新时期背景下人力资源和社会保障局的人事档案管理策略分析

胡晓林

（河南省范县人力资源和社会保障局 河南 范县 457500）

新时期背景下人力资源和社会保障局的人事档案管理策略分析

胡晓林

（河南省范县人力资源和社会保障局 河南 范县 457500）

人力资源和社会保障局的档案管理虽然是项基础性的工作，但是关乎到档案管理、协调服务等职能，特别是人事档案管理工作对社会和以及个人的发展具有重要的影响。随着社会经济的发展，传统的人事档案工作已经不能满足当下的需求；鉴于此，本次主要分析新时期背景下人力资源和社会保障局的人事档案管理存在的问题，并提出相应的解决办法，旨在提高人力资源和社会保障局的档案管理的效率。

新时期背景；人力资源；人事档案管理

人事档案管理工作是人力资源和社会保障局工作的重要组成部分，将人事档案管理工作信息收集全面，不仅可以加强对现有职员的管理，还可以提高单位的人力资源合理配置率[1]。但是目前的人事档案管理工作相对较为混乱，严重制约着人力资源和社会保障局管理改革的进程，因此必须要改变以往的人事档案管理的模式[2]，打破员工被动性调遣现状，充分发挥人的能动性，建立合理的人事档案管理制度。

一、新时期背景下人事档案管理产生的问题

人事档案管理工作是连接各个部门以及上下级沟通的桥梁，虽然人力资源和社会保障局已经取得一定的管理成果，但是基层职员的管理工作并未执行到实处，还存有一些工作弊端，主要有以下几方面：

（一）人档分离，降低人事档案管理工作效率

随着社会全球化的发展，私营企业在改革开放后如雨后春笋般快速普及，导致人力资源聘用也随之市场化。当下，各个企业在聘用员工或者调遣职位时并不重视人事档案管理，致使很多人认为人事档案用处不大，进而置之不理；因而常出现人档分离现象，甚至部分人员不知道个人档案放在何处；更有甚者，部分档案成为死档，无人整理和认领，对此加大了人事档案管理工作的力度。

（二）人事档案内容不够全面

当下，人力资源和社会保障局将对人事档案采集仍采用传统的收集标准[3]，主要包含个人履历、自传信息、鉴定以及考核情况、考察信息、教育程度和获取的证书、政治历史情况的审核材料、参加中国共产党以及共青团等的证明、奖励以及惩罚等材料，并可附有其他相关的材料。但是随着我国企业用人观念的转变，各单位更重视职员的人才类型、管理能力、专项技术、心理综合素质、个性发展等资料，但是人事档案管理内容却未从涉及。

（三）人事档案管理模式较为落后

人事档案管理工作较为繁杂，且工作任务重；目前仍有部分管理人员采取人力收集、分类以及筛选等工作，不仅加大了工作量，且降低了工作的效率。随着信息技术的发展，人事档案工作应采用先进的技术对其予以分类和管理，以便于查找，为企业和个人提供更好的服务。

（四）管理职员的安全意识较低

由于现下档案利用率不高，导致管理组织机构和工作人员在进行对人事档案管理的重视度不高。部分人力资源和社会保障局虽然采用了信息管理技术，但是因缺乏一定的信息技术，常出现错误操作或者安装存有危险性的软件造成电脑受到木马的侵犯，最终使部分档案信息保存不善，对人事档案管理工作造成了严重的损失。

二、新时期加强人事档案管理的有效措施

想要提高档案管理的效率，应从各个方面着手，并结合当下的时代发展的要求，才能使人事档案的价值得以充分发挥。加强人事档案管理的主要方法有以下 几方面。

（一）对人事档案分级管理

根据社会公众的需求不同可实施不同层次的人事档案管理工作；对于弃档和死档应加以处理[4]，其次，提高档案的流动性，加大人事档案在工作中的利用率，同时将有限的人力和物力放在流动性以及较为复杂的档案管理工作中，落实人事档案工作职员的责任和义务，提高档案工作的管理效率。另外加大人事档案工作在社会发展以及人才流动中的影响力，为社会经济发展提供科学的信息。

（二）丰富人事档案的信息

根据目前企业用人的要求，人事档案工作应将管理能力、工作绩效、专长以及人才类型、心理情况等纳入到人事档案内容中，使人事档案信息更加的全面，实现“以人为本”的工作理念，更好地为单位以及个人提供档案服务工作。

（三）建立统一的人事档案管理制度

人力资源和保障局应建立全面统一的人事档案管理制度，以能将人事档案管理工作落实到实处；并在人事档案管理中制定形成、修订以及流转等方面的制度，保证人事档案管理工作的无误性。其次，还要使人事档案的内容合理化和规范化，保证其在合法的范围内，并与市场经济发展方向相一致；使人事档案的使用率得到进一步提高。

（四）提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员专业能力和职业素养关系到人力资源和社会保障局人事档案管理水平的高低[5]；对此，档案管理机构要对工作人员加强管理力度。首先应加强工作人员对档案管理重要性的认识，并加大相关知识的培养力度。其次，将社会责任理念融入到培训工作中，以创造良好的档案管理环境。再者，档案管理机构在聘用工作人员时，应对其进行予以严格的筛选和选拔，选用合格的管理人员。另外，要加强培训工作人员计算机应用以及安全防范等方面的知识，并对其实施施绩效考核，针对不合格者应再次给予培训或者给予开除。

结束语

人力资源和社会保障局的档案管理工作承担着档案管理以及提供服务等重要工作，但是由于档案管理工作内容的单一化和管理方法的传统化导致人事档案管理无法取得行之有效的进展。其次档案管理工作人员重视度不高以及信息技术水平较低亦导致人事档案管理工作无法有序的开展；因此需要建立科学的人事档案管理制度，提高工作人员的综合素质，才能够提高新时期背景下人力资源和社会保障局的人事档案管理水平。

[1]王雪莹.试论新时期人力资源和社会保障局人事档案管理的有效性[J].西部皮革,2016,02（10）:143.

[2]陈丽.新环境下的人力资源和社会保障局档案管理策略分析[J].劳动保障世界,2016,15（16）:45.

[3]阳新峰.X航空公司人事档案及招聘子系统的设计与实现[D].电子科技大学,2014.,11（15）:22-23

[4]李军.人事档案如何为人力资源开发服务[A].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业党建与政工创新工作发展学术研讨会”论文集（下）[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院:,2016:1.,03（30）:50-51

[5]张淑军.探讨人事档案管理信息化建设[J].办公室业务,2014,15（01）:186.