科技期刊编辑如何发现及规避排版带来的常见错误——以方正书版2008软件为例

汪婷婷，舒安琴，管佩钰，王 东*

(重庆市卫生信息中心 重庆401120)

科技期刊编辑如何发现及规避排版带来的常见错误
——以方正书版2008软件为例

汪婷婷，舒安琴，管佩钰，王 东*

(重庆市卫生信息中心 重庆401120)

常用的专业排版软件主要有方正书版2008、InDesign、方正飞翔、Latex等，各软件均有其优缺点。不论选择何种软件，其软件功能如何，也不管是以作者投稿的电子版作为一次排版，还是以编辑初步编校后的电子版作为一次排版，经过排版软件的二次排版，其结果总是与一次排版有许多差异。而纠正由于排版带来的差错是编辑进行编校的目的之一，且此类差错也是编辑容易忽视的差错之一。对方正书版2008软件进行电子一校稿件的转化及常规排版操作后带来的常见差错进行总结，并提出了相应的规避措施，以提高编校质量，更好地呈现科技文化成果。

方正书版 排版 常见错误 规避策略

目前，常用的专业排版软件主要有方正书版2008、InDesign、方正飞翔、Latex等，各软件均有其优缺点，对于软件的选择需根据主要的投稿方式、刊物类型、刊载内容等实际情况作具体分析。[1]其中方正书版2008由于其强大的文字处理功能，规范的排版结果，快速排版效率，以及能生成PS、EPS文件直接用于印刷等优点而被广泛应用。[2]根据相关文献报道，方正书版2008在期刊中的市场占有率达80%,～85%,。[3]然而，不管选择何种软件，其软件功能如何，不管是以作者投稿的电子版作为一次排版，还是以编辑初步编校后的电子版作为一次排版，经过排版软件的二次排版结果总是与一次排版有许多差异。纠正由于排版带来的差错是编辑进行编校的目的之一，且此类差错也是编辑容易忽视的差错之一。本文就方正书版2008排版带来的常见错误进行了总结与分析。

1 常见错误分析

1.1 版式错误

1.1.1 空格

方正书版2008排版首先要将一校稿件导入软件中，然后通过注解命令来排版。然而，进行排版的照排工作人员由于堆积如山的待排稿件、复杂的注解命令等因素，难免会出现漏排、错排、多排注解命令的情况。稿件中的空格命令就是最容易漏排、多排的注解命令之一，而其中又以出现在段首、标题序号与标题名之间、表序与表名、图序与图名、关键词之间、作者单位或地区与邮编之间的空格最容易出现漏排或多排的现象。笔者所在单位出版的几本期刊中，作者姓名下一行是作者的工作单位及邮编，例如“中南大学湘雅二医院检验科，湖南长沙 410011”，作者单位所在地区与邮政编码间有两个空格，“叉头状螺旋转录因子3； 单核苷酸多态性； 产后抑郁”这样的关键词之间也有两个空格，常见错误为没有空格、只排一个空格或空格大于两个；另外，“1.1一般资料”这样的小标题题号与题名之间本身有一个空格，常见的错误为遗漏该空格或空格大于一个。

1.1.2 居中

软件导入后的待排稿件题目、表题并没有居中，且当题目或表题过长时常需要换行，常见的错误为文章题目或表题由于没有注解命令或错误的注解命令而顶格排列，或者由于没有在适当的地方给出换行注解命令而导致整个题目或表题看起来不平衡。例如对于“血管内皮生长因子联合内皮抑素在2型糖尿病肾病患者诊断中的价值分析”这样一个32个字的长题目，为保证整体美观、对称，需要居中排列，通常在第20个字，即“血管内皮生长因子联合内皮抑素在2型糖尿病”后换行，这样第2行有12个字居中，且第2行两端各空4个字。

1.1.3 加粗

为使文章层次更加分明，一般期刊或图书排版会通过加粗的方式，使小标题看起来更加醒目。例如“1 资料与方法”，“1.1 一般资料”，而通过方正书版软件排版后的二次排版稿件往往这些加粗的地方容易被遗漏，也是编辑再次编校过程中容易疏忽的地方。

1.1.4 斜体、上下标

斜体、上下标在科技期刊中出现较为频繁，例如：“研究组与对照组比较，差异有统计学意义(P＝0.015)”，此处“P”要求斜体；正文中引用文献时的文献编号和括号，表格用于注释的符号*、#等，以及×109/L、m2等单位都需要上标；而CO2、H2O等化学式，以及T1、CV批间、P2.5等表示特定范围内的某值时需要下标。然而，实际工作中由于作者不懂编辑规范，编辑在编校过程中偏重于关注内容，照排工作者对刊物刊摘内容相关领域知识缺乏了解，常导致斜体、上下标出现错误。另外，用于注解正斜体的书版命令是成对出现的，如果少用一个，将改变后文中英文、符号的正斜体，这是排版导致斜体不能显示或显示在错误位置的重要原因。

1.1.5 行距、字距

方正书版2008排版时，整体文件的字距、行距在PRO文件里设置，个别处的文字字距、行距可用[KG]、[HJ]注解设置。在实际排版过程中，常常因为要保证一个组合不掉行，或者保证页末不空行，而改变个别处的字距、行距，这样做的后果会导致其组合前的文字字距变宽，或者接近页末处的几行字行距变宽。例如“质控菌株中金黄色葡萄球菌为ATCC293424，大肠埃希菌为ATCC253784，铜绿假单胞菌为ATCC15344”中，为了保证“ATCC293424、ATCC253784、ATCC15344”这几个组合中每个组合都在同一行，从而临时改变其前面文字部分的字距，这样做显然是不可取的，建议通过在其前面文字适当增字、减字来实现每个组合不掉行。涉及页末空行时，不临时改变行距，而通过改变前文图片、表格位置，或者通过增字、减字来实现页末不空行。

1.2 公式

公式排版一直是困扰编辑及照排工作者的问题，科技论文中的公式一般由Word公式编辑器及Mythtype软件编辑，[4]由于方正书版2008对以上软件编辑的公式具有不兼容性，经过转换后，稿件中的公式常常发生完全丢失或部分缺失情况。当公式完全丢失时，则显示“这里是一个图片”；部分缺失时，只留下纯文字部分。例如在描述统计学方法中，常出现“均数±标准差(±s)”，这里的“”就常常丢失。如果公式中有上下标或其他特殊符号混合存在，情况将更为复杂。对于一个较长的公式，照排工作人员往往需要花费大量时间进行处理，也是编辑及校对人员编校的重点。

1.3 表格

方正书版2008在导入Word形式的稿件后，仅保留表格中的数据及文字，而不保留任何表格格式，给排版带来了很多困难。照排工作者需根据原稿分行、分栏，并设置各行各栏相应的格式，重要的是还要区分出各个数据间的关系。[5]因此，表格排版带来的错误主要有表格线条磅数错误，如顶线或底线磅数小于或等于其他栏目线或辅助线；同一栏目数据未对齐，甚至出现数据混乱、张冠李戴，即数据未与正确的栏目相对应。

1.4 图片

方正书版软件的图片处理功能一直比较薄弱，为保证图片质量，实际工作中通常借用方正飞腾、Photoshop、Coreldraw等软件进行图片处理，然后通过书版注解命令插入排版。[1]由此带来的问题是原稿中的图片容易出现漏排、重复及插入位置错误，以及由原稿带来的图片不清晰、图注不完整等问题。另外，由于科技期刊的图片中一般含有各种特殊的公式、单位、符号、文字等，而Photoshop、Coreldraw软件并不能直接插入上述内容，需要另外对图片进行“植字”处理，[6]过程繁琐，工作量大，这也是导致图片内容产生差错的原因之一。

1.5 数字、字母、符号混用

笔者在工作过程中发现，经过方正书版2008软件转换的稿件，常常会发生意想不到的数字、字母、符号混用情况，例如：“et al”中“l”变成了数字“1”；英文摘要或英文文献中字母“O”变成了“0”，而有时是正文中数字“0”变成了字母“O”；罗马“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ”变成了英文“I、II、III”；对德文、俄文、罗马字符、拉丁语等有时不能识别，通常会出现一个“？”；半字线、一字线、连字符常出现混淆，编辑需特别注意几种横线的长短区别，以便快速识别；比号“∶”变为冒号“：”；中文的单、双引号变为英文的单、双引号。以上几种错误比较隐蔽，容易被忽略，需编校者仔细进行专项核查。

1.6 自动换行带来的隐性错误

方正书版2008软件排版具有自动换行功能，一般情况下不会发生错误，但在行末出现长的数字、单位符号、化学式时，软件并不能将其识别为一个组合，容易发生一个数字、单位符号、化学式被割裂到两行的情况。由于自动换行功能带来的隐性错误还表现为行首出现标点、数学符号，以及单字掉行、页末出现小标题、表题等不规范现象。另外，特别应该注意的是在期刊编校中，由于一本期刊是由不同栏目的不同文章组合而成，故期刊编校一个重要的环节就是统版，其中转面接排是统版过程中处理文章版面溢余或不足的重要方式之一。[7]然而，转面接排后的任何一次改动都有可能导致上转下接的部分因为自动换行功能而掉入另一页，导致后续版面较大的变化，这是出刊前编校者应该特别引起重视的差错之一。

1.7 原稿自设格式部分内容丢失

现代办公软件Word普及率非常高，作者在投稿时一般对文章已经进行了初步排版，例如设置了页眉页脚进行作者简介及基金项目标示，或者采用文本框的形式显示图注、图题等，由于方正书版2008与Word软件不具有兼容性，并不能识别以上内容，容易造成以上内容的丢失，且丢失后完全没有提示。另外，Word软件编校的稿件中，电子邮箱、网址等内容常被自动设置为超级链接，方正书版2008转换后也容易造成内容完全丢失。

2 应对策略

大编辑家叶圣陶指出：“加工之事，良非易为，必反复讽诵，熟谙作者之思路，深味作者之意旨，然后能辨其所长所短，然后能就其所长所短而加工焉。”而且，“一句话一个字都不能放过”。根据《图书质量管理规定》，图书差错率在万分之一以上万分之五以下的，出版单位必须自检查结果公布之日起30,d内全部收回，改正重印后方可继续发行；差错率在万分之五以上的，就只有全部收回，不能继续发行。[8]《期刊出版质量管理规定》期刊编校的差错率不超过万分之三的，其质量为合格。差错率超过万分之三的，其质量为不合格。[9]可见，要成为优秀的编辑并非易事。

排版是图书、期刊出版的重要环节，不光要有效率，还要有质量。效率与质量的保证依赖于对排版软件操作的熟练程度、细致程度，以及排版技巧的积累。然而，现实工作中，再熟练的照排工作人员总会因为常规操作或者软件自带的某些功能出现这样那样的错误。编辑校对是期刊质量把关的主要环节，面对严格的编校要求，编辑对于差错的把关必须在每一轮编校中做到字斟句酌、如琢如磨、环环相扣。一位编辑要做好一本图书、一本期刊，不仅需要相关研究领域的专业知识，更加需要相关的编校、排版知识，更重要的是要与照排工作人员、作者，甚至印刷工人达到通力合作、协调一致。下面主要从编辑、校对方面论述如何避免上述排版错误。

首先，编辑不仅要对内容编校具有深厚的功底，还应具备一定的排版能力，只有对排版知识有足够的了解，才能发现、避免上述排版带来的错误。例如针对前文提到的原稿自设格式后进行方正书版排版会导致部分相关内容丢失的问题，编辑可以在收到作者的电子投稿后对其进行初步编校，将作者设置的格式删除，将页眉页脚显示的作者简介、基金、通讯作者等内容放入题目下方等显眼位置，以方便照排工作者排版。

其次，在排版结束后编辑不仅要通读全文，进行二次、三次编校，更重要的是要对各个部分进行专项检查，例如页眉页脚、题目及小标题、关键词、作者信息、文献、图表等。实际工作中发现，针对排版带来的上述错误往往在对某一项进行专项检查时更容易被发现。

另外，编校者应该善于利用相关编校软件对排版后的稿件进行编校。常用的如黑马校对V15软件，由北京黑马公司开发，内嵌79个专业词库、4,800万条专业词汇、450万条错误核心库，具有汉语切分技术、汉语语法分析技术、汉语依存关系分析技术等优秀的中文智能技术，其查错准确率和校对效率已经达到一个崭新的高度。[10]例如针对英文摘要或英文文献中字母“O”变成了“0”，而有时是正文中数字“0”变成了字母“O”这类错误，黑马软件可以发现。

最后，编辑及校对人员应该善于利用作者的力量，毕竟只有作者本人更了解自己文章的内容，编辑在编校过程中发现任何不能解决的疑问都应及时与作者沟通。在出刊前应发给作者清样，提醒作者应重点核对哪些项目，以方便作者快速、有效地核对。作者校对完成，发回清样后，应进一步核实、修改，必要时向作者发送二次清样。例如对于表格中数据的关系、图片放错位置等错误，作者本人更容易发现。

3 结 语

出版事业是文化事业，编辑作为文化事业的传播者，是出版物质量保障的主体。再先进的排版软件终究也是机械的，而操作它的人是灵活的。在工作中，编辑要当一个有心人，善于总结图书、期刊排版中的规律，不断加强业务学习、改进知识结构、主动参与图书、期刊出版的各个环节，才能最大限度地防止差错的发生。■

［1］ 王昌栋，陈翔，幸建华. 科技期刊排版如何选用排版软件[J]. 中国科技期刊研究，2007，18(1)：95-97.

［2］ 闫新云. 科技期刊常用排版软件的选择[J]. 编辑学报，2013，25(3)：290-292.

［3］ 王立楠，陈凤云，刘玉娜. 数字出版环境下科技期刊排版软件对比[J]. 编辑学报，2015，27(增2)：41-44.

［4］ 王勇，姚萍，王岚，等. LaTex与方正书版排版数学论文探讨[J]. 中国科技期刊研究，2012，23(6)：1036-1039.

［5］ 孔庆合，孔庆勇. 方正书版中表格的使用技巧[J]. 中国科技期刊研究，2005，16(4)：525-526.

［6］ 于卉. 方正书版中的插图注解[J]. 广东印刷，2014，36(1)：15-17.

［7］ 仇宏伟. 方正书版软件排版连版中的问题及解决办法[J]. 出版与印刷，2014，25(1)：21-25.

［8］ 新闻出版总署. 图书质量管理规定[S]. 北京：新闻出版总署，2004.

［9］ 新闻出版总署. 期刊出版质量管理规定[S]. 北京：新闻出版总署，2008.

［10］ 那欣，李彬. 数字出版时代图书校对员面临的新问题及对策[J]. 出版科学，2010，18(1)：26-27.

On How to Find and Avoid Common Errors Caused by Typesetting：Taking Founder Bookmaker 2008 Software as an Example

WANG Tingting，SHU Anqin，GUAN Peiyu，WANG Dong*
(Chongqing Health Information Center，Chongqing 401120，China)

Among professional typesetting software，Founder Bookmaker 2008，InDesign，Founder FX and Latex are normally used ones．No matter which kind of software is selected，no matter what functions the software possesses，the original manuscript or edited manuscript，after the second typesetting，will have many differences compared with the first typesetting version．One of the objectives of the editing work is to correct the typesetting errors，which are easily ignored by editors．Combining with practical experiences，the common errors brought by typesetting including automatic transformation process and routine operating were summarized in this article．Corresponding improvement approaches were put forward to improve the quality of the redaction.

Founder Bookmaker 2008；typesetting；common errors；improvement measures

G230

：A

：1006-8945(2016)12-0066-04

*通讯作者

2016-11-04