浅谈医院科研经费管理系统的建立

张文念，傅启华

（上海交通大学医学院附属上海儿童医学中心，上海 200127）

浅谈医院科研经费管理系统的建立

张文念，傅启华

（上海交通大学医学院附属上海儿童医学中心，上海 200127）

近年来，国家对于医药卫生领域科研事业的投入不断增加，医院的科研经费也水涨船高，而各类纵向经费的资助部门对科研经费的使用有着严格的要求，这使得医院科研经费管理的难度激增。在这样的形势下，建立医院科研经费管理系统成为必然。本文以上海交通大学医学院附属上海儿童医学中心为例，介绍建立医院科研经费管理系统的经验，以期为医院科研管理工作者提供一些依据。

医院；科研经费；信息系统

0 引言

随着国家对科研事业的投入不断增多，医院尤其是大学附属的研究型医院科研经费也越来越多，随之而来的是监管力度的日益增加。2014年，先后印发《国务院关于改进加强中央财政科研项目和基金管理的若干意见》（国发[2014]11文）、《国务院印发关于深化财政科技计划（专项、基金等）管理改革方案的通知》（国发[2014]64号文）两个文件规范科研经费的管理和使用，向科研单位、科研项目负责人提出了更高的要求[1]。上海市科委也随之出台《上海市科研计划专项经费管理办法》（沪财教[2015]95号文），对科研专项经费的预算编制、执行、开支范围和监督管理等提出了更明确、严格的要求。

这些文件的出台和政府管理部门的严格把控，使得之前科研课题“重申报，轻结题”的状况得以极大改善，在课题中期检查和结题验收过程中，财务指标比重的增加对课题负责人和管理人员提出了更高的要求。政府部门引入科研项目的结题审计对项目预算执行的范围、进度等进行详细的评估，违规者轻者验收不通过并追回下拨经费，重者将追究法律责任。在这样的背景下，对于临床任务繁重的医院，如何兼顾临床和科研同时还能保证科研经费的合理使用，是医院科研管理人员急需正视的重要问题。

1 医院科研经费管理现状

目前，我国医院科研经费的来源主要有三种途径：一是国家、地方政府有关部门下达的科研课题经费；二是企、事业单位所提供的横向科研经费；三是国际合作课题经费和医院配套的课题经费[2]。无论是哪一类经费来源，基本都遵循项目立项、预算编制、预算执行、结题验收等环节。国家、地方政府下拨的科研经费是占比最多同时也是对经费使用要求最严格的。

对于大部分医院的科研人员来说，项目成功立项后，课题的主要负责人会将研究的重点锁定在项目研究的关键技术问题上，研究小组的成员也会更多地关注解决主要困难与障碍的有效路径，而少有科研人员负责与关心科研经费的使用情况和效益[3]。目前医院科研经费管理主要存在几个问题。

1.1 预算编制不合理

不少医务人员在课题申请填报项目申请书时，往往将重点放在如何中标、将精力花在研究内容的撰写上。在编制预算时，项目负责人更多关注如何获批更多的经费而不是根据研究内容和实际需要进行预估，从而导致预算批复后执行遇到困难。另一种普遍的情况是一项课题研究周期往往跨越3-5年，期间随着研究的进行内容会进行调整和变化，在项目申报时期就预估整个研究过程所需要的花费较为困难，执行时不符合的情况时有发生。

1.2 预算执行不严格

除了上述预算编制时的不合理导致执行与预算不符的情况外，由于在研究过程中项目负责人缺乏对预算的把控、管理部门缺乏对执行的监督，会导致预算执行时存在问题。比如单项支出超预算，常见于劳务费、差旅费等；或者部分预算执行过少甚至不执行，如燃料动力费、版面费等。这一问题的出现很大程度上是由于项目负责人和科研管理部门对预算执行过程的信息缺乏掌控，无法了解目前经费的使用情况，从而导致与预算的脱节。

2 建立医院科研经费信息管理系统的必要性

针对以上问题，加上医院科研经费日益庞大的现状，对于数量巨大、分类复杂的科研经费来说，人管不如系统管。

2.1 信息系统建立使信息更透明

通过科研经费信息化建设，使得科研项目资金申请流程简单透明，实现项目负责人、科研科、财务科的协同交流，打破信息不通畅的局面[4]。项目负责人可随时通过联动的信息系统了解课题的预算编制和执行情况，及时根据研究进度和经费执行情况规划剩余经费的使用。科研管理部门可以根据系统化的数据对全院科研课题的过程进行监督和管理，对执行进度慢与研究进度的项目进行提醒、对执行不合理的项目及时掌控并纠正；财务部门则可通过财务系统和科研经费管理系统的联动更为有效、快速地进行报销和财务数据统计。

2.2 信息系统建立使预算执行更严格

医院科研经费信息系统建立的前提是立项的课题，一般包括四项要素：课题组子系统、科研管理部门子系统、财务管理部门子系统和审计部门子系统[5]。通过预算编制时对于各分类中预算的控制，使得系统内预算严格按照项目任务书编制，科研、财务等管理部门在执行过程中共同进行监督与管理，在系统上保证科研经费严格按照预算执行，从而杜绝经费滥用和使用不当等情况的发生。

2.3 信息系统建立使科研管理得以优化

医院科研经费信息系统的建立让项目负责人、科研管理部门和财务部门三方合作无缝对接。信息系统覆盖课题立项、预算编制、报销、结算、结题验收等全环节，信息化的管理也让每一方第一时间掌握经费的使用情况和报销进度，使得科研管理的广度和深度都得以提升。科研经费管理系统中的大数据为精细化管理奠基了重要基础，为医院管理者优化科研管理提供客观依据。

3 我院科研经费管理系统的建立

上海交通大学医学院附属上海儿童医学中心以建立全面信息化为契机，根据自身实际情况和管理需求建立了科教管理系统，其中一个重要的子系统即是科研经费管理系统。我院科研经费管理系统覆盖课题研究活动和管理的整个过程，并且与财务科专业财务系统对接，从而实现信息的交互和联动。

3.1 科研项目信息录入

科研经费使用的前提是课题的立项，作为我院科研管理部门的科研部，在课题立项的第一时间将包括课题编号、课题名称、起止时间、批准经费、负责人、参与人、经费来源等相关信息录入至科研经费管理系统中。负责人信息与医院OA系统联动，只要登录本人账号就可以在科研经费管理系统中看到自己负责或被授权的所有项目的信息和经费使用情况。由于医院科研工作者往往具有医生与科学家双重身份，由项目负责人完全单独管理经费并非最为合适，该系统开发一定权限给项目负责人指定的授权人如参与人、研究生、科研秘书等进行预算编制和经费使用的代管理。

3.2 科研项目预算编制

在我院科研经费管理系统中，根据各类课题经费预算的特点制定了适用性强的统一模板，由直接经费和间接经费两部分组成。其中直接经费为课题实施过程中发生的与之直接相关的费用，主要包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作交流费、出版文献知识产权事务费、劳务费、专家咨询费和协作费等；间接经费为医院在组织实施项目过程中发生的无法直接列支的费用，包括管理费和绩效支出。模板可以根据未来可能发生的变化进行调整与修改，并且所有分类都可以在纵向分为上级批准和医院自筹两部分，从而满足有匹配资金的课题填写。课题负责人需根据立项的任务书如实填写预算，并由科研部进行审核，一旦通过审核后经费的使用必须在每一类预算的限定中，如有特殊情况需要调整必须向科研部提出申请获批后方能在系统中进行修改。

这一系统化的设定使得课题任务书中的预算表不再是一纸空文，并且时刻提醒项目负责人在课题申报编制预算时必须慎重考虑和预估，在经费使用时也必须严格按照预算执行，为科研经费合理使用打下坚实基础。同时，为了避免过于机械化的管理，在不违反各类课题规范文件的前提下，对于材料费、测试化验加工费等直接与研究内容挂钩的预算允许一定比例的超支，而劳务费、差旅费等一律不得超支。

3.3 科研经费的使用

在科研项目预算通过审核后将于财务信息系统中的专项账户挂钩并产生唯一的预算编号，便于管理和查询。项目负责人或课题组成员需要使用经费时先通过负责人或授权人OA账户登录系统，在需要报销的分类中提出申请并填写发票内容、金额等信息，科研部对分类是否合理、信息是否完成等进行审核；审核通过后申请人在线打印“科研经费使用申请表”，由负责人和经手签字确认后与发票或单据一同交至医院科研部，科研部对纸质票据进行审核无误后根据医院规定进行签字流程；完成流程后申请人将在科研经费管理系统和OA系统中收到电子通知，取回纸质票据后交由财务部门审核，之后便可进行报销或转账，同时收到财务信息反馈。

在这样一个完成的流程中，衔接了网上审批和纸质审批两方面，并且每一个环节均能针对经费使用的合理性、票据的合规性等进行再三审核，从而帮助项目负责人、科研管理部门和财务部各方严格把控科研经费预算的执行。每个审核环节的结果都会第一时间通过OA系统推送至相关负责人，减少了管理中等候的时间使得整个报销流程更为透明、畅通、有序。

3.4 科研经费的查询与统计

项目负责人和科研管理人员可以通过医院科研经费管理系统查询每一个课题中每一笔报销的流程进度、剩余经费情况等信息，并且可以将单独课题的所有使用明细清单进行查询与EXCEL导出，便于课题中期检查和结题验收时经费使用情况的填报。同时，系统可以根据不同需要对经费使用的百分比进行统计，方便课题负责人对经费执行的全局进行把控。

4 总结与思考

在医院科研经费管理需求的不断提升和信息化高速发展的双向引导下，越来越要求医院通过建立合适的科研经费管理系统来减轻项目负责人、科研管理部门和财务部门的管理压力，提升经费使用效率的同时对预算的把控更加严格、准确。通过对上海交通大学医学院附属上海儿童医学中心科研经费管理系统建立的介绍与探讨，可以发现利用信息化、系统化建设来管理医院科研经费的预算和使用，不仅减轻了项目组和职能部门的工作量，更促进了各方之间的信息沟通与合作，帮助课题负责人精确了解经费使用情况从而更好地完成科学研究；帮助科研管理部门和财务部门实现全程管理与监控，对每一个环节的风险点都能进行有序、规范的管理，减少可能出现的错误和纰漏，提升管理效果和效率。

随着医院信息化进程的高速发展，将会有更多符合医院科研特色的科研经费管理系统出现，以全面预算管理的眼光减少科研经费管理中的风险点，通过便捷的系统建设帮助医院更简单规范地使用科研经费、产出更多造福于社会的科研成果，是所有医院科研管理工作不断努力的方向。

[1]王爱青,关婷,毕春梅等.公立医院科研经费高效管理和使用[J].中国医院,2016,20(6):76-78.

[2]况景勤,郭文博.基于科研经费验收角度的医疗机构科研经费管理分析[J].实用医院临床杂志,2015,(3):204-205,206.

[3]朱思千.医院科研经费管理方法及其成效分析[J].临床医学研究与实践,2016,1(2):106,121.

[4]陈豪,张冉.公立医院科研经费信息系统建设的财务视角[J].中国乡镇企业会计,2016,(4):249-250.

[5]袁新文,洪少丹.高校科研经费监管系统若干问题探讨[J].中国内部审计,2013,(1):73-77.

Discussion on the Establishment of the Management System of Hospital Scientific Research Funds

ZHANG Wen-nian, FU Qi-hua
(Shanghai Children's Medical Center, Shanghai Jiao Tong University School of Medicine,Shanghai,200127)

In recent years, the state investment into the research field of medicine and health care continues to increase, resulting in the increase of research funding in the hospitals. Since all kinds of the longitudinal funding departments have strict requirements on the use of the scientific research funding, it is really difficult for the hospitals' Research Department to manage the funding. Under such circumstances, the establishment of management system of hospital scientific research funding becomes inevitable. The present study takes Shanghai Children's Medical Center affiliated to Shanghai Jiaotong University School of Medicine as an example to introduce the experience in the set up of the hospital scientific research management system, in order to provide some basic information for the hospital scientific research management staffs.

Hospitals; Scientific research funding; Information system