论谈判会的筹备与组织技巧

何占华

(江西旅游商贸职业学院，江西 南昌 330000)

论谈判会的筹备与组织技巧

何占华

(江西旅游商贸职业学院，江西 南昌 330000)

谈判会的筹备与组织工作通常是由做东的谈判方承担的。东道主可以是谈判会的发起者，但发起者可以不是东道主。如果发起方在谈判会的筹备和组织中运用恰当的策略与技巧，会给谈判各方带来意想不到的收获。本文试图分析谈判会的筹备工作与组织工作的内容以及在谈判筹备与组织中如何运用相关的谈判策略与技巧。

谈判会;筹备;组织;策略与技巧

谈判作为一种人类交际活动，是谈判各方为了解决彼此的矛盾和冲突，在相互协商和妥协让步的基础上，达成一致意见并签订协议的行为过程。然而，这个谈判的过程是具体的，它必须是在一定的时间和一定的地点进行的。谈判选择在何时和何地进行，是谈判筹备工作的内容；谈判会在何时何地举行，则是谈判的实施过程。在谈判会的筹备和组织中，贯穿着一系列的谈判策略与技巧的运用。

1 谈判会的筹备的技巧

谈判会的筹备工作，包括谈判通则议程的制定和谈判各方的食宿安排。通则议程却是对谈判时间、谈判地点以及谈判各阶段的议题和工作进程的安排。

1.1 如何确定谈判会的地点

谈判会的举办，面临选择地点的问题。如果地点选择得好，有可能促进谈判顺利进行，取得谈判成功。谈判会在何处举办，要根据谈判各方的关系以及各方对谈判结果的期待进行选择。一般说来，发起方要么是谈判各方中实力较强的一方，要么是在谈判各方中持中立态度者。当发起方是谈判各方中实力较强的一方时，谈判多选在实力较强的这一方所在地，这时，发起方是东道主。例如，1945年的国共和谈，就在当时的执政党国民党政府的陪都重庆举行。共产党那时还是在野党，实力相对国民党要弱一些。当发起方是在谈判各方中态度相对温和、立场相对中立时，会谈的地点通常选在中立方所在地。例如，胡温时代朝核六方几轮会谈都是由中国发起，在北京举行。这是由当时中国在朝核问题上的中立态度决定的。中国的中立立场，决定了中方能在美、日、韩与朝、俄之间进行斡旋，因此，中方最适合担任六方会谈的发起者角色，在北京举办会谈也能为各方所接受。巴勒斯坦的马哈茂德·阿巴斯(阿布-马赞)在其著作《奥斯陆之路：巴以和谈内幕》中披露，“1988年11月21日，瑞典外交大臣斯通·安德松邀请巴解组织和美国犹太人的代表来到斯德哥尔摩”。他还提到，“瑞典外交大臣出席了第一轮会谈，瑞典官员出席了其余各次会谈。”这表明巴勒斯坦人与美国犹太人在中立的第三方所在地——瑞典首都举行过会谈，这时，中立方不仅充当了东道主，而且作为协调和斡旋者参加了会谈。有时，实力较弱的一方也会做东组织谈判会，如1971年以前，美国总统尼克松通过时任罗马尼亚总统的齐奥塞斯库和时任巴基斯坦总统的叶·罕亚向中国转达访华的愿望，众所周知，美国的综合国力强于中国，但是，中国在了解到美国方面的意愿，邀请了尼克松。双方的谈判在北京举行，这时国力相对较弱的中国充当了东道主。

在选定了谈判地点后，还要确定谈判会址。谈判会址可以是筹办方的会议室、会客厅和办公室，也可以是酒店的会议室。1971年7月尼克松秘密访华期间最具历史意义的会谈是在毛泽东主席的书房举行的，书房海量的藏书和简朴布置让美方代表震惊而敬佩。

1.2 确定谈判议题的技巧

谈判议题是谈判各方共同关心并且需要努力解决的问题，是洽谈的重要内容。在不同的阶段，需要解决的问题是不同的，所以，在不同的阶段谈判议题也是不同的，也就是说，谈判是有多个议题的，谈判各方必须逐一解决。

确定谈判议题的步骤和技巧是：

第一步，列出问题清单；

第二步，对清单上的所有问题进行比较分析；

第三步，在比较分析的基础上归纳整理出主要问题和次要问题；

第四步，将主要问题确定为重要问题，即必须重点讨论和解决的问题。

清单上的问题可以按重要程度列出，讨论却不一定按所列顺序进行。要根据谈判的气氛和谈判的目的以及其他实际情况确定讨论议题的顺序。有时要根据突发事件改变议题讨论顺序。

1.3 确定谈判进程的技巧

谈判进程是将谈判分为几个阶段和对每个阶段工作的内容以及每个阶段时长的安排。对谈判进程的巧妙安排，可以提高己方的谈判实力，削弱对方的谈判实力。东道方经验丰富的谈判行家常常在谈判的前期时间里，安排一些与谈判无关的内容，如游览、参观、酒会等，尽可能地推迟进入实质性谈判，这种安排是为了消耗去客方代表的大部分时间和体力，使之在匆忙和疲劳中从事谈判活动，其目的就是要缩短双方讨价还价的时间。客方谈判者与东道方谈判者相比，在时间限制方面的力量要弱得多，常常不得不在时间压力下匆忙做出决定。日本人最擅长运用这方面的技巧。例如，不少谈判教材多次引用这样一个案例，说的是90年代，大阪电器株式会社的代表山田与片冈和美国家用电脑公司代表总经理助理高韩的谈判经历。作为卖方的高韩在下飞机后与前来迎接他的山田和片冈闲聊，不经意地给对方看了自己的返程机票，泄露了自己将在日本呆上十一天的日程安排。日方代表利用己方是东道主的优势，调整了谈判日程表，他们在前九天带着高韩参观了东京及其附近的景点，只用三天时间讨论买卖事宜，逼迫高韩降价让步。在用车送高韩去机场的路上，双方以美国公司能够接受的最低价成交了。当高韩回到公司以后，他的老板告诉他，他拿回的价格比原先日本公司愿意成交的价格相差70万美元，公司由此遭受了70万美元的损失。“这是日本人自偷袭珍珠港以来的第一次大胜利。”他的老板如是说。

1.4 预订酒店与客房

作为东道主的谈判方，在谈判会的筹备阶段，要为各方谈判者预订酒店和客房，解决他

们在会谈期间的食宿问题。这时，东道主要打电话或通过电子邮件等手段向各方询问参加谈判会的人数及性别情况，根据参会的人数和性别情况安排房间与床位，并安排他们就餐的酒席桌数，以便在各方谈判者抵达报到时能顺利住进酒店，就餐也不致出现意外。

2 谈判会的组织及其技巧运用

谈判会的组织工作，包括会前接待、主持谈判会、控制谈判过程、签订谈判合同以及欢送客方谈判者进机场或车站等。

2.1 接待客方谈判者的原则和技巧

接待客方谈判者原则和技巧是：首先，遵守身份、地位对等原则。要根据客方谈判团队负责人的身份与职位等级，派出与之身份和职位对等的人员负责接待事宜。这是一种不卑不亢的做法，因为如果接待者地位高于对方，虽然能够表达出己方对谈判的重视，但也可能让对方轻视己方；如果接待者地位低于客方谈判者，又让对方觉得东道方轻视他们。所以，要坚持对等原则，切不可妄自菲薄，也不能妄自尊大。其次，要将接待工作做细。所谓做细，就是派人到机场或车站出口处迎接客方谈判代表，将他们安顿进酒店，侧面打听或直接询问他们有无特殊需求。百度文库和互动百科都提到日本首相田中角荣访华期间，周恩来总理打听到他习惯17.8度，所以中方将室温调到17.8度，田中首相身心愉快，双方的谈判非常顺利。再次，真心实意地关怀客方谈判代表。向他们介绍本地的一些风土人情及出行注意事项，避免可能的一些不愉快事件发生。有时也可派专人陪同他们出行，帮助他们办理一些手续，尽可能减少不必要的麻烦。

在洽谈会召开的前半个小时，要派专人将客方代表导引进会场，并安排他们入座。这时，导引者要注意走在客方代表的前侧方，并要经常回头与客方代表保持互动；在客方代表和主谈人入座后，主方主谈人才可坐下。如果会址在东道方的会议室或办公室，那么，在落座过程中，东道方主谈人或者其他成员要给参会代表倒茶；如果会址在酒店的会议室，那么，也可以由酒店服务员倒茶，不过，笔者认为，由东道方的谈判人员倒茶更合适。

2.2 主持谈判会的技巧

(1)开场技巧。谈判会一般由负责人或主谈人或首席代表主持。在洽谈会的开场时段，主持人要“介绍在场人”，回顾谈判背景，通报谈判的内容及程序，使双方有个共同的工作目标和节奏。“介绍在场人”，主要指双方主谈人的自我介绍和对各自的谈判成员的介绍，介绍成员时要谈及他们的优点和成就，要注意体态语言运用，手势和眼神以及口头语言要协调；回顾谈判背景时，要多说过去的愉快合作，叙说以往的谈判成果；通报谈判的内容要尽量简明扼要，使参会者容易理解。

在开场阶段，要注意建立良好的谈判气氛。富有经验的主谈人或首席代表通常会在“介绍在场人”前后讲一些轻松的话题，如气候变化，国际国内正在举办的体育赛事，博览会等，或者开一个无伤大雅的玩笑，切不可谈论政治人物尤其是有争议的政治人物，也不要谈论别人的隐私，对别人的宗教信仰和个人爱好不要进行评论。

(2)展开技巧。在洽谈过程中，主谈人要导引谈判深入展开。洽谈展开的技巧就是确认要讨论哪些问题。这些问题应该记录下来，以防丢三落四，遗漏某些问题没有被讨论。这时，前文提到的问题清单就派上用场了。对要深入讨论的问题，要做到求同存异，只有这样谈判才能开展下去，不致破裂中断。

2.3 控制谈判过程的技巧

控制谈判过程的技巧在于：(1)抓住双方争论的关键。按照辩证法的原理，就是要抓主要矛盾的主要方面。这就需要主谈人厘清各种观点及各种观点的分歧点，并要分析出分歧的实质是什么。(2)提出休会或新议题。如果分歧太大，陷入僵局时，主谈人可以提出休会，也可提出新的议题。当各方在休会后冷静下来或者在新议题上达成一致后，回过头来讨论陷入僵局的议题，这种做法常常被经验丰富的主谈人所采用。我们在看庭审影片或电视剧时，总是有这样一个场面：当证人、被告、原告晕倒或者情绪太激动时，法官就会宣布休庭，其道理和谈判陷入僵局宣布休会一样。(3)控制谈判节奏。一般说来，在谈判初期，节奏要快，因为这时谈判各方精力充沛，谈判热情极高；在谈判中期，节奏要稳健，因为这时工作激情已经过去，需要谈判人员冷静稳重，工作要按部就班；在谈判后期，节奏要快慢结合，因为这时各方可能疲劳，需要稍作休整，然后促成达成共识，签订协议。

2.4 协定或合同签订技巧

谈判的结果有两种：一是破裂；一是成交。成交的成果就是协定或合同签订。要签订协定或合同，首先要拟定协定文本或合同文本。合同条文是否齐全，格式是否规范规范，需要技术主谈人、商务主谈人和法律主谈人把关。各方代表需要推敲文本内容乃至文本字句，特别是对重量包括净重和毛重、体积、产品数量以及价格的规定必须明确无误，如规定几吨就是几吨，规定多少立方米就是多少立方米，规定几件产品就是几件产品，切不可出现语意模糊的字句，如“100件上下”、“5吨左右”等等，也不可在关键字句上出现病句和错别字的低级错误，如把“货到付款”写成“贷到付款”字样，这些模糊的字句和错误病句、错别字，会引发日后的经济纠纷。避免协定与合同文本出现错误的方法是反复阅读文本，检查有无纰漏，直至确认没有病句、错别字和涂改现象为止。

如果是涉外谈判，还要注意文本是采用一国文字还是两国文字或是多国文字。如果文本采用了非母语文字时，谈判者更要小心谨慎，要字斟句酌，防止几种语言文字的文本表达出现歧义，以免日后争执不断。

如果是签订商务谈判合同时，各方要查看对方的合法证件，如营业执照副本、税务登记证副本、介绍信、工作证、身份证以及授权书副本，等等。

总之，谈判会的筹备与组织是一项系统工程，承办方要高度重视。在筹备和组织过程中，要做好各方的物质供应(包括食宿和出行)，要提请客方代表注意安全，要将谈判内容细化，要从大局出发，满足各方的需要，实现各自的利益，这样才会有彼此长期的合作。

[1] 百度百科.互动百科.

[2] 汪徐和.外交回忆录.

[3] 自考教材.贸易谈判.

[4] (巴勒斯坦)马哈茂德·阿巴斯(阿布-马赞)著.奥斯陆之路：巴以和谈内幕.李成文，拱振喜，张明译.世界知识出版社出版.

何占华(1964-)，女，汉族，江西丰城人，教授，大学本科，在江西旅游商贸职业学院从事教学工作，研究方向:经济管理。

F715.4

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1671-1602(2016)24-0244-02