船用物资的采购管理

杨恩

摘 要： 物资采购是每个船企的重要环节，直接影响船舶的设计，生产进度，船舶质量，甚至影响到交船期。经营为收入，采购为支出，一艘船65%的成本在采购，合理有效地安排采购，有利于公司降低造船成本。

关键词：采购流程；供应商管理；设备验货

中图分类号：U673.2 文献标识码：A

Abstract： Marine material purchasing is an important part of each shipyard， directly affects the schedule of ship design and building， building quality and even ship delivery. Because 65% of the cost for building a ship occurs in material purchasing stage， reasonable and effective material purchasing will reduce the shipbuilding cost.

Key words： Purchasing Process； Supplier management； Equipment inspection

1 前言

随着世界经济一体化进程的加速和互联网的发展，企业之间竞争日趋激烈和透明，怎样能够有效的取得利益和降低成本已成为船企的主要课题。如何通过供应链的关系，整合和优化信息流、物流、资金流，至关重要。

2 采购管理的定义

采购管理是指企业为有效地实现从外部供应市场获取资源而进行的有计划、组织、领导和控制的活动，以达到企业的采购目标。

3 采购员的要求

采购是比较繁琐且涉及面很广的工作，协调的部门也很多，前期的技术、经营，后期的生产、财务、法务、售后，所以采购员要协调能力强，执行力高，责任感强，言语清晰，精通业务，积极努力，还要有崇高的职业道德，防腐倡廉。同时对各种设备及供应商要有一定的认知，了解各种设备影响价格的主要参数，把握市场行情，才能高效，控制成本。

4 采购计划

4.1 采购计划的原则

1）采购计划必须确保公司各项生产经营计划的顺利进行；

2）采购计划制订必须及时、准确、保质地提供各类物资，为生产经营活动提供物质保证；。

3）采购计划制订应本着科学、合理的原则，既要保证物资供应，加速储备物资周转，又要避免物资积压。在核定的资金范围内，尽可能地降低成本，提高效益。

4.2 采购计划的依据

1）经造船事业部批准的三年滚动计划、中日程计划等；

2）根据技术中心或集配中心提供的全船物资清单，结合三年滚动计划，编制物资纳期计划，该纳期计划作为采购合同的交货期。

4.3 采购计划的执行

采购计划一经批准，必须严格执行。计划的执行要落实到具体责任人，任何计划的变更，必须报上级领导审批通过后方可执行。因公司经营需要，三年滚动计划有变更的，采购计划应随之更改调整。

5 采购流程

船用物资较陆用物资局限性比较大，除了考虑使用寿命30年，防腐防震外，还受船东厂商表、船级社证书的影响。厂商表是初期船东与船厂签订造船合同时的必要附件，厂商表含盖的设备只能从厂商表内选择供应商。船级社如CCS、ABS、GL、LR、DNV等11家，作为船用物资的第三方检测机构。只有取得船级社证书，才能将设备安装于船上使用。

1）技术根据造船规格书要求，在经营与船东签订的厂商表内选择供应商并签订技术协议，原则上不少于三家。

2）采购员根据技术协议，编制招投标文件，并通过审批流程转给招标办，招标办根据招投标文件的要求，通过网络招投标平台发布标书，同时设定报价截止日期，并通过短信平台通知邀请的供应商，限时报价。

3）评标小组按时开标，同时将评标结果反馈给物资采购部。评标小组由各相关部门等负责人或其指定的人员组成，分管物资采购部的高管作为组长。最终报价开启密码由三位授权人共同开启，按公平、公开、公正的原则进行中标候选供应商的综合评定。对供应商存在的网络漏报情况，经评标小组同意，在开标前允许供应商通过传真形式将报价发给招标办工作人员，统一放入“保险柜”，在开标现场开箱拿出，钥匙由监察室人员监管。

4）物资采购部根据评标结果与中标候选供应商进行再次议价后申报，并签订商务合同。招标办将评标结果进行扫描存档，把原件发给物资采购部。物资采购部根据评标结果结合经营的预算与中标候选供应商进行再次议价，若控制在预算内，则按公司合同审批流程申报；若超出预算，则与第二低的供应商也进行一轮的议价，按价低者申报，并将选定的最终供应商以书面形式通知技术和经营部门。厂商表内的设备，由技术部提供技术协议，经营部送船东认可。若认可，即可直接签合同；若不认可，与船东推荐的厂商再议价，价格超出部份由船东承担并签订合同。不在厂商表内的设备则直接签订合同。

5）为方便采购员工作，通用类材料一般采取半年或全年单价合同形式。例如：汇总所有法兰的规格型号、生产标准，通过网络招投标方式与厂家签订单价合同。作业部门有需求时，物资部直接向厂家下订单即可，按月结算。

6）部份材料执行集团统一招投标方式，利用集团公司的优越性，权属企业的用量，以量来降低采购成本。同时这种方式也会给供应商带来一定的压力，一旦产品出现质量问题，集团权属企业就会将其列入黑名单，所以供应商会在产品质量方面更努力。

7）根据造船事业部给出的三年滚动计划，编制物资纳期计划。物资早到，影响库容，占用资金，晚到影响生产。一份合理有效的纳期计划，是有序生产的保障，也是资金计划编制的基础。采购员要根据物资纳期计划，跟踪供应商的生产情况，合理的安排物资到厂。endprint

8）物资到厂后要安排验收、入库、发票入账，缺损件的跟踪处理，服务人员的协调，完工资料/证书的收集等工作。

6 供应商管理

6.1 供应商分类

1）战略合作供应商，主要指对公司有战略合作意义的供应商。同等配置的情况下，价格较其他公司低。合同执行过程中配合好，售后服务优，产品质量好，供货及时。

2）合格供应商，是指跟公司有合作过，同等配置的情况下，价格不高于其他公司，产品质量稳定，配合服务较好，供货及时。

3）准入待评供应商，是指未与公司合作过，但通过审核其资质，基本满足我司要求，可参与网络招投标报价。经过某个项目的合作，考核后可进入合格供应商名录。

4）不合格供应商，是指跟公司合作过程中，质量差，供货拖期，配合服务不好，价格无优势的供应商。一旦列入不合格供应商，公司将终身不采购其产品。

6.2 供应商准入条件

供应商进入公司网络招投标平台并注册，需填报如下材料：营业执照、组织机构代码、法人有效证件、经办人有效证件及授权函、业绩表、资质认证证书、联系方式等。

6.3 供应商年审制

供应商施行年审制，年底组织对本年度的供应商进行评审。对准入待评且供过货的供应商，符合要求的列入合格供应商，不符合要求的列入不合格供应商；发现个别不合格产品的合格供应商列入准入待评供应商。

6.4 供应商考核要求

供应商施行动态量化考核，指标包括供应商的整体实力、供应份额、产品质量、供货及时率、售后服务、网上报价率、奖惩等方面。

7 物资工厂台试和到厂后的验货

7.1 工厂台试

供应商提前两周将工厂台试计划及试验大纲发给物资采购部，物资采购部将计划转给技术中心、质量管理部和经营管理部。质量管理部负责落实公司内部参加人员，经营管理部负责落实船东参加人员。待各方汇总好后，由物资采购部与供应商进行最终确认。

7.2 厂内物资检验

物资到厂后，由仓储管理部每天通报到货信息。由物资采购部牵头组织验货，若船东有要求参加的，由质量管理部负责通知。

各部门分工如下：

1）物资采购部核对来货数量与清单是否相符，并拍照记录。办理不合格品的退厂、补还手续。

2）技术中心负责检查外型尺寸、安装尺寸、来货型号参数是否与订货要求相同，以及核对到货清单是否完整。

3）质量管理部负责核查外观是否完好，记录序列号、钢印号、IP等级等，同时整理物资检验意见反馈表。

4）仓储管理部负责验货前的拆箱工作，验货后物资的接收和保管。对不合格品通知物资采购部处理。

5）作业课对大型设备验收合格后直接办理领料手续，存放期间负责保管、保养。

7.3 及时反馈情况

物资采购部将汇总好的物资来货检验意见反馈表与供应商落实处理情况，并及时反馈质量管理部，单个项目要做到闭环管理，由质量管理部进行存档留底。

8 资金计划

一艘船65%的成本在采购。物资采购部根据物资纳期计划，在预算系统中申请请款单，经领导审批后将请款单至财务管理部统一安排汇款。一般情况下，进口设备以信用证方式付款，公司只要存入一定比例的保证金即可开出信用证，待供应商单证到达开证银行后再承兑。国产设备以人民币付款，合同金额超过50万的以承兑汇票方式付款，供应商开具17%的专用填值税发票。这些需在合同谈判时就写入条款中，同时尽量减少预付款比例，留有一定的质保金，这样可以大大减少公司的资金压力，节约成本。

9 结束语

采购是一件非常有挑战性的职业，要有专业的业务水平，强有力的沟通协调能力，结合公司规章制度，合理地审批程序，有效地执行力，这样才能降低成本，为公司带来效益。

参考文献

[1]赵林度.供应链与物流管理[M].机械出版社，2007.

[2]于淼.供应商管理[M].清华出版社，2006.

[3]王为人.采购技巧[M].中国物资出版社，2009.

[4]翁心刚.物流管理基础[M].中国物资出版社，2006.endprint