浅析即时通讯软件在教务管理中的应用

李海菁

【摘 要】将即时通讯软件引入教务管理工作，实现通知传达、文件资料共享、信息沟通和公众信息发布等，有助于以管理者为中心开展建设性工作，有助于信息互联和资料共享。但此类软件对硬件有依赖，对个体的信息技术素养有要求，安全保密性和真实可靠性难以全面保障，软件的稳定性和功能性难以周全。即时通讯软件仅仅是一种信息沟通的辅助手段，在教务管理工作上，仍然需要回归管理工作本身。

【关键词】即时通讯软件；教务管理；应用

0 概述

即时通讯软件是以软件为工具，依靠互联网和移动通信平台，通过多平台、多终端的通信技术，以多种信息格式来实现同平台或跨平台的高效率、低成本的综合通信沟通服务[1]，其代表产品有QQ、微信、MSN、Skype等。此类软件就内在技术而言随着信息技术和互联网的发展而迅速发展。与此同时，随着社会的发展，社会活动越来越丰富，社会个体和工作团体的需求越来越广泛并个性化。这些需求使即时通讯软件对各种实践活动的帮助在涉足的范围上越来越广，程度上越来越深并且越来越贴近现实，即时通讯软件的“工具”作用越发显现。

高校教务管理工作在以传统的、单机化的信息工具来提高工作效率的同时，更可利用互联的、移动的即时通讯软件来改进工作方法，使工作更为有效和高效。

首先，教务管理工作具有严谨和时效性强的特点，将即时通讯软件引入教务管理工作，为从业人员提供必要的技术平台和信息支持，有利于迅速提高工作效率，实现工作的主动性、灵活性和创造性，加强信息沟通与共享，减少差错。其次，教务管理工作繁忙琐碎，教务管理人员负责沟通和协调各教学部门间的人力、物力等，信息互通十分频繁。通过即时通讯软件能够使工作个体之间更为科学地关联在一起，使教务管理工作减少内耗，从而使工作更为高效。再次，教务管理人员工作压力大、工作任务重，有各自的工作职责和工作范围，或多或少存有一定的封闭性，即时通讯软件有助于建立教务管理人员的团队协作精神。当然，随着此类软件的广泛使用，随之而来的安全性、稳定性等诸多问题也需要引起足够的重视。

1 即时通讯软件在教务管理中的具体应用

以笔者所在的金陵科技学院为例，以QQ为代表的即时通讯软件目前已广泛应用于学校管理的方方面面：如教务管理、学生工作管理、党务管理、人事管理、科研管理、行政管理等等。各二级学院从事相同岗位的工作人员自发组建QQ群，所在群的管理人员一般亦为该项工作的学校管理人员，如教务处、学生处、组织部、人事处和科研处的管理人员。以QQ群为技术依托，各部门工作人员沟通信息、下达通知、反馈处理结果、共享文件等常规管理工作得以实现。以本校教务管理工作为例，学校的教务管理主管部门是教务处，负责调度、指挥和协调全校教学管理工作。全校有商学院、人文学院、基础课部等近二十个二级学院，在教务处的管理下开展教务工作。“教务人员交流”QQ群是其开展日常管理工作的载体。该群创建于2009年，其成员以教务处各科室的工作人员和各二级学院从事教务管理的教务秘书为主，现成员数已有60余人。

1.1 通知传达

学校教务主管部门将内部的日常工作通知在QQ群中发布，让二级学院所有教务秘书周知，教务秘书反馈收悉状况，从而形成信息环路。同时避免了内部工作通知在公共网站上发布所造成的不必要的麻烦。例如：教务处在QQ群中发布编排下学期课表的通知，该通知可以文字、表格等多种形式呈现，各二级学院教务秘书能够实时收取并反馈确认收悉，从而使教务处掌握发送和接收状况，确保信息发送不遗漏，提高了通知传达的效率。由于课表编排或者考试编排属于内部管理事务，涉及的信息较敏感，不便在公共网站上发布，通过QQ群发布则很好地避免了这一点，仅限内部人员下达上传，确保了信息的内部权限。

1.2 文件资料共享

QQ群的一个重要功能是文件共享，文字、表格、图片、视频等多种格式的文件均可置于共享文件内供所有群成员采用。除上述通知可被共享外，工作中常用的固定格式表格、文本等亦可共享并被内部采用。例如：在课表编排阶段，针对更换任课教师的操作，教务处可将更换教师申请表置于共享文件内，供需要的二级学院下载使用，这样既统一了格式，又方便了二级学院开展工作，同样亦限定了共享文件的使用范围。

1.3 信息沟通

该信息沟通是一种松散的信息沟通，不需要以通知的形式上传下达，亦不需以文件的形式共享，仅仅是一种简单的信息交流形式。同样以课表编排工作为例，现实中教务秘书往往会遇到如下情况：某教师在本学院上课，由本学院教务秘书根据约定编排上课时间，同时该教师也在其他二级学院上课，由其他二级学院教务秘书排课，此种情形需要两个学院的教务秘书沟通并确定排课时间。而这种沟通无需以通知或文件共享的形式实现，只需要在QQ群中以点对点聊天的形式即可完成，而且更为重要和便捷的是，可以在消息记录里留下信息以备忘。

1.4 公众信息发布

除了固定终端使用QQ实现上述功能外，移动终端的手机QQ也是重要补充，基本可以实现全天候的在线状态以确保信息不遗漏。除此之外，近年发展迅猛的微信手机客户端软件也越来越多地渗入到教务管理工作中。以本校为例，2015年1月，为配合第五次教学工作会议的召开，教务部门创建了“金科院第五次教学工作会议”的微信公众号，通过该平台，参会人员在手机上便可查看会议通知、会议班车及时间安排、会场及签到处示意图和会议的重要文件等，极大地方便了教务人员的会务安排和参会人员的信息获取。

2 即时通讯软件在教务管理使用中的积极方面

2.1 有助于以管理者为中心开展建设性工作

即时通讯软件使用形式喜闻乐见，有助于团队协作精神的养成，有利于激发工作者的积极主动创造性和个性化，有利于建立融洽的个体工作关系。教务管理工作QQ群从一开始便是自发形成。首先，QQ软件最初并不是为工作而诞生，它最初仅为便于网友间交流信息的通讯软件，软件所蕴含的氛围是轻松的。其次，QQ群与工作相关联是自发的，最初并无行政通知或指令等形式要求建立和加入，加入只会更方便，不加入则不便。因此，依托QQ群交流工作信息，实现某种管理功能在一定程度上是轻松的。管理人员除了工作之外，可以在QQ群上用文字或图片等形式放松心情、联络感情甚至是发牢骚，只要符合网络交流的一般规则，并无其他约束性事项来限制教务管理人员在QQ群上的信息内容，这一点是其他专用工作软件办不到的。例如，教务秘书在工作繁忙、工作压力大时可发送一些轻松幽默的文字、图片、视频等，这样在客观上调适了教务人员的心理，有助于工作效率的提高。再如，教务秘书可在QQ群上交流个人工作心得体会，提出工作意见和建议，寻求他人帮助并得以解决，从而激发教务管理人员的主动性、创造性和团队协作精神。

2.2 有助于信息互联和资料共享

个体与团体之间的文字对话、邮件通信、语音通话、视频交流、文件传输和图片发送，以及在此过程中的各种活动均可记录、保存与备忘。信息媒体的形式是多种多样的，而且任何操作及信息都会留有记录，这是QQ群操作的一大优势，极大地便利了教务人员对信息的使用、记录、保存与备忘。在即时通讯软件介入教务管理工作之前，信息沟通的主要方式是电话、电子邮件或者单方向的网站信息发布，它们的劣势显而易见：电话主要是语音，媒体形式单一且不便备忘；电子邮件效率较低；网站信息发布是单向的，效率也较低。而通过QQ群管理日常教务工作，可以排除上述传统信息交流的劣势。例如可以实时传递文本、表格、图片，可以实现语音和视频，可以兼容电子邮件形式，教务秘书可以查看此前任何一天或任何一次消息记录，所有教务管理信息得以记录和备忘。

3 即时通讯软件在教务管理使用中的消极方面或需要注意的问题

任何事物都是一分为二的，在看到即时通讯软件给教务管理工作带来便利的同时，也应看到此类软件的劣势：

3.1 对硬件的依赖和对个体信息技术素养的高要求

和其他软件一样，在使用上很大程度要依赖于硬件的支撑和软件使用者本身的技术素养。在现实中，当电脑出现硬件故障，或者电脑、手机处于断电状态，如果过分依赖于即时通讯软件管理日常教务事宜，整个工作将会处于停滞状态。因此在使用此类软件的同时应做好传统管理形式的备份。

3.2 安全保密性和真实可靠性难以全面保障

QQ等即时通讯软件并非专业办公软件，在安全性、保密性和真实可靠性等方面必须加以考虑，不能将所有的教务管理事宜都通过QQ群来实现，尤其涉及考务管理、试卷管理等方面。因此有如下不成文的规则需要遵守：群成员的加入必须有管理员的审核，排除无关人员进入；通知的发布需要主管部门审核，不能随意发布；考务等敏感信息禁止通过即时通讯软件传递和管理；重要信息仍需传统形式沟通。

3.3 软件的稳定性和功能性难以周全

软件功能固化，软件使用的稳定性、常态性和回执性难以保证。由于QQ等即时通讯软件并非定制软件，仅仅是一种大众化的通讯软件，因此就专业工作而言，功能较单一，无法个性化地适应专业工作，它的定位仅仅是一种工作上的辅助工具。同时软件的稳定性也要考虑，避免由于软件方的原因，如网络服务中断、故障或限制等对工作造成影响。另外也需看到，由于各种主客观原因，QQ群的成员是松散的，无法要求或保证所有成员在工作时间全部在线，因此工作的可靠性、常态性和回执性也需要充分考虑。

4 结语

在使用此类即时通讯软件管理教务事宜并体验其便捷的同时，应充分认识到教务管理工作的本体是管理者，专业办公软件（如教务管理系统）是工具，即时通讯软件仅仅是一种信息沟通的辅助手段，在教务管理工作上，仍然需要回归管理工作本身。

【参考文献】

[1]孙翌，编著.IM（即时通信）技术在图书馆中的应用[M].上海：上海交通大学出版社，2010：1.

[责任编辑：王楠]