做好接待外方拍摄管理工作的思考

2016-02-28付为民

西部广播电视 2016年4期

关键词：拍摄管理

付为民

（作者单位：中央电视台海外传播中心）

做好接待外方拍摄管理工作的思考

付为民

（作者单位：中央电视台海外传播中心）

摘要：接待工作是一项服务性较强的工作，对外国来宾的接待工作更要注重服务的意识和服务的质量，它在一定程度上体现了接待方的管理水平好坏、协调能力大小和管理效率高低。同时，它还代表了一个国家的形象。对外宾的接待工作应该讲究细化，即在每个环节上精益求精、力求完美，这样才能体现出中方的热情与诚意及得到外宾的一致认可。本文从接待外宾工作中所存在的部分问题出发，分析了接待外宾工作中应注意的问题及做好接待外宾工作的具体措施。

关键词：外宾接待；拍摄；管理

1 接待外方综合协调工作中存在的主要问题

1.1 突发性事件较多，影响工作效率

在对外方接待工作中，有大量工作属于突发性、紧急性事件，此类事情无法提前规划和安排。对接待工作人员来说，主要工作内容还是按照提前安排好的接待流程进行，一旦出现突发性事件或外宾有额外的需求，接待人员的工作便很容易处于一个忙乱和无序的状态，这大大影响了综合部外宾接待工作的效率和发挥协调与服务作用。[1]综合部的协调工作属于流程作业，这种工作性质需要接待工作人员具有高度的责任感、丰富的接待经验和对工作的积极主动性，才能确保接待工作顺利进行。

1.2 岗位职责难明确

办公室接待工作中普遍存在一个问题，由于突发性事件较多，导致有的岗位工作内容繁重，有的岗位工作内容不饱和，岗位职责也难以明确，降低了整个接待工作的效率。同时，接待工作需要处理的细节性问题较多，比如外宾临时找接待人员帮办某件紧急事情，或对下榻的环境有异议等，都需要接待人员主动帮助解决这类问题，对这种临时性紧急要求，可能不属于服务这位外宾接待人员的岗位职责，但出于接待礼仪，接待人员必须额外处理这类紧急性事件。

1.3 模式较为粗放

综合部的接待工作属于服务性较强的综合型工作，接待外宾的工作内容需要从外宾的“食、住、行、用”等多方面考虑。优秀的接待人员会提前了解每位外宾的生活、工作习惯及各种喜好，并根据每位外宾的这些特点，制定个性化服务方案，同时，根据多年工作经验，提前做好应对突发性事件的措施。但由于接待工作的岗位职责难以明确，接待人员往往缺乏工作主动性和较强的服务意识，工作模式较为粗放，在繁重紧急的接待工作中，仅仅是忙于应付，将大量的时间和精力放在了处理日常突发性事务中。

2 接待外方拍摄工作中应注意事项

2.1 重视礼宾工作

在接待外宾工作中，很多人认为礼宾工作非常简单和单调，甚至有些琐碎。但长期从事接待服务的工作人员或经历过被接待的人员就会知道，礼宾工作是完成所有重大外交任务必不可少的重要环节。它需要有很强的政策性和很细致的工作作风，更需要有高度的责任心。礼宾工作稍有疏忽，便会在外宾面前制造尴尬或造成很坏的对外影响，在中国历史上就有几次外宾接待工作，在礼宾方面出现疏忽，给陪同领导和外宾造成尴尬的现象。1964年，越南总理范文同率党政代表团访华，并参加中华人民共和国成立15周年庆祝活动，在访华过程中，接待人员安排了在火车上就餐的活动，但工作人员却忘了通知下榻饭店将食物送到火车上，致使陪同领导和越南总理没能吃上丰盛的早餐，给中国陪同团造成了难以言状的尴尬。[2]接待外方工作就像一部机器，而礼宾工作则是这部机器的一个重要组成部分，只有机器的各个部件顺利运转，才能生产出优质的产品。

2.2 准确翻译两国语言

两国进行文化交流，必不可少的中间人就是翻译人员。翻译人员是连通两国友好关系的桥梁，同时也是两国形象和文化实力的代表。在对外交流过程中，对译员最基本的要求即是准确翻译两国语言，将发言人的说话意图完整、准确的传递给听众。但译文想要达到较高的准确度，需要翻译人员熟练掌握目标语言的文化背景，发言人的说话态度、语音语调、说话停顿次数等，才能较为准确的选择对应译语，[3]不至于因为文化背景和用词习惯等的不同，给两国关系造成一定的影响。

2.3 找准角色定位

接待工作人员应将自己定位为服务人员，不管是为外宾安排食、住、行或办公用品，还是做中外两方的沟通协调工作，都需要有较强的服务意识。在接待工作中，为外宾安排食、住、行等工作，并不是一件简单、易操作的事，如果是粗放型的为外宾预定星级酒店、提前在约定的地方接送外宾、提前为外宾安排工作行程等，那这份接待工作可以定位为简单、具体和没有技术含量的事情。但是，优秀的接待工作需要考虑更多的细节，为客户安排有创新性的活动，考虑每一位外宾的特点，用出色的服务体现出接待人员的专业素养和细心热情的态度，让外宾感受到中方的诚心与诚意。[6]

3 做好接待外方拍摄工作的具体措施分析

3.1 提前准备接待工作，充分考虑细节安排

正所谓“未雨绸缪，有备无患”，对接待工作而言，也正是如此。提前做好外宾接待准备，才能确保接待工作顺利能顺利开展。首先，综合部在接到来访者通知后，应立即向上级领导通报，并着手了解来访者具体情况，主动与对方取得联系，清楚掌握来访者人数、性别、年龄、身份、联系方式和安排等，并制定出相关来访人员明细表，在对方时间方便的情况下与对方沟通，了解对方在食物、住房、行程等方面有什么特殊要求或有所顾忌的细节等，根据不同人员的特点，做好充分的准备工作。其次，根据来访者的具体信息，做出精细化的接待方案，具体分配相关接待人员和接待人员的工作职责，并着手安排所需的材料、迎接工作、食宿宴请、座谈参观、安全保卫、宣传报道、拍照留念、结束送行等工作。最后，在严格地组织协调工作和方案制定完毕后，送至领导审查评定，并及时通知相应的接待工作人员，明确告知其具体内容及职责，确保接待人员在接待工作中有章可依，有条不紊的顺利开展接待工作。[7]

3.2 热情、细致地完成接待工作

在具体的接待过程中，要将工作精细化，具体到每一个细节的处理。

首先，对迎宾工作环节，综合部要提前安排好车辆，并根据来访者不同的地位和身份，安排不同的接待人员迎接，接待人员一定要提前到达约定地点，以示诚意与礼貌。接到来访者后，接待人员要主动向来访者介绍具体的行程安排，使来访者对自己的行程有一个大致的了解，同时，接待人员还应主动征求来访者的意见或建议，进行充分考虑后，决定是否临时更改行程安排，在整个迎宾过程中，接待人员一定要保持热情的服务态度，积极主动地为来访者介绍相关情况。[4]

其次，在会议接待环节，接待人员根据与会人员数量提前安排好会议地点，选择合适的会议房间，以及提前准备会议所需材料和物品。对待房间的选择，要充分考虑房间的大小与与会人员数量的匹配度，提前调配好房间的光线、温度、会议音响和多媒体播放设备，同时注意房间内茶饮的供应、座位的摆放、花草盆景的摆放等，对茶水的选择还需根据不同的季节，不同人员的特点等选择合适的茶水，尽力为来访者打造一个舒服、适宜的会议环境。[7]

再次，在食宿安排环节，接待人员根据来访者的具体信息，了解不同的来访者对食宿方面有什么特殊要求，根据这些特点尽量给来访者安排合适的食宿，同时，将就餐安排、房间号、下榻酒店周边环境、周边交通、日程安排和作息时间等一并送到来访者手中。[5]在对来访者的饮食方面要注重卫生，综合部工作人员可以适当跟酒店经理特别交代或请求进入酒店后厨查看一下卫生情况，同时，特意嘱咐酒店接待人员对来访者的某些食物禁忌要多加留意，在食物安排方面可以适当突出地方特色，给来访者耳目一新的感觉，也能激起来访者对中国食物的兴趣和食欲。对就餐安排，则可结合来访者不同的饮食习惯和来访者身份地位安排座位序号，使来访者通过食宿的安排感受到接待人员的精心服务。

最后，在送行礼仪环节，来访活动结束后，接待人员应提前安排好送行车辆，并通知司机提前在来访者下榻的酒店前等候，综合部接待人员应陪同来访者一同前往机场、车站或码头。在来访者登机、上车或上船前，根据不同国家的礼仪特征做好送行礼仪或按一定的顺序与来访者一一握手话别，让来访者感觉整个接待过程亲切、热情、细致、舒适。[8]

3.3 及时、全面地做好工作总结

在接待工作完成后，综合部应及时地对此次来访工作进行全面总结，对工作中表现出色的方面，应继续保持，对有问题的部分，进行反思，力求在下一次接待工作中改进，并取得进步。同时，综合部还应不断探索和创新接待方式，将接待工作做得更加精细和完美。只有对每次接待工作进行全面深刻的总结和不断探索创新，才能不断积累接待经验，提高接待服务质量，使接待工作得到外宾的认可。[9]