浅谈基层档案管理工作

■邢永敏

浅谈基层档案管理工作

■邢永敏

基层单位的档案管理工作是整个档案工作中的一个重要组成部分，是真实再现基层工作历史原貌的重要载体，其收集和整理程度与水平如何，直接影响着能否充分利用档案有效地发挥作用。作为一名基层档案指导人员，我认为基层档案部门普遍存在意识缺乏、队伍不稳定、收集归档不齐全、不完整的问题。就我市的档案管理存在哪些问题，如何能达到规范化、标准化、现代化，谈点个人认识。

一、基层档案馆管理现状

1.领导认识不到位，管理意识淡薄。作为一名基层档案工作者，我认为全市有很大部分的单位领导没有真正重视档案工作，档案工作仍存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的情况。单位的年度工作计划总结中很少提到档案工作，使其不能与其他工作同步规划、同步发展，这是普遍存在的问题。一个单位档案建设的好坏，直接反映出领导的重视程度，2006年我市某局因领导不重视导致档案不按时接续，档案丢失等现象，被衡水市档案局给予处罚。还有一些部门档案建设所需的人力、财力、物力很难到位，这也直接影响整个单位对档案的重视程度。更认识不到档案在社会和人民群众生活中的重要性和必要性等。这种思想严重影响了档案事业的发展。

2.档案室管理机制和设施不健全。到目前为止我市还有20%的单位没有设立独立的档案室，和行政办公室在一起；还有的单位虽设立了档案室，但里面堆放各种杂物，装具不足，木质档案橱具仍在使用。管理制度形同虚设没有执行落实，没有真正实现档案的统一保管，文书、会计档案立卷后各行其是。这即给档案保管和利用带来了诸多不便，又对安全保密工作留有很大隐患。

3.档案人员队伍不稳定，专业知识不高，档案制度不健全。冀州市所辖范围内的10个乡镇多数都没有专职档案人员，谁上班来的最晚谁就管档案。档案管理人员还存在一身兼多职，没有时间系统学习档案业务知识，使其不能规范整理本单位大量的档案资料，有时也只是应付而已。造成本单位档案资料收集不全，整理不及时，文件资料堆积如山，档案管理混乱等。借出的档案又不履行任何手续，时间一长档案资料就不知去向，虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。人员的频繁更换，使许多档案管理人员没有长远的思想观念，更谈不上钻研档案业务知识，所以档案业务知识贫乏，管理水平跟不上，很大程度上制约了档案管理工作水平的整体提高。

二、解决我市档案工作中存在问题的措施

1.加强基层领导对档案工作的认识，让领导从思想上认识到档案的重要性。领导的重视是做好档案室管理工作的前提。争取领导的支持主要有两方面：一方面要找准档案工作与经济建设和社会发展的结合点，用工作效果的不可替代来争取领导和社会重视，让领导及群众认识到档案的重要性；另一方面要主动争取领导和有关部门的支持，采取有效的宣传形式，让更多的领导和部门了解、重视档案工作。今年冀州市人民政府办公室把档案管理工作纳入全年工作的重要议事日程，并摆在更加突出位置，与其它工作同部署、同考核，考核结果作为年终个人评优评先的重要依据之一。同时，还印发了冀州市《关于做好2016年度档案工作的通知》。不断加大档案工作的宣传力度，增强全员档案意识，使广大人民群众真正认识档案工作的意义和作用，积极支持档案工作，促进和提高基层档案室的建设工作。

2.加大基础设施投入。档案事业的发展必须靠政府的投入。各级领导在档案工作上要舍得投入，各级机关要积极争取上级部门和财政的支持。今年5月我市政府同意了冀州市档案馆的建设项目，总投资1210万元，项目占地3752.03平方米，总建筑面积5071.52平方米，购置设备37台（套），目前项目前期工作已经展开。各个单位也应逐步将档案工作经费做到年初的预算中，高标准严要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好“七防”等配套保护措施，确保档案安全管理，不丢失，不破损。有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案信息化管理水平。

3.提高档案管理人员素质。档案管理既有实践性，又具有理论性，既具有完整性，又具有系统性，它对档案员思想素质、业务素质都有很高的要求。首先，举办档案业务知识培训班是从根本上提高档案人员专业技术水平和实际工作能力的有效途径，聘请有关专家就档案有关知识和问题进行授课，并现场讲解，对全面推进档案管理规范化发挥着很大的作用。今年5月份我市举办了一次大规模的业务培训，每个单位至少1人参加了培训，还有的单位多人参加；4月份我市档案局的业务指导人员和10多个单位的档案员还参加了河北省档案局在衡水举办的培训班。其次，做到各部门档案工作责任到人，是保证档案工作顺利开展的基础。在深入基层摸清底数的基础上，主动加强与各机关、企事业单位的联系，明确主管领导，选拔一批政治素质高、业务能力强的人员充实到档案队伍中，夯实基层档案管理的力量。

4.加强档案法制意识的培育与提高。档案法制意识是指要求依法管理国家档案事务的思想观念，档案人员必然具有档案法律至高无上的思想观念，一旦全社会成员普遍树立起档案法制观念，必然产生运用法律管理档案、维护档案安全的强烈要求。首先要大力普及宣传《档案法》和《河北省档案工作条例》，宣传依法治档的先进典型，增强全社会的档案意识。6月9日国际档案日，我市档案局的同志们走上街头发放档案宣传5000余份，大大提高了人们对档案的认识。其次档案主管机关要强化档案执法主体意识，加强档案执法力度，真正做到有法必依、执法必严、违法必究。衡水市局每年的执法检查使许多单位提高了认识。

（作者单位：冀州市档案局）