所以行政秘书应该增强文书知识，扩大见闻，不断提升自身的写作能力及表达能力。④加强档案学知识：保存档案是行政秘书人员的日常工作，所以档案学知识必不可少。科学地分类保存档案，合理地整理档案，做到档案管理工作的规范化，能够极大限度地减少档案查找的时间，提高工作效率。⑤学习沟通协调技巧：行政秘书是系部与领导、与学院职能部门、与其他系部的沟通协调的桥梁，掌握学习相关的沟通协调技巧与行政礼仪知识，有利于行政管理工作的协调沟通，减少人力物力的浪费，最大限度地提高工作效率。

3．提高心理品德素质

自信乐观、热情坦率、坚强勇敢，高度的自制力，良好地人际关系，都是有助于顺利出色完成行政管理工作任务的良好心理品质。行政秘书人员应通过对心理健康知识的学习，培养健康的心理品质。

作为系部行政秘书人员，明确工作任务，是先决条件；了解工作特点，是基本要求；提高工作意识则是必备的工作素养。行政秘书人员必须积极提高自身的工作意识，提升工作能力，才能出色地完成各项基层管理任务，才能达到协助部门领导的目的，才能更好地体现个人的工作及社会价值。