项目沟通管理在安防系统建设项目管理中的应用

胡绍波

（中国人民银行昆明中心支行，云南昆明650021）

项目沟通管理在安防系统建设项目管理中的应用

胡绍波

（中国人民银行昆明中心支行，云南昆明650021）

安防系统建设项目是一个复杂度高、涉及单位多、实施周期长、技术开发和用户需求相结合的大型信息系统集成项目，项目干系人众多。通过运用系统集成项目沟通相关理论知识，然后指导安防系统项目建设，最终取得了很好的效果。

项目沟通管理；安防系统；项目干系人；绩效报告

引言

安防系统是各级单位根据自身业务需求，针对重点要害部位的安全，所建立的以视频、报警、门禁及语音对讲等设备为主的网络集成联动防范系统，规范了各单位安全保卫工作，提升了安全防范能力，实现了安全保卫工作的信息化管理。安防系统建设要求将各种硬件设备、网络系统、软件系统和业务等有机的结合，最终形成一个满足用户实际应用的完整系统。目前，不少单位的安防系统不仅要求辖内各分支机构本地安防系统各子系统之间的联动控制，且要求实现省—市—县三级远程联网，使得上级单位可对下级单位进行非现场检查，监督各单位业务办理过程，及时通报业务办理过程中出现的风险隐患。安防系统建设项目是一个复杂度高、涉及单位多、实施周期长、技术开发和用户需求相结合为特点的大型信息系统集成项目。在项目实施过程中，需要众多人员的参与，在集成调试后需要通过用户的验收。由于项目涉及的干系人众多，沟通管理的好坏决定了项目的成败。

1 项目沟通管理重要性

在世界经济日益全球化的今天，沟通的重要性越来越被人们所认识。沟通是人们分享信息、思想和情感的过程。在一个具体的项目中，项目干系人之间的沟通贯穿项目始终。与信息系统项目成功有关的三个主要因素是用户参与、管理层的支持和需求的清晰表达，所有这些因素都依赖于拥有良好的沟通技能[1]。项目沟通管理是指为确保项目信息及时且恰当地生成、收集、发布、存储并最终处置所需的各过程[2]。在任何一个信息系统项目中，项目经理最重要的工作之一就是沟通管理，通常花在这方面的时间占到全部工作的75%～90%。可以说，沟通是保证项目计划合理性的基础，是推动项目执行的基础，是监督与控制的基础，是做好协调、保证良好配合的基础，是防范风险的重要手段，是减少冲突的润滑剂，是化解冲突的良方。由此可见，作为PMBOK“九大知识领域”的重要组成内容，沟通管理在项目管理过程中扮演着重要角色。许多专家认为项目尤其是IT项目失败的重要原因是沟通的失败[3]。项目经理和他们团队尤其是和高层管理人员及其他干系人进行良好的沟通至关重要。

2 安防系统建设项目沟通管理的难点

项目干系人众多，且对项目的影响各不相同。安防系统建设涉及到项目建设方、最终用户方、系统集成商、各种硬件设备提供商、系统网络建设方和软件提供商等多方的领导和管理使用人员。

项目干系人之间，在对待项目的问题上，可能存在着差异甚至是冲突。如何平衡不同干系人之间的期望，是项目沟通管理的主要问题。

不同的项目干系人需要不同的项目资料，不同的阶段需要的信息也不同。项目管理者在项目的不同阶段，均要按照不同干系人的需求，及时、准确地提供所需要的项目信息。

3 安防系统建设项目中的沟通管理方法

一般而言，在一个比较完整的信息系统沟通管理体系中，应该包含以下几方面的内容：沟通管理计划编制、信息分发、绩效报告和项目干系人管理。

3.1 沟通管理计划编制

该阶段确定项目干系人的信息和沟通需求。明确哪些人是项目干系人，他们对该项目的期望和影响程度如何，谁需要什么信息、什么时候需要以及怎样获得等问题。也就是说，沟通的结果应当通过什么形式，向谁汇报、由谁执行、由谁监督以及使用什么方法来发布等[3]。

根据项目实施的不同阶段，调整识别不同阶段的关键干系人，细化项目的管理策略，完善沟通计划。在项目立项阶段，通过与用户方领导和管理人员的沟通，讨论了用户方相关的管理流程，尽快获得了系统需求；通过与项目方领导和管理人员的沟通，取得了项目方领导对项目建设方案的认可，使得项目成功立项。在项目采购阶段，通过与项目采购部门及招标代理机构人员的的沟通，使得他们对安防系统建设的项目情况有了清晰的认识，根据项目的需求制定了详细的招标文件，为项目的顺利采购奠定了基础。在项目实施阶段，关键的干系人是系统集成商，另外硬件设备提供商、用户方、软件提供商等也是重要的干系人。制定与各方人员沟通管理计划，确定沟通的时间和方式，为项目顺利实施提供了保证。在试运行阶段和验收阶段，制订与最终用户的沟通管理计划，顺利完成了最终用户的初步验收测试和最终验收测试，以及对用户的培训工作等。另外，在项目整个实施阶段，确定每周五下午周例会制度。为确保会议的高效，每次会议前都收集各用户方的反馈信息，及时发布会议通知，明确会议的目的、时间、地点、参加人员、会议议程和议题，并下发会议资料，以便大家提前准备，有效地节约会议时间。最后，在会议结束前进行总结，重申会议决议。

3.2 信息分发

信息分发使需要的信息以合适的方式及时发送给项目干系人。及时有效地分发项目干系人所需要的信息是项目沟通的关键[4]。

项目中采用定期汇报、阶段评审和重大问题报告评估三种形式报告项目进展情况。在沟通计划和沟通需求表中明确了信息的接受对象、信息的格式和分发方式，并规定了何时分发这种信息。根据沟通对象、沟通需求的不同，设置的沟通方式也不同。另外，建立沟通反馈机制，保证沟通的有效性。在项目实践中，采用了适当的沟通方式，运用了有效的沟通技巧，并不一定就能得到准确的回应，因此，对于重大问题的沟通或者多人之间的沟通，要求信息接受方对信息的沟通结果进行确认和复述，以确保信息的正确和有效。

3.3 绩效报告

绩效报告收集和传播项目执行信息，包括状况报告、进度报告和预测。项目干系人通过审查绩效报告，可以随时掌握项目的最新动态和进展，分析项目的发展趋势，及时发现项目进展过程中存在的问题，以便采取措施。

由于各项目干系人的沟通需求不同，设置了不同的绩效报告模板，但均需由项目管理小组审核并发布。针对项目方高层领导的绩效报告，主要目的是报告项目的执行进度、执行效果，需要简要的描述项目进展状况、所取得的项目效果和项目预计完成的时间等项目宏观信息。针对用户方和系统集成商的绩效报告，主要目的是通报项目的执行情况，执行中存在的问题及解决办法，以及下一步工作计划、工作要求等。针对用户方和系统集成商的绩效报告虽然所包含的内容大致相同，但是所站的角度和立场不同，所以二者之间也是不一样的。针对系统集成商的绩效报告，不仅关心项目的总体进展情况，也关心项目过程中的具体信息，要求较详细。绩效报告的发布均由事先确定的接口人分别发布，保证了发布信息的统一和一致，保证了沟通的效率和效果。

3.4 项目干系人管理

项目干系人管理是对项目沟通进行管理，以满足信息需要者的需求并解决项目干系人之间的问题[4]。积极地管理项目干系人，提高项目因为项目干系人之间存在未解决的问题而偏离的可能性，提高操作人员的能力，避免他们在项目进行期间分崩离析。

在该项目管理中，与单位领导及单位内部其他部门的沟通主要采用面对面方式，以方便快速解决问题。与上下级单位的沟通，由于各单位分布较广，不可能采取面对面的沟通方式，通常采取电子邮件的方式沟通，明确工作内容和工作计划，必要时电话沟通。与系统集成商沟通，通常采用电子邮件、电话的方式进行方案的沟通，初步沟通后再约定时间，进行面对面的会议沟通，最后签字确认。

4 结语

回顾安防系统建设项目管理的过程，以信息系统项目沟通管理相关理论为指导，灵活运用相关的沟通方法，对内沟通增强了组织战斗力，对外沟通营造了良好的运作环境，对项目的顺利实施起到了很大作用。

[1]肖华.论信息系统项目沟通管理[J].华南金融电脑,2008(6):76-77.

[2]王勇,张斌译.项目管理知识体系指南[M].北京:电子工业出版社, 2008．

[3]柳纯录.信息系统项目管理师教程：第2版[M].北京:清华大学出版社,2008.

[4]刘春红.浅谈医院信息化项目的沟通管理[J].医疗装备,2011(4): 64-65.

（编辑：刘楠）

Application of Project CommunicationsM anagement in Project M anagement of Security and Protection System Construction

Hu Shaobo
(Kunm ing Central Sub-branch,The People’s Bank of China,Kunm ing Yunnan 650021)

The project construction of security and protection system is a large-scale information system integration project.It is a complex system,which involves many company and long implementation cycle,and combines technology development with user requirements.Through the use of related theory and knowledge of system integration project communication,and the project construction of security and protection system is guided,and finally good results are achieved.

project communicationsmanagement;security and protection system;project stakeholder;performance reports

TU712

A

2095-0748(2016)23-0119-03

10.16525/j.cnki.14-1362/n.2016.23.57

2016-11-15

胡绍波（1982—），男，云南江川人，硕士研究生，工程师，研究方向：项目管理和计算机应用。