办公室管理理论在见习中的运用问题——以广东石油化工学院文秘生见习为例

梁 沛 钟丽菊 江 莹

（广东石油化工学院 广东茂名 525000）

办公室管理理论在见习中的运用问题
——以广东石油化工学院文秘生见习为例

梁 沛 钟丽菊 江 莹

（广东石油化工学院 广东茂名 525000）

大学生见习是学习实践的重要一环，文章以广东石油化工学院文秘见习生为例，探究了办公室管理理论在见习中的应用问题，并着重从职业意识培养找出解决的方案，有一定的启示意义。

办公室管理理论 见习 运用 职业意识

文秘生如何培养办文、办事、办会的能力？结合专业见习，今年文秘见习生有30人分批到茂名的澜沧古茶的品茗中心（办事处）和茶友之家中见习，主要通过与茶艺师学习茶艺的过程中去观察她们的管理制度，从她们和茶客的交流中学习她们的礼仪等，并发现和总结自己所学到的办公室管理理论在见习中的运用的问题。

茶，在中国传统文化里很早就是作为一种交际工具在使用，素有“以茶雅志，以茶会友”之说。茶本身存在着一种从形式到内容，从物质到精神，从人与物的直接关系到成为人际关系的媒介，人际关系可以因茶而生缘，因茶而更加融洽。从古至今，有无数人在各种茶事活动中发展友谊和寻求共识，无疑，在这样背景下的平台对文秘见习生的办公室管理理论认识有何益处？

一、问题提出

1.严明制度——职业礼仪篇

对一个人来说，礼仪是一个人的思想道德水平、文化修养、交际能力的外在表现，对一个公司来说，礼仪是员工的道德风尚和生活习惯的反应，是一个公司的素质的展现。澜沧古茶有着严明的礼仪要求和标准，无论是员工的仪表、服装，还是饮茶礼仪以及接待工作等，都有着其明确的规章制度。

其中“茶庄内应有礼仪”第一条就是职员必须仪表端庄、整洁。因为仪表是一个人精神面貌的外观体现，一个人的卫生习惯、服饰与形成和保持端庄、大方的仪表有着密切的关系。卫生干净是礼仪的基本要求，因为不管长相多好，服饰多华贵，若满脸污垢，浑身异味，那必然破坏一个人的美感，从而影响公司的形象。澜沧古茶对员工的服饰也要一定的要求——工作场所的服装应整洁、方便，不追求修饰。服饰还反映了一个人文化素质之高低，审美情趣之雅俗。

澜沧古茶的管理者在对员工服饰要求这方面很好地将时间、地点、目的这三大要素考虑在内，他们的茶艺师均着简式旗袍套装自然得体，协调大方，非常符合客观环境、场合对人的着装要求，令人觉得这是一个有格调的品茗场所。

对员工的职业形象的管理在办公室管理中属于基本要求，我们在此次见习中学到澜沧在管理方面的先进的优秀思想；反观我们这群见习生，我们的服装要求是大方得体，女生要化淡妆，不穿短裤、超短裙；男生保持仪表整洁。但在实际中，还是有同学不能自觉地遵守要求，出现了女生穿短裤和短裙，男生穿短裤的情况，影响了班级的整体形象，也对公司形象造成了影响，更影响了学校的形象。同学们还没能很好地转换自己的角色，完成学生和职员的转变，没有遵守规章制度的意识和具备良好的职业意识。

2.科学管理——量化管理篇

量化管理理论是一种从目标出发，使用科学、量化的手段进行组织体系设计和为具体工作建立标准的理论，是对企业的各个领域进行量化管理，是一种整体解决企业问题的系统性的量化管理理论。

澜沧古茶的“店面工作程序”规定中的班前准备、下午工作、晚班工作等都有很明显的量化管理理论的运用，它里边将时间、数量、质量意识贯穿到每天的工作的过程中，明确地规划好了每天要完成的任务，让员工在工作中有一个明确的指标，将工作保质、保量并按时地完成好。

具有“量化”意识的领导在布置工作时，通常会将时量，数量，质量意识贯穿在整项工作的过程中，如：“你今天下午三点之前把三十份装订好的文件送到会议室”，短短一句话，三个量包含其中，“时量”——"下午三点之前"；“数量”——"三十份文件"；“质量”——"装订好的文件"。这使经办人在头脑中立刻树立了三个“量”的概念，在执行中就可以到位，这样公司的运作就拥有一个高效的执行力。但当领导并没有很明确地下发任务时，这就需要职员的积极性和主动性，主动出击去询问，而不是坐在原地等待领导来告诉你。

我们在见习期间，每天都有见习计划并且还要遵循公司原有的每天的量化安排，协助职工。因为是见习期间，公司并未给我们安排过重的任务，当我们完成基本的任务后，同学们就出现了一个问题：惰性！很多时候，每个人都要去重复做一件事的时候，有些人就会偷懒，不跟着大家一起学习和练习。见习结束后，有人抱怨这次见习并没有学到什么办公室管理技能或办公自动化的应用，抱怨此次见习很无聊，但更多的时候是他们缺乏主动性和积极性，不懂主动地去向茶艺师们请教；他们没有意识到在社会是没有人有义务去教你什么的，社会不是象牙塔，没有人会像老师一样苦口婆心地去督促你、去指导你，更多的时候是要靠自己去多问多学。

当然在社会上，一个企业里的管理者也很重要。管理者水平的高低不在于让高素质的员工把事情办好，更重要的是让素质一般的员工把工作做好，让每一位员工在执行同一项命令时，能够按照管理者的意识，把工作保质、保量、按时完成好。

3.恰当交流——沟通技巧篇

沟通技巧，是指人具有收集和发送信息的能力，能有效地明确地向他人表达自己的想法与感受，亦能较快、正确地解读他人的信息，从而了解他人的想法、感受与态度；这也是办公室管理中的一个重要环节。

在澜沧茶庄我们不仅要善于和领导、职员交流，更要善于和茶客交流，毕竟公司是要做生意的，要在与客人的交流中推销茶叶。但在见习中我们遇到的问题是：不知道说什么和不知道怎么说；而且较多人会感到怯场，在一个陌生的环境里接触陌生的人，变得很拘谨，这需要同学们自己去适应。

我们在职场或是生活中为什么会经常错过了许多广结人缘或向上发展的机会？就是因为我们常把那些黄金时段用来绞尽脑汁，却还是挤不出一句合适的开场白。所以我们要学会去寻找话题，无论是主动或被动去打开话匣子都能得心应手。这样无论把你丢在任何一个场合中，都能迅速进入状况，为自己在生活与事业中，营造一个又一个绝佳的发展机会。还有重要的一点就是——记住别人的姓或名，平时主动与人打招呼，称呼得当，让别人觉得被礼貌相待、倍受重视，自己也能给人以平易近人的印象。

二、解决方案

1.教师篇

高校毕业人数的逐年增长趋势，面临着前所未有的机遇，同时也面临着前所未有的挑战。学生数量扩大的同时，其质量也引起了人们的高度关注。这就要求广大的高校教育工作者要以提高学生的综合素质为教育目标，在日常教育教学中贯穿始终，切实培养和提高学生的职业意识，从而激发学生职业生涯发展的潜力，提高职业成功的可能性。

（1）培养“四观”——职业意识篇

何谓“四观”？即价值观、人际观、学习观、职业观。价值观，是基于人的一定的思维感官之上而作出的认知、理解、判断或抉择，也就是人认定事物、辩定是非的一种思维或价值取向，从而体现出人、事、物一定的价值或作用。价值观是学生用来衡量事物是否具有意义的标尺，它左右着学生在生活、学习、工作中的思想言行。人际观，即是否具有强烈的交往意识、科学的交往技巧、良好的人际处理能力，深深地影响着职业生涯的酸甜苦辣和喜怒哀乐。学习观，即对学习的意义、实质及任务的理解和认识。职业观，就是择业者对职业的认识、态度和观点，如对职业评价、择业方向等的认识，是择业者选择职业的指导思想。

以此次文秘班见习为例，有些学生并没有严格遵守见习单位的公司管理规范，比如对仪表的不注重、我行我素，工作的被动性、懒惰性。究其原因，是缺乏对职业的敬畏，是职业价值意识的匮乏。也许是认为短短一周的见习对人生职业并无多大价值，也许是抓住办公管理规范的漏洞，得过且过。这些意识的产生都反映出学生“四观”的有待调整，也反映出教育工作者在对学生职业意识的培养上的有待提高。也就是说，作为引导者的教育工作者应当启发学生哪些东西值得拥有，什么事值得做，什么境界值得去追求。要让学生了解到人际关系并不仅仅指亲情、友情、爱情关系，还包含着对人生至关重要的合作伙伴关系，通过引导学生了解职业人群的特点，素质要求和沟通技巧，提高学生的人际交往能力。引导学生培养正确的学习价值观、良好的学习习惯、积极的学习态度、科学的学习方法。同时，通过科学的教育方法，引导学生形成健全的职业理想、职业态度、职业心理和就业意识。

（2）规范管理——职业素养篇

学校要严抓学生出勤和日常行为规范的养成，广大教育工作者在工作中要严格落实，将学校管理理念传达给同学们，并告诉同学们这是职业素养的重要组成部分，如果同学们在学校学习期间就已经具备了良好的行为习惯，那么到了单位，就能在这些良好习惯的基础上做得更好，不至于在工作之初不能适应新单位的管理制度而最终被淘汰。

学校要形成相应的学生行为规范守则，从学习、集会、公德、宿舍行为、、食堂就餐、实习和待人接物等方面做出具体规范的要求。比如在宿舍的管理中，要求同学们遵章守纪，恪守制度，服从管理；在实习时，要求同学们端正态度，明确要求，完成任务；在学习中，虚心学习，眼勤口勤，手勤腿勤；在职场上，遵守纪律，按时工作，搞好团结，穿好制服，做好准备，严格规程；在公共领域，净化环境，保持整洁，养成习惯，爱护工具，降低能源，提高效益等等。可以说，这一系列行为规范中渗透了企业的用人要求和学校对学生职业素养培养的理念和理解。

2.学生篇

培养和加强大学生职业意识是一个复杂漫长的过程。大学生首先自己要对自己负责任，要主动及时的研究自己的职业生涯道路，提高职业意识，尽快使自己从社会人转化为职业人。

（1）一专多能——能力提高篇

对当代大学生而言，知识的积累是其成才的基础和必要条件。但知识量的多寡已不能代表一个人真正的智能水平以及成为职场挑选优秀人才的抉择手段，现代职业对求职者的要求是能够根据职业和社会不断发展的具体要求，将已有的知识科学地重组，形成合理的结构，满足实际需要。因此，建构合理的知识结构，最大限度地发挥知识的整体效能，对于成功就业和成就事业越来越重要。随着社会主义市场经济体制的不断发展，社会人才观及人才模式也发生了巨大变化，因此社会对未来人才知识的综合性结构也提出了更高的要求，要求大学生不仅能够成为某领域内具有专业知识和技能的专门化职员，而且能够突破专业限制，成为掌握多种知识和技能的高素质复合型通才。在茶庄见习中，我们就可看出，职员除了应当具备扎实的茶的基本知识，也应当对茶文化、公司管理、企业管理了然于胸。

从近几年的毕业生就业情况来看，用人单位对大学生一专多能的要求也越来越突出。他们对聘任的大学生不仅考核其专业知识和技能，而且还考核其综合运用知识的能力、对环境的适应能力、对文化的整合能力和实际操作能力等等。在茶庄见习中，学生的综合能力有待提高。无论是学习能力、团队协作能力、人际交往能力等，都较不尽人意。为增强自己的职业竞争力，大学生应当着重培养自身的实践能力、管理能力、表达能力、协作交往能力以及终身学习能力。在急剧变革的时代，具备这些能力对职业生涯的发展显得格外的重要。

（2）角色转换——职业定位篇

当今职场一方面为何不少企业拒收应届大学生？另一方面为何跳槽现象层出不穷？无论从企业的角度还是从大学生的角度，归根结底是大学生心理角色没有正确及时地转换和定位。大学生应该做好充分的心理准备。首先，要有转换角色的心理预期。所谓转变角色，主要是指由一个“天之骄子”的大学生，转变为一个现实的社会求职者，抛开幼想与幼稚，认识自己所处的真实地位和“严酷”的社会现实，实事求是地步入职场。要想正确地选择职业，就必须转变角色，不能把学校、家庭、亲友及同学所给予的关心、呵护、尊重当成是社会的最终认可。而要摆正自己的位置，客观、冷静地进入求职状态，认识社会，了解社会，以自身的实力，积极主动地去适应社会需要，在选择社会职业的同时，也接受社会的选择，正确地迈出人生这关键的一步。在此次见习中，明显可见，学生的“学生气”还是比较重，无法站在真正的职业工作者的角度去深入开展茶庄的工作，而是处于被动的状态，用学生的思维去思考问题，学生思维模式下的产物过于完美，不贴合实际。因此，大学生应当彻底摆脱“等、靠、要”的心态，使自己加快自立自强的转化过程，成为新时代的开拓者。

3.就业需求篇

人力资源市场的信息显示，大学生的就业能力不足，在用人单位录用的毕业生中，缺乏相应的工作能力，对所负责的工作在培训期结束后仍不能有效负责的所占比例较高。由此可见，原因在于高校人才培养结构和市场用人机制不能有效匹配，人才培养模式与社会需求脱节，高校专业课程设置严重滞后，不能及时反应市场所需，没有做到让学生走出校门。最终学生由于缺乏工作能力，学生失业，企业却陷入用工荒的尴尬局面。最后还要大学生自己“回炉”，重新学习实用知识和技能。在这种背景下，破解大学生就业难企业用人难的结构性矛盾问题，就必须面向市场和社会需求，探析大学生就业能力培养策略和能力开发途径。

（1）多样化体系建立——职业规划篇

随着社会机制的不断发展，企业对大学生的职业规划关注度越来越重视，这项技能也是大学生获得理想职业并取得职业发展的保障性技能，所以开展职业生涯规划的指导是十分关键和必要的。大学生职业生涯设计是应从进入大学开始就伴随大学生一生的课题之一。因此，高校应根据学生四年大学生涯的基本特点开展有针对性的职业生涯规划指导，提高学生对职业规划重要性的认识，让职业规划成为学生人生发展的一个重要组成部分，指导学生树立人生理想，制定人生目标，并为之不懈努力。同时，高校应该根据本校特色与专业特点，依据学不同层次学生基本特点，设计切实可行的有针对性的培养方案。同时，加强与外界社会的联系，结合企业的实际案例，丰富高校职业规划课程安排。

（2）能力培养模式构建——人才培养篇

为确保大学生的就业能力满足社会化与企业的需要，高校应该不断改善和优化自身的人才培养模式，确保高校人才培养体系可塑造出具有市场竞争力的综合型人才。也就是说，人才培养模式的制定要根据社会需求为导向，按照社会需求的基本准则培养大学生的综合素质。高校应当把培养就业能力深深融入到人才培养体系当中，把就业能力的培养当做提升教学质量的一个不可或缺的重要环节。而且应主动开拓课程研究，使教学方科学化，有机统一各类学科的学习，提高课程培养的深度与广度，并根据不同髙校自身的学科特点，建立教育、学习、研究结合长效机制，建设覆盖多领域的学科交流平台。

结语

办公室管理是一门科学，它的理论基础建立在管理学、行为科学、科学社会学、系统论控制论信息论等基础科学以及相关的科学技术之上。办公室工作的实践离不开科学理论、原则的指导。办公室工作的计划、绩效、时间安排，办公室的调研统计与分析，办公室的内部沟通与对外接待，等等，都需要科学地规划、测定和进行。文秘生的就业问题和办公室管理息息相关，教育工作者应当引导大学生培养职业意识，文秘生应提高自身的综合能力和加快角色转换，高校应当根据社会需求构建更加合理的人才培养模式，切实做到市场和培养能够有效匹配的人才培养联体互动模式。