强化高校教学档案管理，促进教学质量提升

胡　红

(镇江高等专科学校 教务处，江苏 镇江　212003)



强化高校教学档案管理，促进教学质量提升

胡红

(镇江高等专科学校 教务处，江苏 镇江212003)

摘要：教学档案是高校教学工作的综合体现，在一定程度上反映了高校教学质量、管理水平和办学实力。规范教学档案管理，提高管理人员的专业素质和服务质量，对高校科学化、制度化管理教学工作，促进教学质量提升具有重要意义。

关键词：高校教学档案；档案管理；教学管理

高校教学档案是高校在教学管理、教学实践、教学研究及其他活动中形成的图表、文字、声像等不同形式、不同载体的有保存价值的文件材料[1]。作为记录高校人才培养工作的重要载体，档案在一定程度上反映了高校教学管理水平和办学实力[2]。高校教学档案管理效能直接影响教学质量的提升，对高校教学改革、科学研究、教学评估等有着极其重要的促进作用。

1高校教学档案的特性

1.1记录的成套性

教学是有目的、有计划、有组织的人才培养活动。教学档案是教学工作的重要组成部分，它是在教学过程中形成的具有保存价值的文件材料。教学档案的内容十分丰富，既有指令性的文件材料，如招生指标，又有依据性的文件材料，如教学计划；既有原始性的资料，如相关课程的讲义、试题，又有成果性的资料，如教材、毕业设计(论文)；既有规章性的文件资料，如人才培养方案，又有凭证性的文件资料，如录取新生名册、毕业生毕业验印名册；既有实践性的材料，如学生实习实训总结，又有理论性的材料，如教学法论著，等等。教学具有一定的规律性、系统性，教学档案是对教学工作的完整记录，具有一定的成套性。

1.2内容的多学科性

教学档案的内容十分丰富，囊括了教学实践、教学管理、教学研究等方面的文件材料。随着科学技术的飞速发展，学科之间的相互交叉、相互渗透，新兴学科不断涌现，高校也会不断更新课程设置，融入更多的新兴学科，其教学内容越来越丰富，教学档案内容也开始呈现多学科属性。

1.3渠道的分散性

高校教学档案来源于高校内部，收集渠道较为分散，主要有：1) 教学管理机构，如招生录取、毕业就业、学籍管理等；2) 院系，如优秀毕业论文(设计)、典型实验报告等；3) 教师本人，如讲义、教材、学术专著或论文等。所以高校教学档案的集中、统一管理困难重重，文件材料的不完整、不系统、不集中，让查询者也深感不便。必须制订相应的管理办法，明确岗位职责，强化责任意识，确保教学档案管理规范化、制度化和科学化[3]。

2高校教学档案对教学工作的促进作用

2.1保障高校教学有序化

教学档案是教学活动不可分割的一部分，它是在教学过程中形成的，是衡量教学管理和教学质量的一个重要标志，它不仅可以保障教学有序推进，而且可以为教学管理、教学改革积累经验和素材。高校教务部门每学年根据学校布置的教学工作任务和课程实施安排，制定教学计划和开课计划，分配教学任务，编排课程表，并形成完整的教学档案，以保证教学有序进行。在学期中，及时记录教学工作检查落实、跟踪、反馈等情况。在学期结束时，对学生的考试成绩、对教师的评价，以及本学期教学、学习效果评估等活动材料实施建档处理，使教育教学各个环节都形成教学档案。

2.2促进教学管理、教学研究

教学档案完整、客观地记录了教学过程各项活动的具体内容。教学档案可以为教师改进教学方法提供依据，帮助教师有效提升教学质量，还可以为管理者的教学计划安排、工作决策提供参考，帮助管理者完善日常教学管理。教学档案长期积累的真实材料，可以为高校学科与专业建设、课程与教材建设提供珍贵的第一手材料；也可以帮助高校教务、人事师资部门恰当评价教师，有效规划师资队伍建设和教师专业成长。

2.3有利于教学评价和评估

高校的教学评价和评估直接关系到高校办学水平和绩效，而教学评价和评估的直接依据就是教学档案。教学档案的材料收集、管理水准及应用水平直接反映高校的办学理念和办学质量。连续、完整、系统的教学档案是高校教学评价和评估的基础，强化教学档案管理，促进教学档案管理的现代化、规范化、科学化，可以为教学评价和评估提供更多的有利条件[4]。

2.4促进信息交流和传递

教学实践、教学管理、教学研究等活动中会源源不断地产生新的文件材料，及时收集、归档，可以不断扩充教学档案，使教学档案成为数量庞大的、内容丰富的、动态变化的信息宝库。这不仅是教学实践和教学管理的重要信息资源，也是校内和校际交流的重要工具。借助教学档案的数字化、网络化，形成一个紧密的教育教学信息平台，可以使教师和学生快速、准确地查询、交流、传递信息，及时了解高校教学改革的最新成果和教学研究的最新动态。高校教学档案还能够有效推动高校之间进行教学交流活动。如高校的教学改革或评估大多处于不同的时间，不同高校可以相互交流评估期间形成的教学档案，借鉴彼此的经验，优势互补、共同提高[5]。

3高校教学档案管理存在的问题

3.1法制观念欠缺

《中华人民共和国档案法》规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”[6]2008年8月20日，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，自2008年9月1日起施行，其中第24条规定：“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。”[1]但是部分教职员工档案法制意识淡薄，认为档案管理属于高校档案管理部门的工作范畴，与自己毫不相干，所以经常事不关己，高高挂起；也有部分教职员工为了一己之利，为了自己查找资料方便，经常把本该归档管理的资料自己收藏和保管。部分教学档案管理人员没有认真学习《高等学校档案管理办法》，对档案管理工作的重要性认识不足，没有将教学档案管理工作融入部门规划，致使教学档案资料难以收集或收集不完整。

3.2管理人员素质参差不齐

档案管理中部分从业人员所学专业不是档案管理专业，虽然经过岗前培训，但档案管理专业知识相对缺乏，专业技能水平不高，不能满足档案管理的需要。对教学档案的收集、编研、管理等方面的具体要求缺乏必要的认识，认为档案管理就是简单收集资料、装订入库，因而在实际工作中，不能严格按照规范操作，随意性较大，档案收集缺乏系统性、时序性。部分档案管理人员对待档案问题不能坚持原则，责任感和敬业精神还有待加强。

3.3档案资源开发利用率低

高校教学档案的重要价值体现在它的使用性上。完整、系统的教学档案是高校教学管理、决策的重要参考依据。档案资料若没有后续的整合、挖掘、使用，就会失去自身的价值，有可能变成“死档”。目前教学档案管理中存在的主要问题是材料归档意识不强、档案管理不规范。材料收集不完整、归档不及时，档案管理缺乏规范性、科学性，档案材料缺乏必要的整理和挖掘，致使档案材料长期处于封闭或半封闭状态，严重影响了教学档案的有效应用。

3.4档案管理缺乏信息化手段

科技的发展、信息化技术的应用促进了各类档案材料数字化、网络化的发展。随着社会的发展，高校办学规模不断扩大，制度建设不断加强，在此过程中形成的各类电子文档数量越来越多，对这类电子材料的归档、管理提出了更高的要求。目前关于教学电子档案的形成、格式、模块，以及删除和销毁还没有形成统一的制度。教学档案信息网络建设还不够完善，没有形成优质数据共享服务平台，档案的使用率比较低。

4强化高校教学档案管理的路径

要实现教学档案高效管理和应用，必须提高认识，健全管理，明确权责，完善服务，并加强培训，以提高档案管理人员的专业素质[7]。

1) 重视教学档案管理工作。教学档案具有很高的保存和使用价值，教学档案管理工作是高校教学管理的重要组成部分。首先，高校领导要高度重视，并建立、健全教学档案工作的检查、考核与评估制度，把教学档案管理纳入高校正常运转的基础性工作任务，而不是可有可无或可管可不管的一项工作。其次，定期布置、检查、总结、验收档案工作，建立健全档案管理办法，明确岗位职责，强化责任意识，不断提高管理水准[1]。

2) 提高管理人员的业务能力。教学档案信息量大，内容丰富，涉及面广，收集、整理教学档案是一项专业性较强的工作，档案管理人员应该具备档案业务知识、相应的科学文化知识、现代化管理技能[1]。因此档案管理人员要加强专业知识技能培训，以提高档案管理业务素质。首先，强化管理人员的档案意识，落实责任，加强档案催交、收集、整理、归档等工作。其次，积极创造机会，让档案管理人员参加各种培训，学习档案的相关法规、标准、知识，提高档案管理、服务能力。再次，提高档案管理人员的服务意识，整合、挖掘相关信息，提高教学档案利用率，以充分发挥教学档案的重要作用，促进教学质量提升。

3) 加快档案管理现代化建设。随着社会的发展，信息化、网络化技术的应用让档案管理具有了新的特点。要想全面提升档案管理的水平，必须加强档案管理现代化建设。首先，更新理念，紧跟时代的发展，熟悉档案管理的数字化、网络化，强化科学管理，立足当前，放眼未来。其次，强化电子信息归档意识，提高专兼职档案管理人员的信息技术水平。最后，将档案信息数字化、网络化建设纳入数字化校园的建设规划，创建档案信息管理软件系统，主要内容包括档案信息搜集、加工、贮存、检索、开发、服务。

4) 提高管理、服务水平，提高档案资源利用率。加强教学档案编辑和研究工作，科学规划，系统收集、整理。充分利用现代信息技术，建设教学档案资源数据库，逐步实现教学档案电子化、网络化和信息化，提高档案资源的利用率。利用教学档案信息和目录数字化等，实现信息共享，通过各种渠道为教师和学生服务，方便师生查询，满足教师对教学和科研的需求。

参考文献：

[1] 教育部.高等学校档案管理办法[EB/OL].(2008-08-20)[2016-03-16].http://www.moe.gov.cn/s78/A02/zfs_left/s5911/moe_621/201001/t20100129_170434.html.

[2] 张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸,2010(5):105-106.

[3] 朱春瑜.高校教学档案和鉴定和利用[J].职业技术教育,2004(2):25-27.

[4] 林华.信息时代如何做好档案管理工作[J].科技信息,2010(21):758.

[5] 焦志伟.浅析高校教学档案的作用及其管理策略[J].兰台世界,2008(24):39-40.

[6] 张园园.试论档案管理工作的规范化和标准化[J].改革与开放,2009(7):119.

[7] 许珍花.基于文献计量法的国内高校教学档案管理研究综述(1982年—2015年)[J].山西档案,2016(2):130-132.

〔责任编辑： 卢蕊〕

收稿日期：2016-04-10

作者简介：胡红(1968—)，女，上海人，档案馆员，主要从事档案管理研究。

中图分类号：G271

文献标志码：C

文章编号：1008-8148(2016)03-0065-03

Strengthening teaching archives management to promote teaching quality improvement

HU Hong

(Teaching Affairs Department, Zhenjiang College, Zhenjiang 212003,China)

Abstract:Teaching archives is a comprehensive reflection of the school’s teaching and to some extent is an important measure of teaching quality, management level, and school management strength. Standardizing management of teaching archives and improving professional quality of management staff and service quality have great significance and value for promoting the scientific management and institutionalization of teaching.

Key words:college teaching archives; archives management; teaching management