血站档案管理工作探索与思考

■刘素珍

血站档案管理工作探索与思考

■刘素珍

血站档案是指在采供血业务工作和行政管理工作中所形成的具有保存价值的以文字、图像等形式为载体的原始资料。包括采供血业务记录、行政管理文书以及基建、设备管理、科研等形成的各种的历史文件和记录。这些档案具有原始凭证作用，对研究血站发展规律，总结血站管理经验，推动血液医学科学技术发展，都具有重要的参考价值。

一、当前血站档案管理工作现状

1.档案管理信息化进程缓慢，缺乏统一规范的行业管理标准

经笔者对河北、河南、广东等数十家血站进行调查了解，血站档案管理信息化程度普遍较低，目前大部分血站虽都在应用计算机辅助管理档案，但主要局限于目录检索，没有建立全文数据库。建立档案全文数据库，实现血站档案管理信息化是一项周期较长、难度较大的系统性工程，将面临工作面广、业务量大，资金需求多，专业技术人才紧缺等实际困难。此外，由于血站系统尚没有统一规范的行业档案管理标准，各地血站各有各的档案管理模式，使用的档案管理软件也是五花八门，为规范血站档案管理信息化工作，降低血站档案管理信息化研发成本，亟需在国家或行业层面对血站档案管理信息系统进行规范和研发。

2.归档整理模式和文件处置存在弊端，对非纸质档案重视不够

目前，血站系统档案归档整理模式存在的弊端，一是不少档案资料特别是纸质记录表单和文书往往年末一次性清理上交，集中归档，这直接导致了档案库档案员年终工作量和工作强度成倍增加，易造成分类立卷工作质量下降；二是多数血站偏重于纸质业务档案的管理，对电子档案、计算机软磁盘、光盘、软件、电子照片等非纸质档案的管理还需进一步加强和规范；三是对于不归档文件材料，如重份文件、未成文的草稿和其他文字材料等，往往被忽视而没有纳入档案管理范畴，易因保管、使用和处置不当而造成丢失。

3.档案信息资源开发利用率不高

据调查，血站中普遍存在档案管理者只满足于档案收集、管理，而针对档案信息资源的编研、统计分析等二次或三次开发利用率偏低。编研成果也多为“大事记”“组织机构沿革”等查考性材料，使用只是查阅资料，形式过于单一，对采供血业务工作中具有参考与指导作用的编研成果还不够多，许多珍贵的血站档案材料和业务档案处于“沉睡”状态，利用率不高，价值体现不足。

二、血站档案管理和使用工作的几点探索

1.开发建立档案智能化管理系统

尽快出台全省或全国统一的采供血机构档案分类规则和行业标准等制度，统一血站档案管理模式和标准；开发全省或全国统一的档案管理软件系统，建立血液档案全文数据库。一是通过对现有纸质档案电子录入和业务信息资料的转化，对每卷纸质业务档案加贴条形码，构建电子存储、类目编排；二是开发采血、供血双套系统数据兼容技术接口。综合“业务管理系统”和“档案管理系统”，形成献血者个人信息数据，实现电子档案与纸质档案相匹配的二级类目自动组卷、排序；三是提升防火墙技术，保护信息安全，防止献血者信息外泄，以保护隐私；四是实行数据备份第三方保管，确保系统数据安全。

2.以ISO9000质量管理体系为框架建立血站档案管理体系

ISO9000 作为一种先进的体系化管理理论，适用于所有行业的原则性标准，规定的程序较少，其宗旨和目标与“一法两规”一致。血站可以以ISO9000为框架和标准，按照其自身特点和要求，创造性地进行档案管理体系设计，建立具有自己组织特色的档案管理体系并加以实施，从而有助于自身管理水平的提高。严格过程管理，按照质量体系文件规定的规范化方式去完成每一项业务工作和管理工作，确保全过程受控。确保血液采集、制备、检验、储存、发放等过程不发生质量差错，产品符合国家相关标准的要求。将血站档案管理纳入岗位责任制，并定期对其落实情况进行监督考核，充分调动档案工作人员积极性，从而促进档案工作适应当前形势，更好地为采供血事业发展和血站经济建设服务。

3.注重档案信息资源开发利用，服务于血站中心工作

要想充分发挥血站档案的潜在作用，使其服务于血站中心工作，就必须进一步注重档案信息资源的开发利用，积极开展深层次的档案编研工作。可以成立专门的编研机构，配备编研人员，加强编研工作的制度建设，为编研工作的开展提供必备条件。血站档案工作者应该更新观念，既要制定好编研规划，又要适时调整编研选题，不断拓展服务领域。在编研过程中要充分与业务人员进行交流探讨，共同完成对档案材料的深层次加工编研。血站档案的编研工作要紧紧围绕血站的中心工作，为领导的工作决策，提供依据。

4.加快人才的培养和引进，不断提升档案人员的业务素质

加快人才队伍的培养和引进，实现血站档案管理工作的专业化和现代化。血站领导应重视档案管理人员的配备和培养，将档案管理知识培训列入每年的继续教育项目，有计划地开展单位内部和行业内部档案专业培训工作，让血站档案人员系统地、全面地学习档案专业知识、了解档案事业发展新状况。随着血站信息化建设步伐的加快，血站电子档案材料已开始成为当前档案较普遍的载体形式。因此，血站档案人员不仅要自觉加强对档案专业知识和采供血专业知识的学习，还要努力使自己成为具备既懂档案管理又懂信息技术，知识结构合理的复合型、高素质档案管理人才，不断提高血站档案信息化水平。

（作者单位：邯郸市中心血站）