以知识管理为导向的高校数字档案资源云服务研究*

■归吉官刘扬

以知识管理为导向的高校数字档案资源云服务研究*

■归吉官刘扬

本文以知识管理为导向，并引入云计算的基本理念和技术，试图探寻出一条高校数字档案资源云服务的可行之道。

数字档案 资源云技术 知识管理 高校档案

知识管理一词是1988年德鲁克（P.F.Drucker）在《新型组织的出现》中提出。[1]随后，人们纷纷从各自的研究目的和角度对知识管理下了许多定义。时至今天，大家对“知识管理”的定义没有形成统一的认识，但这丝毫不能影响其作为一种管理理念、管理方法波及包括图书情报与档案管理领域在内的全世界各行各业。档案知识管理是将知识管理的理念和方法融入或成功应用于档案管理领域的一种档案工作形态，是知识经济时代的必然产物。

2009年12月由中国科协牵头实施的老科学家学术成长资料采集工程正式启动，北京理工大学图书馆被选为老科学家成长资料的收藏和管理单位——馆藏基地，负责对300位老科学家的学术成长资料进行整理、保存，以及对资料进行二次开发和利用。工程的实施，采用了档案知识管理方法，建立科技名人全宗。在这一过程中，研究人员除了关注老科学家学术成长资料的外在形态外，还需挖掘老科学家头脑中的隐性知识，进行显性表达和创造知识，并应用于实际，从而实现知识的价值[2]。出于多方面考虑，图书馆被选为馆藏基地，但做的确确实实是档案工作，而且是与知识管理相结合的档案知识管理工作。假如高校档案部门也能开展类似的档案知识管理，并借助云技术，实现知识的云服务，那将是高校现代档案管理的标杆。

一、高校数字档案资源的管理与服务现状

1.管理水平普遍不高

传统的高校档案管理工作与我国传统的档案工作大环境是一致的，长期在封闭的环境中生存，观念相对落后，对新知识、新技术、新方法不敏感；传统微观的、直接的档案管理模式在面对知识经济的挑战时显得束手无策，必然会与时代脱节。总体上来看，我国高校档案管理水平正处于档案实体管理转向档案信息管理的过渡期，绝大多数高校无法胜任档案知识管理工作，再加上云技术也是个奢侈品，对二者的融合也只能望洋兴叹。同时，也应看到个别高校具备开展档案知识管理的条件和能力，基于云技术的数字校园建设也是为其提供了强有力的技术支持。在信息化水平较高的高校，可以利用知识管理思想、方法，借助云技术构建统一的云平台，开展档案信息、知识服务。这是当前数字档案馆（室）建设应预知、预留嵌入的功能模块，也是未来智慧档案馆（室）必备的功能。在当前和今后一定时期内，能否以先进的管理理念为指导并利用包括云技术在内的现代信息技术促进档案管理工作，将是衡量档案管理是否具有现代性和先进性的一个重要标准。

2.服务层次相对较低

高校档案工作人员整体素质参差不齐，缺乏现代档案管理工作的服务意识，普遍停留在封闭的、被动的、简单的档案实体提供利用阶段。首先，观念落实是根源，服务意识淡薄也直接导致了服务质量的低下，从而使整体服务层次处于较低水平。只有树立以用户为中心的服务理念，才能适时地调整服务策略，提高服务水平。其次，技术落后也造成了服务手段的简单化。相对于其他信息服务部门，高校档案馆（室）对现代信息技术的应用普遍较低，服务手段也相对单一。不受时空限制，多渠道、多途径顺畅地获取档案信息、知识服务的目标在现阶段实现起来是有一定难度的。最后，服务深度不够。高校档案馆（室）通常采用的是传统的服务方式，为用户提供个性化的、符合个体需求的服务比较鲜见。档案服务应该关注不同层次用户对档案的需求，并注重对服务深度的挖掘。

3.数字资源共建共享程度低

高校内部设置的职能部门众多，各职能部门出于工作的需要，都有相应的业务信息管理系统。例如，办公自动化系统（OA）、教务管理系统、学籍管理系统、科研管理系统等都是高校信息化管理过程中必不可少的。在业务信息管理系统日常的运行中，产生了大量的、具有价值的数字档案资源。但是，由于这些异构系统各自为政，其数据标准也不统一，系统与系统之间无法对接，不具备和其他平台数据库互联的功能，进一步加大了数字档案资源的整合难度。目前，包括档案管理系统在内的系统平台标准化程度较低，没有统一的标准规范，导致数据资源分散割据，不利于在同一系统平台上进行数据识别与整合。高校档案馆（室）如何对分属在各业务信息管理系统中具有价值的数字档案资源进行整合，实现信息资源的共建共享将是一大课题。

4.共建共享机制有待完善

有关法律法规虽然明确规定高校档案馆（室）是集中统一管理高校档案资源的重要基地，但是由于高校内部管理的条块分割，尤其是面对分散在各异构业务信息管理系统里的数字档案资源就显得力不从心，很难实现对数字档案资源的集中统一管理。这其中除了技术、数据标准等问题外，很大程度上应归咎于高校内部缺乏统一的协调、规划机制。在这个关键时候，高校档案部门理应勇挑重担，主动与各部门沟通、协调，建立上下畅通、左右联动的工作机制。只有形成了这样的工作机制，各部门在构建各自的业务信息管理系统时才会兼顾到与档案管理系统的数据交换、对接等问题。对档案资源进行科学整合，实行集中统一管理，防止档案资源的分散与流失，维护档案资源的完整与安全是法律赋予档案部门的重要职责，因此高校档案部门必须高度重视。

二、以知识管理为导向的高校数字档案资源云服务机理

1.数字档案资源云平台

一般来说，在云计算环境下，数据和应用都存储在云端，用户无需购买服务器、存储器等设备和软件，而是通过购买“云”服务来实现和完成所有业务活动，按需使用、按使用付费[3]。按“云”的归属来划分，云计算有三种应用模式：面向多用户的公共云、指定用户的私有云、公私混合的混合云。出于档案自身的特殊性考虑，高校档案馆（室）构建数字档案资源云平台不宜采用公共云模式，而应选择私有云的定制化服务模式。私有云的定制化可专门为高校档案馆（室）设计一个独立的云平台，与公共云不存在重叠或者交叉，能够很好地规避在公共云中的信息风险。私有云的定制化，可以根据高校档案馆（室）的特点搭建一个具有个性化、智能化的数字档案资源云平台，而且在使用过程中还可按照自己的需求不断改进和提升。当然，私有云的定制化需要高校出资购买必备的软硬件设备来组建“私有云”平台，在成本上不具有公共云的优势。

数字档案资源云平台将高校内部所有的数字档案资源汇集在云端，统一存储、集成服务。高校档案馆（室）通过云平台与各职能部门对接，并进行资源的采集、编目、封装、存储，完成归档工作。用户有档案利用需求时，可以向云平台请求服务，接受服务后系统则会根据需求的特点，通过常规性服务或个性化服务两种方式释放所需资源。见下图：

数字档案资源云平台中所有的档案著录信息均存储在元数据仓储库中，每一条著录信息都会与相应的文档对应，用户检索仓储库中的著录信息，对每份检索到的文档提供在线阅读或全文下载等服务。对服务有权限的文档，系统会对用户身份进行识别与判定，做出相应处理。个性化的竞争抢答系统和个人数字档案馆（下文会详细介绍）可以满足不同用户的特殊需求，大大提升了云平台的服务水平。

2.数字档案资源整合

数字档案资源整合是实现资源集中存储和集成服务的重要手段。关于数字档案资源整合可以这么理解：“以档案用户服务为向导，对分散异构的档案信息资源进行优化配置和无缝联结，通过设计动态、可控的管理与服务机制，利用先进的信息技术手段，建立集成档案信息交换与共享平台，实现档案信息资源的合理配置，高效利用和保值增值。”[4]整合的内容包括高校所有的数字档案资源，即馆（室）藏数字档案资源和异构系统的数字档案资源，具体可分为数字化档案、现行文件、特色档案、编研成果和其他有价值的数字资源。整合的难点就是分散在各职能部门异构系统里的数字资源。这些异构的数字资源大部分具有保存价值，而平时往往很难对其进行归档、集中存储和管理。通过云平台可以将分散在各异构系统里的数字档案资源进行采集、编目、存储，实现资源的集中统一管理和服务的集成化。此外，还应将整合的深度向纵深延伸，把数字档案资源的采集、组织、整理和知识的识别、挖掘、组织、积累、创新结合起来，真正做到双管齐下。数字档案资源整合不仅解决了资源集成的难题，还有效消除了“信息孤岛”效应，也为高校档案管理水平和服务水平的提高奠定了基础。

3.跨库访问，同一平台服务

档案信息资源的集成服务是时代赋予档案工作的新任务，也是档案部门努力的新方向，云技术的出现将起到积极的推动作用。运用云技术，可以将多个数据库联结在一起，形成一个数据库网络，并将该网络与数字档案资源集成服务云平台对接，最终实现跨库访问，同一平台服务。数字档案资源的元数据（著录信息）是解决数字资源共享的关键，它是档案管理人员对数字档案形式和内容信息的描述，是组织检索系统的基础，可以帮助数字档案资源形成者、组织者和利用者解决数据转换、沟通和理解上的问题。要实现数字档案资源的跨库访问，同一平台服务。首先，要建立统一的元数据库，将所有数字档案资源库的著录信息存储其中，并实现元数据库与各数字档案资源库的无缝链接。之后，还需在数字档案资源云平台中建立统一的检索系统，这是云服务平台资源检索的统一出口，其背后是通过元数据库联结着多个数字档案资源库。技术上实现的数字档案资源的互联互通、共享共建，将对高校内部的档案管理体制、机制改革起到很大的促动作用。

四、以知识管理为导向的高校数字档案资源云服务特色系统

1.特色档案库

特色档案库的设计原理是，开发方提供可视化的工具，对现有档案资源进行个性化描述，分门别类按需整合进系统，以方便统一检索和管理为原则，对访问权限进行相应设置，允许不同层级的用户进入数据库提取、分析数据[5]；开发方提供特色档案库的创建模板，依托本地元数据仓储，在档案部门协助下，根据调度策略导出特定资源，按模板、指定主题形成专题资源库，并完成元数据的整理和入库。特色档案库既可以根据馆（室）藏数字档案资源不同的形式、内容特征进行组织和归类，又可以按照主题或专题的知识组织方式来形成，然后统一存储于独立的数据库中。各高校档案部门应在全面了解馆（室）藏档案资源的基础上，结合自身实际构建特色档案库。特色档案库的具体表现形式是多样化的，例如，建立在相关教学成果上的教学档案知识库、突出载体特殊性的多媒体档案资源库、展现杰出校友卓越成就的杰出校友档案库等等。特色档案库里的资源要突出“特色”二字，数字档案资源的形式和内容蕴含着特色，数字档案资源的组织方式和呈现方式也蕴藏着特色，只有充分挖掘特色，才能达到建库的目标。因为，当用户面对纷繁的信息而感到无从选择时，我们有责任帮助他们筛选信息，制成精品呈现给他们。

2.竞争抢答系统

竞争抢答系统是借鉴图书情报领域的相关研究引入数字档案资源服务的一个业务操作平台。该平台主要的功能是处理文档的代查代检，提供参考咨询（包括涉及文档内容的相关政策解读等知识服务）、档案信息专题定制与推送等服务。系统的运行原理是，“客户发出的各种服务请求（即服务响应任务），任何一位在线的服务工作人员均可进行抢答，根据抢答结果，分配具体服务人员和服务任务；一旦有人抢到响应任务，任务状态就会实时改变，从而不允许其他工作人员再进行操作。”[6]根据高校档案工作的特点，还可以对该系统进行更具针对性的升级改进。将系统与元数据仓储的统一检索系统集成一块，用户提交请求服务后，系统即刻向有服务权限的相关档案人员机器上发出服务指令，根据抢答结果，确定提供服务的档案人员并分配任务，接受任务后档案人员就应及时回应。当用户要求我们提供现行文件或对文档内容作一些政策解答或深入解读时，形成文件的相关职能部门由于更熟知文件形成的目的，所以更具有发言权，这时由该部门抢答服务更为合适。竞争抢答系统的正常运行及其功能的实现，需要高校档案馆（室）与各职能部门的相互配合和档案人员与兼职档案人员的相互协作。这就突显了多部门共建使用的抢答式系统的个性化服务优势，既丰富了服务手段，又延伸了服务深度。

3.个人数字档案馆

个人数字档案馆是高校档案馆（室）为用户提供个性化服务的平台，用户可以在个人计算机上建立个性化的数字档案资源库。它的设计理念及其服务机理和中国知网的个人数字图书馆类似。个人数字档案馆系统是以用户为中心、用户可操作的、个性化的收集组织档案数字资源的一个门户，即用户从数字档案资源云平台所提供的全部数字资源中，选择自己需要的信息组织在个人数字档案馆中，之后访问个人数字档案馆，获取与此相关的最新内容[7]。在这一过程中，所有的档案资源都在云平台上获得，所有的应用程序操作都在云平台上完成。用户可按需订制数字档案资源、检索平台、检索策略、情报服务、知识服务等，按需设置个性化的显示模板和显示方式。在资源方面，个人数字档案馆支持特定主题的专题档案资源定制，比如，某一科研项目的整套档案定制、某一基建项目的工程档案定制、某一学科（专业）建设的专题档案定制等等都是结合高校档案工作实际设计的系统服务。个人数字档案馆还具备一定的数据挖掘功能，能够分析并挖掘用户以往的信息行为，找出隐藏其中的特点和规律，激发并满足用户对潜在档案资源的需求。用户在创建个人数字档案馆时，平台根据用户的需求层次提供了两种不同的创建方式。一是面向初级用户的默认创建方式，满足其一般性、常规性的服务需求；二是面向中高级用户的自定义创建方式，在服务的深度和广度上全面满足用户要求。用户可以根据实际情况选择适合自己的创建方式。个人数字档案馆开创了档案信息服务的新局面，既满足了用户个性化需求，又体现了数字档案云平台的集成服务，同时，还实现了知识管理思想、方法与档案管理工作的交融，真正达到了以知识管理为导向的高校数字档案资源统一管理、集成服务的要求。

[1]刘丽斌.从知识管理思想的起源探讨知识管理的概念[J].图书馆杂志，2008(6)：2-7．

[2]吕瑞花，俞以勤，韩露，等.科技名人档案知识管理实践研究——以老科学家学术成长资料管理为例[J].情报理论与实践，2011（6）：94-96．

[3]刘伟谦，李华莹.云计算在档案馆中的应用模式初探[J].档案学研究，2012（2）：73-76．

[4]牛力，韩小汀.云计算环境下的档案信息资源整合与服务模式研究[J].档案学研究，2013（5）：26-29．

[5][6]杨立新，王莉娜.科技信息共享云服务机制初探[J].图书情报工作，2013，57（16）：46-50，34.

[7]梁孟华.面向用户的档案信息集成服务模式研究[J].档案学研究，2009（2）：47-50．

＊本文系2014年黑龙江省档案科技立项项目“高校数字档案信息资源集成服务机制研究”（项目编号：HDK2014-14）研究成果之一。

作者单位：南京大学信息管理学院哈尔滨学院档案室