浅谈公共图书馆业务档案建设在公共图书馆评估工作的地位和作用

2016-03-03刘卫兵

新教育时代电子杂志(学生版) 2016年34期

关键词：档案管理评估图书馆

刘卫兵

（乌鲁木齐市图书馆新疆乌鲁木齐 830063）

浅谈公共图书馆业务档案建设在公共图书馆评估工作的地位和作用

刘卫兵

（乌鲁木齐市图书馆新疆乌鲁木齐 830063）

以第六次全国县级以上公共图书馆评估定级工作为切入点，阐述了目前业务档案管理的重要性和必要性，统一管理，建立健全制度，着力提高人员素质和数字化程度，适应公共图书馆发展需要。

公共图书馆业务档案作用

档案是国家机关社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。业务档案是图书馆科学管理的一项重要内容，业务文件材料形成、积累、整理和归档，是图书馆管理工作的一个有机环节。归档范围涉及到图书馆的各项业务活动，档案的建立可使图书馆的各项工作有据可查，井井有条，可以更好地为全馆各项工作服务。[1]

一、业务档案建设的重要性和必要性

1.业务档案建设是图书馆评估工作的一项重要内容

今年是全国县级以上公共图书馆第六次评估定级考核验收，前五次评估定级工作在文化部的统一组织和领导下，在“以评促建”思想的指导下，不断推进全国各地各级公共图书馆建设与事业发展，取得了显著的成效，我国公共图书馆评估工作已经逐步走向规范化与制度化。此次评估经过多次调研、研讨，形成了科学配置评估目的和方式，首次尝试用经济量化法评估公共图书馆的管理、业务、服务工作，实现了评估定级工作新的突破。[2]

此次评估指标体系包括三个模块：服务效能、业务建设和保障条件。以地市级公共图书馆评估体系为例，评估指标体系中一级指标30个，二级指标111个。其中在业务建设模块，财务、资产和档案管理一级指标下，对档案管理指标的考察共5分，其中行政档案2分，业务档案3分。行政档案重点考查人事档案、职工考核、财务档案、建筑设施设备档案、馆史档案、工程项目档案等方面。业务档案重点考查业务制度档案、读者活动档案、参考咨询档案和业务辅导档案等。要求档案健全，资料详实，归档及时，有卷宗，有档案目录。要求建立相应的电子档案，实现评估材料数字化，并上传平台进行评估应用。因此，业务档案建设的规范化、数字化建设迫在眉睫，成为今后公共图书馆评估定级工作的重要手段和实现载体，将直接体现各公共图书馆的工作实绩和发展水平。

2.业务档案建设是推进公共图书馆事业科学、规范发展的重要措施

图书馆事业科学、规范发展要求业务工作规范化、标准化，这样不仅有利于本馆自身的科学管理，而且利于图书馆界的协调与协作。

业务档案归档范围是否全面、系统，建档是否规范，是否进行科学而规范的分类、立卷、排列、编目，直接反映公共图书馆管理水平。同时，图书馆业务统计是用数据来反映图书馆工作的实际情况，以便对图书馆有一直观认识并实行计量化管理。而业务统计是业务档案建设的重要组成部分，所以说业务档案建设工作是业务工作规范化、标准化的体现。要想反映一个图书馆的业务工作情况，必须通过查看业务档案来实现。当然，建立业务档案本身这一行为也标志着业务工作实行了规范化管理。既然业务档案建设是业务工作规范化、标准化的体现，那么，我们只要长期不懈地抓业务档案的建设工作，就能促进业务工作向更高的水平迈进。

3.业务档案建设是保存图书馆重要资料的手段

业务档案建设还是保存图书馆重要资料的手段。图书馆业务档案是图书馆过去业务工作和业务活动的记载，包含了过去工作或活动中所形成和接受的各种材料，可以为今后的决策和开展相类似工作以及活动提供依据，提供决策咨询材料。通过这些历史上形成的业务档案资料分析，可以发现图书馆的发展历程，可以摸索出管理工作的规律；提出最优决策以便改进工作，达到科学管理的目的，从而使图书馆的业务工作稳步有序地向前发展。如：通过对历年的读者数据分析和借阅数据分析，撰写读者群的变化和借阅变化，以及历年地区业务调研档案分析撰写地区图书馆事业发展规划。为科学管理决策服务。同时也是向上级汇报业务工作和业务活动情况、迎接上级对图书馆进行评估检查以及进行干部业绩考核的依据。因此，图书馆日常工作中的重要资料需要保存，它客观记录了以往的业务活动情况，是最令人信服的历史证据。

4.业务档案为撰写史志提供第一手材料

业务档案还可为编撰史志等提供资料。它是图书馆各项业务工作的原始记录，是最真实可靠的信息，是图书馆史料编纂最重要的资料来源，对回顾与编写图书馆发展史，介绍图书馆的昨天和今天，都有重要意义。如乌鲁木齐市图书馆依据业务档案撰写了《乌鲁木齐市图书馆史志1986—2005》、《新疆通志图书馆20年（1991—2010）》。

二、公共图书馆业务档案工作现状

在多数公共图书馆，档案管理在图书馆业务工作中存于弱势地位，存在诸多问题，极大限制了档案管理工作在图书馆事业发展中作用的发挥。

1.业务档案管理工作重视不够

目前，多数公共图书馆对档案管理工作重视不够，人、财、物等方面没有给予有效保障，档案管理的基础设施、设备条件和技术手段普遍落后。有些馆没有设置档案管理岗位，工作人员都是兼职人员；有些馆没有专门的档案室，档案散落在各个部门；有些馆有档案室，但是没有防虫、防潮防霉、防火等保障设施设备等。这些都极大限制了档案工作的发展，阻滞了图书馆档案管理现代化的进程。

2.业务档案没有实行集中统一管理

很多图书馆至今没有完备的业务档案制度，建立专业的业务档案，只是在文书档案中归档部分业务资料，缺乏完整性和系统性。没有配备专职的档案干部。有的馆将文书档案划归人事部门管理，有的将业务档案划归业务办公室管理，有的档案材料没有收集整理，仍存放在各部门及有关人员手中。这种分散的管理模式存在许多弊端，最主要的是致使许多有价值的档案材料严重损失，未能发挥其应有的作用。

3.务档案管理制度不健全

没有依据《档案法》和相关档案法规和遵循业务档案的材料之间内在的有机联系，制定自己单位完整的档案管理制度和规范的工作流程。缺少统一的分类、组卷、编目等，档案管理工作的基础设施、设备条件和技术手段普遍落后。管理工作中一人一个干法缺少规范化管理，使档案建设受阻。如：当前公共图书馆有大量的采购项目，会产生各种采购合同和资源类财产帐目。还有随着科技的发展各馆各种计算机、网络设备、电子仪器设备的剧增这些设备的使用管理操作规程、基本技术等文件也急需技术档案的建立。

4.档案管理人员专业素质低

有的图书馆至今没有设立专职档案员，或虽已设立，但由于一些领导对档案工作缺乏正确的认识，把档案工作看成是一项可有可无、可急可缓的工作使得档案管理人员在工作分配上往往兼职过多，或经常换人，难以使业务档案工作连续做下去，经常中断，直接造成档案不全，无法集中精力把档案工作做扎实。

5.档案数字化建设缓慢

随着信息技术和网络技术的发展，公共图书馆的数字化与自动化程度大大提高，但档案工作在图书馆业务工作中一直处于弱势地位，这造成档案工作无法满足图书馆发展的步伐，然而，现在许多馆档案管理还是传统的纸质档案管理模式，很多纸质档案经年累月，人员变动，保存不全，查找困难，利用更无从谈起。此次评估定级工作首次通过信息化管理平台进行评估考核，对档案管理工作数字化提出了明确的要求，这将加快推进公共图书馆档案数字化建设进程。

三、加强公共图书馆业务档案建设管理的措施

1.务档案集中统一管理

对业务档案的收集、整理、归档、标注、保管等统一要求，依据档案规范性文件，参考“公共图书馆第六次评估定级标准”，对业务档案进行科学分类、制定归档范围、制定完整的工作流程、制定严格的移交制度，各业务部门所进行的各项业务工作或业务活动，在其完成或告一段落后，将所形成的文件材料，加以系统整理后，定期移交集中保存。重点收集业务制度、读者活动、参考咨询、业务辅导等档案。

2.制定相应的考核制度

档案管理是一项长期工作，要使责任到部门，责任到人，还须建立相应的考核制度。要将业务档案工作纳入年初目标任务，制定相应的考核标准，年底进行考核。档案人员实行岗位责任制，明确其职责范围，将档案管理与工作实绩考核奖惩挂钩，让档案管理人员真正负起业务文件材料形成、积累、整理和归档的责任，而确保档案的收集归档。

3.业务档案管理的数字化和开发利用

当前各个公共图书馆的业务档案有纸质文件与数字化文件同时大量并存，各馆在信息化上投入都比较大，有自己的中央机房，网络环境好，拥有多余的存储空间，而业务档案，主要就是处理文档、图片、音频、视频等多种资料。当前FTP在各行业应用已经较为广泛，FTP就是文件传输协议，实现在局域或广域网内的文件信息共享，文件传输是信息共享非常重要的一个内容之一，对于文件的共享、文件浏览，使用FTP来进行管理，是再合适不过了，既节约经费，又能高速便捷的对档案进行管理。分配给档案管理者上传数字档案权限，给各部门负责人和相关人员浏览和下载权限。保证档案的质量，实现文件信息共享，方便随时使用，档案管理的最终目的在于利用，在开发利用方面，充分利用业务档案，撰写各种分析报告、为评估定级工作提供详实材料、上报各种数据、编撰图书馆史志系统提供档案资料等，为馆内各项工作及时准确地提供档案资料，为图书馆的各项工作服务。