基于价值链的少数民族语言电子文件集成管理模型研究

2016-03-02赵生辉

云南档案 2016年2期

■赵生辉

■赵生辉

基于迈克尔-波特教授的“价值链”理论，本文构建了中国少数民族语言电子文件集成管理体系的架构模型。模型整体上分为三个部分：价值分析、基本增值活动、支持性活动。其中，基本增值活动包括前端控制、单元归档、集成归档和集成服务四个环节，称为少数民族语言电子文件管理的生命周期；支持性活动主要有基础设施、制度体系、组织架构和管理流程四个方面。基本活动和支持活动相互配合，共同完成少数民族语言电子文件集成管理的各项任务，实现管理的各类价值。

少数民族语言电子文件集成管理价值链

一、引言

中国是一个统一的多民族国家，除主体民族汉族外，经过中央政府确认的少数民族共有55个，约占全国人口总数的8%，分布在占全国总面积50～60%的土地上。目前，55个少数民族共使用72种语言，有29个民族有记录本民族语言的传统文字。有的民族使用一种以上的文字，如傣语使用4种文字，景颇族使用2种文字，所以29个民族共使用54种文字[1]。中国政府在各民族地区实行民族平等的双语或多语政策，少数民族文字信息处理研究得到国家相关机构的支持。20世纪80年代以来，国家先后制定发布了蒙古文、满文、维吾尔文、哈萨克文、柯尔克孜文、藏文、朝鲜文、彝文、傣文等使用人口较多少数民族文字的计算机文字编码、字型、术语等方面的国家标准，从1993年起又研究制定了基于ISO10646（Unicode）多文种平面的中国少数民族文字的编码字符集标准，使得这些文字成为最先具备计算机处理能力的少数民族文字[2]。近年来，藏文、蒙古文、维吾尔文、彝文等少数民族文字办公系统在部分地区的政府机构得到了应用；众多的少数民族文字网站在互联网上相继亮相；民族地区广播、电视、出版等文化机构也大多采用兼容少数民族文字的编辑和排版系统；民族古籍和语言文字资料整理过程中也会用到少数民族语言文字处理系统。民族地区信息化建设推进的同时，少数民族语言数字信息的数量也在持续增长，其中具有长期保存价值就是数字信息就属于少数民族语言电子文件（ElectronicRecords）[3]。

少数民族语言电子文件管理是融合了管理、技术、法律、政治、文化等多个领域需求的综合性、复杂性问题，具有环境复杂、目标多重、主体多元、客体多样、技术异构、资源分散、方法综合等特点；在满足真实性、完整性和长期可读性等基本需求的前提下，还需要考虑“跨语种信息共享”、“跨媒体信息整合”和“跨地域协作管理”等特殊需求。作为国家档案事业的组成部分，民族地区按照“统一领导，分级管理”原则建立起来的档案管理机制具有很多优点，却无法从根本上解决少数民族语言电子文件管理面临的重重矛盾，无法有效满足少数民族语言电子文件管理的多种特殊需求，使少数民族语言电子文件处于高风险状态的同时限制了其档案价值的发挥。“集成管理”是从国家战略视角对少数民族语言电子文件管理进行宏观规划和统筹之后提出的新模式。该模式以系统科学和集成理论为指导，在民族地区现有档案事业管理机制的基础上，将境内语种多样、类型丰富、地域分散、技术异构的少数民族语言电子文件视为整体进行管理，建立一体化的制度体系、技术平台、组织架构、流程规范，平衡少数民族语言电子文件管理中的“多元性需求”和“一体性需求”，整合电子文件形成机构、档案管理机构、语言文字工作机构和民族事务管理机构的力量，化解分级分散管理所无法有效解决的诸多矛盾，最终为全国各族人民提供集成、高效、便捷的少数民族语言电子文件利用服务，满足多层次的利用需求。

民族地区信息化建设问题研究正在由关注少数民族语言文字信息处理技术的“信息处理范式”向关注少数民族语言信息资源管理的“信息管理范式”转型，理论体系还不成熟，大多数研究所关注的都是单一语种少数民族语言文字信息管理问题，研究成果所涉及的领域较为分散，大多数没有触及集成管理的核心矛盾和焦点问题。造成这种局面的主要原因在于缺乏较为系统的研究纲领，各类研究的战略一致性难以得到保证。因此，从“顶层设计”的视角研究少数民族语言电子文件管理的整体性战略，构建少数民族语言电子文件集成管理的架构模型，在国家战略层面上确立的少数民族语言电子文件管理的基本原则，将对这一领域研究工作的开展和民族地区的信息化建设产生深远影响。少数民族语言电子文件集成管理是涉及多个领域、多个层面的复杂性问题，为了对整个体系做更好地总结和梳理，本文特引入“价值链”模型进行分析，并基于价值链模型，构建中国少数民族语言电子文件集成管理的架构模型。

二、价值链分析

价值链（ValueChain）是美国哈佛商学院迈克尔·波特教授在其所著的《竞争优势》一书中提出来的[4]。波特教授认为，每一个企业都是设计、生产、销售、发送和辅助其产品的过程中进行种种活动的集合体，所有这些活动可以用一个“价值链”来表明。根据这种思想，他把企业内外价值增加的活动分为“基本活动”和“支持性活动”两大类型。其中，“基本活动”涉及企业生产、销售、进料后勤、发货后勤、售后服务；“支持性活动”涉及人事、财务、计划、研究与开发、采购等，基本活动和支持性活动构成了企业的价值链。根据价值链模型，不同的企业参与的价值活动中，并不是每个环节都创造价值，实际上只有某些特定的价值活动才真正创造价值，这些真正创造价值的经营活动，就是价值链上的“战略环节”。企业要保持竞争优势，就要密切关注组织的资源状态，特别关注和培养在价值链的关键环节上获得重要的核心竞争力。“价值链”理论虽然是从企业管理的角度提出的，实际上它反映的是所有社会组织的共同规律，对信息管理类机构改进管理同样适用。对档案管理机构而言，最终用户能够检索到所需要的档案信息，能够利用档案解决自己的问题，是以档案在生命周期里所涉及的多个部门、多名工作人员的连续工作为前提和基础的，整个过程构成档案管理的“价值链”。而价值链上的各类活动，又可以整体上划分为“基本活动”和“支撑活动”两大类，这个规律对中国少数民族语言电子文件集成管理同样适用。

1.价值体系

少数民族语言电子文件集成管理的价值分为社会价值和价值属性两个层面，社会价值从宏观上反映整个管理体系存在的必要性，价值属性从微观上反映了电子文件要实现社会价值所需要具备的一些特征，反映了少数民族语言电子文件价值实现的过程。社会价值和价值属性紧密联系，社会价值是价值属性实现的终极目标，价值属性是社会机制实现的基础。

少数民族语言电子文件集成管理的社会价值体现在档案、政治、文化、经济、科研等多个方面，最核心的主要有：第一，存史价值。通过一体化的存储和管理网络保存各个少数民族或少数民族相关机构在以计算机等现代信息技术为支撑的社会活动中直接形成的原始记录，保障少数民族语言电子文件的真实性、完整性和可读性，使承载着少数民族语言文化的电子文件可以科学管理、长久传承。第二，利用价值。通过一体化的服务网络，打破因地域和语言文字障碍而导致的交流困难，使少数民族语言电子文件可以被全国各族人民以自己熟悉的语言文字来访问和利用，共享中华民族共同的文化财富。第三，政治价值。通过少数民族语言电子文件的集成管理，理顺少数民族语言文字与国家通用语言文字之间的关系，建立起各民族之间沟通和交流的桥梁，增强各少数民族对中华民族的心理认同感，增强中华民族的凝聚力。

从价值属性的角度来看，任何一份少数民族语言电子文件社会价值的实现都是以其具有必要的价值属性为前提的。少数民族语言电子文件是电子文件的特殊类型，因此其价值属性既包括一般性电子文件所必须具备的特征，也应该具备其特有的一些特征。少数民族语言电子文件的一般性价值属性主要包括：第一，真实性(Authenticity)，电子文件具有可以被证明确实是在对应的社会活动中直接形成并且核心内容保持不变的性质；第二，完整性（Integrity），电子文件从创建的那一刻起，一直未被破坏过，并一直保持着作为证据要求的所有要素；第三，可读性（Readability）是电子文件可以在任何需要的时候具备可以被读取与识别的能力；第四，安全性（Security）是指电子文件在生命周期内没有因为来自载体、系统、环境等因素的影响而发生非法窃取、变更和损毁。少数民族语言电子文件的个性化价值特征主要包括：第一，可获性（Availability）是指信息可以跨越地域被用户以较低的成本、较便捷的方式获取的能力；第二，可懂性（Understandability）是指电子文件具备可以为用户所读取和理解的属性，其中最重要的要是跨越语言障碍；第三，专业性（Professionalism），由擅长特定语种的地区和人员进行专业化管理以保障工作质量。

2.基本增值活动

基本增值活动是价值链当中参与核心价值创造的活动，少数民族语言电子文件集成管理模式的基本活动主要有四项，分别是：

第一，按照统一的原则和要求，进行“前端控制”。电子文件与传统文件不同的是电子文件更加脆弱，如果不提前加以控制，有可能导致记忆完全丧失，因此在对电子文件管理系统的设计阶段就要积极参与。前端控制就是在文件形成之前就提前介入，维护文件的归档质量，将对文件实体的关注转向对文件形成过程的关注。同时，电子文件必须对其形成后在文件管理系统内部的所有加工、传输、处理过程进行管理，必须留下必要的背景信息以维护文件的完整性、可读性和真实性。少数民族语言电子文件的前端控制和全程管理需求需要嵌入到民族地区（事务）电子文件管理当中，例如必须认识到少数民族语言电子文件在民族地区和民族事务管理当中的独特价值，从制度层面将其纳入到必须归档保存的范围；另外，应用软件一定要考虑到多语言处理的需求，支持Unicode，而不能仅仅支持GB2312，以避免多语种共享时可能出现的恶乱码现象；其次，要尽可能选择技术水平较为成熟的应用软件，文件存储的格式要尽可能选择标准格式或者使用较为广泛的格式等等。

第二，按照统一的制度和标准，进行“单元归档”。单元归档时需要对电子文件各方面的状况进行全面鉴定，首先需要判断电子文件的保存价值，根据电子文件保管期限表的要求设定保管期限；其次需要判断电子文件信息的真实性、完整性、可读性以及文件存储载体的性能情况等。经过鉴定环节以后，需要保存的电子文件再根据不同的密级分别保存在不同的系统当中，或者进行脱机保存。同时，要根据标准对电子文件进行元数据著录。少数民族语言电子文件的管理需求在“单元归档”中也应当体现，例如非通用软件产生的电子文件要将电子文件和产生它的软件一同归档；少数民族语言电子文件如果有国家通用语言文字版本，必须将两种版本的文件同时归档等等。

第三，基于统一的分布式网络，进行“集成归档”。“集成归档”是从单元归档后的电子文件中将少数民族语言电子文件进行映射和复制，并提交给分布式网络存储节点进行归档保存的过程。“集成归档”基于电子文件分布式共享网络，该网络是由分布式数据库构成，各个节点的数据库相对独立运行，但是逻辑上又属于同一个系统，可以支持对电子文件的全局检索。“集成归档”意味着将大量的少数民族语言电子文件从各级各类档案馆集中到同一个数据库当中进行保存，因而必须解决好编码转换、元数据整合、格式转换等问题。除了对现有电子文件进行信息集成之外，通过“前端控制”使电子文件各类技术参数趋于标准化，是提高电子文件归档质量，降低集成归档工作量的重要保障。“单元归档”更侧重于保存，“集成归档”更侧重于服务，因此“集成归档”的电子文件只限于已经公开的少数民族语言电子文件，涉密电子文件仍保存在原地点，等解密公开后再进行“集成归档”。

第四，基于统一的支撑体系，提供跨地区和跨语言的“集成服务”。除了要建立分布式共享网络之外，集成管理体系中还要建立不同语种的“可读性支持中心”和“共享性支持中心”，提高系统的整体绩效，避免重复建设。例如藏语电子文件分布于我国的西藏、青海、四川、甘肃、云南等省区的档案馆中，可以在西藏建立“藏语电子文件可读性支持中心”，收集并保存所有与藏语言信息处理相关的技术标准、系统软件和应用软件，配备专业的服务力量，除了为西藏自治区服务以外，也可以为其它省区的藏语电子文件提供读取、迁移、仿真等可读性支持服务。此外，目前计算语言学研究当中，机器辅助翻译大多基于大规模双语对齐语料库，每个省区独立为每个语种建立对齐语料库是不经济的，也不现实的。因此，可以从全局规划，如在西藏建立“汉语-藏语双语对齐语料库”，在内蒙古建立“汉语-蒙古语双语对齐语料库”，在新疆建立“汉语-维吾尔语双语对齐语料库”、“汉语-哈萨克语双语对齐语料库”和“汉语-柯尔克孜语双语对齐语料库”等，这些语料库除了为本省区的电子文件管理提供服务以外，也向其他省区使用同一语种的电子文件提供机器辅助翻译服务。

3.支持性活动

支持性活动是价值链中不直接参与价值创造，而是为创造价值的基本活动提供支撑的活动，离开了支持活动，基本活动的效果也会受到影响，甚至无法实现。中国少数民族语言电子文件集成管理的支持性活动主要有：第一，基础设施建设。少数民族语言电子文件集成管理在前端需要有少数民族语言文字信息处理技术的支撑，特别是少数民族语言电子文件管理的相关软件系统较为缺乏。后端的集成管理平台必须以互联网为基础，必须保障各个分中心之间的网络通畅。基础设施建设与国家信息化建设总体规划相适应，按照循序渐进原则逐步推进。第二，制度体系建设。少数民族语言电子文件集成管理是涉及多个领域的综合性问题，必须有一系列制度作为保障，主要有民族区域自治、少数民族语言文字管理、民族地区档案管理、电子文件管理等领域的法律、规章、标准和其它规范性文件。第三，组织架构建设。少数民族语言电子文件集成管理需要在国家现有的档案管理体制的基础上，构建起跨地区、跨语言的综合性管理机制，成立统一的协调和管理机构，配备相关的技术和管理人员，同时研究各个民族地区相关人才的保障问题。第四，管理流程建设。少数民族语言电子文件集成管理意味着管理模式从最前端就要考虑到全国共享的问题，管理流程自然会与传统环境下的管理流程有所不同。特别是涉及到要将少数民族语言电子文件导出复制后集成归档，原始电子文件与集成归档后的电子文件之间的关系协调也需要流程来保障。

三、模型构建

1.架构模型

根据上述分析，建立中国少数民族语言电子文件集成管理的架构模型如下：

图1少数民族语言电子文件集成管理的架构模型

如图1所示，中国少数民族语言电子文件集成管理体系的架构模型整体上分为三个部分：价值分析、基本增值活动、支持性活动。其中，基本增值活动包括前端控制、单元归档、集成归档和集成服务四个环节，由于这四个环节整体上体现了少数民族语言电子文件管理的生命周期，因此，本文将基本增值活动的过程称之为中国少数民族语言电子文件集成管理的“生命周期”。支持基本增值活动的因素主要有基础设施、制度体系、组织架构和管理流程，统称为“支持性活动”。

2.研究体系

根据图1所示的架构模型，少数民族语言电子文件集成管理研究主要关注以下问题：

第一，少数民族语言电子文件管理需求调研与建模。基于电子文件在档案、政治、文化、经济、科研等领域应用现状，从国家层面上确定少数民族语言电子文件集成管理的战略定位。在大规模实际调研的基础上，分析和总结少数民族语言电子文件管理的基本需求和特殊需求，提出系统性的需求模型和功能需求清单。

第二，少数民族语言电子文件集成管理的战略规划。以档案资源开发利用理论、文件生命周期理论、电子文件管理理论、跨语言信息管理等理论为基础，借鉴欧盟墨卡托网络的成功经验，以多元一体思想为指导思想，按照系统集成理论的基本原理，对少数民族语言电子文件管理体系进行系统分析，构建基于价值链的中国少数民族语言电子文件集成管理架构模型。

第三，少数民族语言电子文件集成管理的生命周期。从前端控制、单元归档、集成归档和集成服务四个阶段全面分析少数民族语言电子文件集成管理的主要环节：前端控制阶段重点关注少数民族语言电子文件编码方案、存储格式、数据结构的标准化问题；单元归档重点关注少数民族语言和国家通用语言的双语著录、非通用软件和硬件系统的归档留存等问题；集成归档阶段主要关注基于分布式数据库的电子文件存储体系、可读性支撑中心、信息安全等问题；集成服务主要关注少数民族语言电子文件跨媒体数据集成、基于双语对齐语料库的少数民族语言电子文件机器辅助翻译系统、少数民族语言电子文件跨语种信息共享、集成服务平台建设等问题。

第四，少数民族语言电子文件集成管理的支持体系。分析与集成管理生命周期所对应的基础设施建设、法律制度体系、组织机构设置和管理流程设计等问题。

第五，少数民族语言电子文件集成管理的推进策略。分析在中国民族地区当前的社会环境下利用各类资源逐步推进集成管理体系建设的规划先行策略、分类管理策略、阶段推进策略等问题。

四、研究结论

少数民族语言电子文件集成管理是一个涉及多领域、多部门的综合性、复杂性问题，要满足真实性、完整性、可读性、安全性保障的基本任务，还要满足可获性支持、可懂性支持、专业化管理等特殊需求，实现“多元性”需求和“一体化需求”的平衡。基于迈克尔-波特的“价值链”理论，本文构建了中国少数民族语言电子文件集成管理体系的架构模型。模型整体上分为价值分析、基本增值活动、支持性活动三个部分。其中，基本增值活动包括前端控制、单元归档、集成归档和集成服务四个环节，称为少数民族语言电子文件管理的生命周期；支持性活动主要有基础设施、制度体系、组织架构和管理流程四个方面。基本活动和支持活动相互配合，共同完成少数民族语言电子文件集成管理的各项任务，实现管理的各类价值。

[1]中国教育部网站，http://www.moe.edu.cn/ edoas/website18/level3.jsp?tablename=1266&infoid=4795

[2]戴庆厦等编，中国各民族文字与电脑信息处理[M].北京：中央民族学院出版社，1991.

[3]赵生辉.中国少数民族语言电子文件管理初探.档案学通讯[J].2011（2）:61.

[4][美]迈克尔-波特著，陈小悦译，竞争优势[M]，北京：华夏出版社，1997.

[5]赵生辉.中国少数民族语言数字信息分布式共享研究.情报资料工作.2011（3）：57-61.

[6]赵生辉.中国少数民族语言电子文件管理的战略思考.中国档案.2011（5）：p34-36.

[7]费孝通编著.中华民族多元一体格局[M].北京:中央民族学院出版社，1989.

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[9]刘家真等著.电子文件管理理论与实践[M].北京:科学出版社，2007.

[10]李宝山，刘志伟著.集成管理——高科技时代的管理创新[M].北京:中国人民大学出版社，1998.

[11][德]奥古斯特-威廉·希尔著.李清，张萍译.集成的信息系统体系结构（ARIS）——经营过程建模[M].北京：机械工业出版社，2002.

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