高校图书馆采编业务外包的质量控制研究*

宋月（广东石油化工学院图书馆　广东茂名　525000）

高校图书馆采编业务外包的质量控制研究*

宋月
（广东石油化工学院图书馆广东茂名525000）

文章研究了高校图书馆图书采编业务外包的起因，以及采编业务外包对高校图书馆业务的影响，提出有效控制采编业务外包质量的3个途径：正确选择书商、提升外包编目人员素质以及加强编目外包质量的监控，上述措施有效地控制了采编业务外包质量。

高校图书馆；图书采访；图书编目；业务外包；质量监控

Key wordsuniversity library； acquisitioning； cataloguing subcontract； outsourcing service； quality control

1 引言

业务外包是20世纪80年代源于工业企业的一种创新经营管理模式，是企业为了降低成本、提高效益，将企业中非关键性业务通过分包合同外包给其他企业来完成。到了90年代，业务外包产业被西方图书馆运用到图书馆采编业务中来。朱复成在2000年第1期《大学图书馆学报》发表的《美国图书馆业务外包的得失及启示》一文中提出“高校图书馆采编业务外包”这一新型管理模式。在中国人民大学召开的2006年北京地区高校图书馆理事会议中，图书馆采编业务外包被正式提出，成为高校图书馆采编部门的研究、探索领域［1］。随着我国高校图书馆不断发展壮大，其中的大部分图书馆在2010年左右开始尝试将采编业务外包给书商或书目数据公司来完成，而图书馆集中精力做好更深层次的文献服务，加快建设电子图书阅览室以及数据库的建设等核心工作，促进传统图书馆向现代图书馆的成功转型［2］。

2 高校图书馆编目业务外包的影响

2.1积极影响

2.1.1弥补了编目专职工作人员和办公经费的不足

由于高校加大图书经费的投入，图书数量逐年增加，导致编目工作人员严重缺乏。编目工作耗时耗力、专业性较强、难度较大，图书馆由于种种原因导致从事编目工作的专业人才缺失。如果把贴书标、贴磁条、盖馆藏章、拆包以及编目等工作提供给专业性强、资质深、信誉好、服务质量好且有权威的书商进行外包就大大减轻了编目人员的工作强度，弥补了编目人员人手不足的现象，从而能更好地集中精力做好书目编目数据的检查工作，提高图书馆的核心服务水平以更好地为读者服务。同时，编目进行外包后，可以将采访与编目两个部门合二为一，实现采编机构合并，节省办公经费。

2.1.2缩短了新书上架的周期

一批新书按正常的程序从采购到验收，再到编目完成后上架，一般需要2～3个月左右的时间，但实行采编业务部分外包后，采编验收人员只需验收新书数据，这就大大提高了采编工作的效率，将新书上架的周期从原来的2～3个月左右缩短至一个月左右［3］。

2.1.3使图书馆更加专注于高校图书馆的核心业务

图书馆的核心宗旨在于全心全意为读者服务，优质的服务将成为现代图书馆最重要的资源和首要财富，而高校图书馆的核心价值在于为学校师生读者提供各种类别的论文格式或信息资源。高校图书馆必须发挥信息资源优势，把握科学的发展趋势与动向，注重增加交叉学科综合学科文献的比重搭配。采编部部分业务外包后，既节省了人力资源，又缩短了新书上架的周期，闲置后的采编人员也可以分流到其他的岗位。利用这一优势，把高校图书馆办成具有特色馆藏、特色服务、特色动力和特色环境的图书馆，最大限度地为全校师生读者提供图书馆服务，从而满足师生读者对各学科，专业的学习研究的需要。

2.2消极影响

2.2.1编目人员容易对书商产生依赖心理

编目外包后，减少了编目人员实践与学习的机会，从而削弱了他们的学习创新能力，容易使编目人员产生一种对书商的依赖心理，从而不能及时了解和掌握新的图书分类法和图书编目规则，出现编目人员在检查书商所提供的外包业务时，感到知识不够用或滞后等现象［4］。长期的编目业务外包也有可能使图书馆丧失编目业务技术，而由中标的书商长期代理编目业务，使原本由图书馆主动发包变成被动接受，而垄断一旦形成，既影响了编目人员的技术水平，又使图书馆在签订外包合同时处于被动［1］。

2.2.2编目质量存在隐患

编目业务外包后，图书馆会经常出现外包的编目数据与本馆的编目数据不对应的现象，这主要是因为书商的编目人员大多是经过短期的编目培训就匆匆上岗，他们的编目专业知识不足，人员流动性大。更重要的是，书商与外包编目人员有着外聘关系，外包编目人员外出编目用的时间越短，对他们来说获利越大，而且外包编目人员对各高校的图书馆编目数据及操作程序了解不够，导致其在编目图书数据时，完全按照中图法或CALIS上的数据生搬硬套，然后在参照本馆的编目数据著录规则的基础上稍加修改。以上这些现象容易导致技术标准不统一、著录款目不规范、一本多号、一号多本以及同书异号等问题（同著本）。而这些错误的数据也直接影响了图书馆图书的正常流通，同时也给本馆的编目人员带来了许多麻烦［5］。

3 图书馆采编业务外包质量控制策略

3.1实行采编业务的部分外包

目前，学校图书馆的采编人员深感承担本馆文献资源建设的重任，不仅要把握各学科文献的发展动态，了解各学科前沿的发展方向及发展趋势，还要深入了解本校各二级学院开设的专业课程，深入到教学科研第一线。通过各种渠道与读者建立及时沟通的桥梁，譬如现场采访、QQ、飞信、微信、电子邮件以及本馆采编部开设的读者新书荐购平台等多方位的渠道，只有这样才能及时了解读者的真正需求、喜好。采编人员只有做到心中有数，才能准确无误地采购到学校各专业、各学科甚至各位师生所需的图书。采编部的验收工作也是学校财务及学校图书馆对书商提供的书目数据的又一次检查与核算，做好验收工作能使图书馆领导对购书的账目了如指掌。因此，采编业务只能进行部分外包，采购新书与验收工作不能进行外包，只外包简单的机械操作，如，拆包、贴磁条、贴条码以及代购（电子商务提供一定数量的书目订单，采编人员就可以根据书商提供的这些数据，直接在电脑上选购本馆所需图书）等，从而保证高校图书馆的采访质量。

3.2谨慎选择书商

谨慎选择书商，通过招标、竞标等多种方式选择高质量、高水准、信誉好的书商。采访人员在多个书商同时参与竞标的选择中，一定要对每家书商的信誉度、技术实力、工作效率、服务态度以及他们的社会影响力等进行多角度、多方位的全面了解，做到招标时能对每位书商心中有数，尽可能选择最好的、最适合本馆馆藏特色的好书商。确定书商后，在签订合同时，也要制定周密而详细的外包计划，强调外包质量以及一系列的惩罚条例，避免在日后的外包作业中出现一些不必要的麻烦。

3.3提升外包编目人员素质以及加强编目外包质量的监控

编目的核心业务是图书分类及索书号的选取，编目外包人员入馆工作号，本馆编目工作人员一定要按照本馆编目细则对他们进行短暂的岗位培训，以便使其能更好地与本馆编目工作对接。笔者认为，为了更好的把握外包编目质量，应从以下几方面对编目外包人员进行管理。针对编目外包人员流动性大的特点，在签订编目外包合同时，应该要求书商，保证每编目完一批完整的书号不会随意调换编目外包人员，并把这一要求写入合同。为了保障编目质量对于外包人员一定要实行严格的考勤制度以及工作质量标准。制定严格的考勤制度有利于他们按时完成工作任务，避免推迟新书上架时间；制定工作质量标准能促进编目外包人员认真、高质量地完成工作，避免出现书脊与书名页条码不一、条码位置错误、盖错馆藏章、条码与书名不一致、书目数据出错等问题。书商与高校图书馆只有做到互相依靠、互相信任，建立互惠互利的双赢关系，才能圆满地完成外包工作。制定详细而明确的工作日历以及奖惩制度。对于高质量高效率完成工作的外包人员在高校图书馆允许的范围内可以给予一定的奖励，而对屡犯错误的外包人员也应予以惩罚。这种奖罚制度有利于激励他们的工作积极性，提高其工作效率与质量。与此同时，本馆编目人员一定要对编目外包人员当天完成的任务进行详细的抽样检查，以便尽早找出错误、及时纠正，把出错率降到最低。

4 结语

采编业务外包是解决当前高校图书馆纸质图书数量不断增加而专职采编人员短缺矛盾的较好办法，也是高校图书馆发展的必然结果。高校图书馆只有严格把控整个采编业务外包的流程，严格执行本馆采编细则与要求，严格按照业务外包合同办事，才能有效控制采编业务外包质量，从而高效地完成采编工作。

［1］孙勤.高职图书馆采编业务外包的探索［J］.图书馆论坛，2012，332（4）：116-117.

［2］邓岩彬，刘薇薇，王晓丹.图书馆采编业务外包质量控制的关键因素分析：基于大连医科大学图书馆采编业务外包实践［J］.图书馆学研究，2013（8）：49-53.

［3］徐月华.广州市高校图书馆采编业务外包现状研究［J］.图书情报知识，2008，124（7）：54-58.

［4］宋秀梅.图书馆采编业务外包风险及控制［J］.图书馆研究，2014，183（5）：52-54.

［5］周青齐.关于图书馆采编业务外包的思考［J］.浙江传媒学院学报，2010（3）：104-107.

Study on Quality Control for the Outsourcing of Acquisitioning and Cataloguing Subcontract of University Library

In this paper，the cause of the outsourcing of acquisitioning and cataloguing subcontract of university library and its effect on university library were investigated.Three ways to effectively controlling quality of the outsourcing of acquisitioning and cataloguing subcontract was given，that is correct selection of bookseller，upgrading the personnel quality of outsourcing and strengthening the quality control of cataloguing subcontract.All these can effectively control quality of the outsourcing services.

·文献考论·

G253

A

宋月，女，广东石油化工学院图书馆馆员。

2016-05-10

*本文系广东省哲学社会科学“十二五”规划2015年度学科共建项目“基于Altmetric工具的图书学术影响力评价研究”（项目编号：GD15XTS02）的成果之一。