浅谈独立学院教学秘书工作的特点和素质要求

2016-02-05王欣雨

魅力中国 2016年12期

王欣雨

(浙江农林大学暨阳学院，浙江诸暨 311800)

独立学院，是指实施本科以上学历教育的普通高等学校与国家机构以外的社会组织或者个人合作，利用非国家财政性经费举办的实施本科学历教育的高等学校。随着我国高校的大规模扩招，独立学院作为一支迅速崛起的生力军，在高等教育领域中发挥着越来越突出的作用。而教学秘书作为独立学院教学管理队伍中最基层的服务者和执行者，对维护教学活动的正常开展，保障教学管理秩序和人才培养质量的提高，有着至关重要的作用。

一、独立学院教学秘书工作的特点

(一)教学管理人员数量少，任务重

独立学院为提高办学效率，节约成本，往往拥有较少的教学管理人员。普通公立高校中教学管理人员和学生的人数比例控制在1:150-1:200，但独立学院却达到1:300以上。故独立学院的教学秘书承担的工作任务十分繁重，工作内容也涉及到教学管理的方方面面，从日常的教务管理，到各类档案材料的收集、整理和归档，再到系里各种行政事务的处理，其工作量之大，事务之繁琐，可想而知。

(二)学生文化基础薄弱，自律性差

独立学院的学生按三本录取，学生整体成绩和水平低于公办本科高校所招收的学生。学生的文化知识基础薄弱，自制力和自主学习能力不强，抗挫抗压能力也比公办本科高校学生稍差。但他们有较强的活动能力和动手能力，交际广泛，个性鲜明。独立学院学生的这些特点都更容易在教学管理中出现问题，增加教学管理工作的难度和教学秘书的工作量。

(三)任课教师来源广泛，情况复杂

独立学院的师资主要依托母体的力量，一半甚至以上的教师来源于聘请母校教师，另有从外单位聘请的人员，任课教师的来源广泛，情况复杂，增加了上课时间的不稳定性，调停课次数增多，日常管理也变得繁重复杂。另外，师资队伍的这种复杂性，也需要教学秘书在面对不同对象不同问题时采取不同的沟通策略，这在一定程度上也增加了教学秘书工作的难度和负担。

(四)在母体和本学院的双重领导下开展工作

独立学院教学秘书既要遵从本学院的管理，也要依循母体的领导，在学院和母体的双重领导下开展工作。作为一名教学管理人员，独立学院教学秘书需要熟悉两者的实际情况，才能避免工作中的遗漏和冲突，并在遇到具体问题时尽快做好协调，找出解决问题的办法。

二、独立学院教学秘书的素质要求

(一)思想政治素质和职业道德素质

思想决定行动，是行动的先导和动力。独立学院教学秘书首先要有较高的政治觉悟和思想素质，热爱高等教育事业，结合独立学院学生及教学管理工作的实际情况，以科学发展观来指导教学管理工作，通过良好的服务提高工作效率和教学管理质量。

教学秘书还应具有良好的职业道德素质。因独立学院工作环境和地位的特殊性，教学秘书工作服务性强，工作任务琐碎又繁重，故而要求教学秘书要热爱自己的本职工作，培养高度的责任感和敬业奉献精神，以严谨、踏实的工作作风，兢兢业业、任劳任怨的实际行动，为教师和学生做好服务工作。

(二)专业素质

教学秘书应具备的专业素质主要包括以下几个方面。

1.教育理论知识。身为一名基层教学管理人员，教学秘书首先应具备专业的教育理论知识。既拥有丰富的教育学相关知识，又熟知独立学院教育教学理论的特点、专业特色和人才培养模式，然后结合独立学院学生的心理和生理特征，以此达到管理育人、服务育人的目的。

2.秘书专业相关知识。教学秘书工作中不可避免的涉及到公文写作、文书处理及档案管理等情况，因此独立学院教学秘书应具有秘书学、行政管理学和档案管理等秘书专业相关知识，以便更好地做好教学管理工作。

3.工作相关的其他专业知识。独立学院教学秘书还应掌握独立学院教育理论的特点，熟悉独立学院学科建设特色、人才培养模式和专业类别，理清专业各门课程间的区别和联系，了解教学活动中授课、实践、考核等环节的一般规律，以提高教学管理的工作效率和教学质量。

(三)业务能力素质

因独立学院教学资源的有限性，要求教学秘书必须具备较强的业务能力素质，具体包括:

1.统筹管理能力。独立学院教学秘书工作头绪繁多，不仅要处理好各个时段的常规性教学事务，还要处理一些临时性、突发性事务，因此教学秘书要有统筹管理能力，清楚每个时段的主要工作并预先做好安排，统筹规划好每一项工作，避免冲突和矛盾。

2.组织协调能力。独立学院的教学秘书承担着上情下达、下情上报的作用，这需要他们具备良好的组织协调能力，一方面要协调、处理好各方面的关系，遇到问题以诚相待、沟通协调，找出问题的解决办法，另一方面把规章制度的原则性与各事务的具体情况联系起来灵活运用，保证教学工作的顺利进行。

3.处理突发事件的应变能力。独立学院教学秘书经常会遇到各种棘手的突发性和临时性问题，因此，教学秘书还应具备处理突发事件的应变能力。熟悉教学管理工作的流程，增强工作的计划性和条理性，以便面对突发情况时能迅速做出判断并提出妥善的解决方案。

4.能熟练运用信息化技术的能力。随着科学技术的发展和高校教学管理模式向信息化和网络化的靠拢，独立学院教学秘书的工作方法和手段也随之发生根本性转变。他们不仅需要掌握教学管理系统、毕业论文系统等教学管理软件，还要掌握信息化的办公软件，以更好适应工作发展需要，提高独立学院的教学管理水平。

(四)良好的心理素质

独立学院学生文化基础薄弱、个性较强难于管理;师资力量不足，教学秘书面对的人员情况复杂;加之教务工作的特殊性，导致独立学院教学秘书在工作中经常被人误解，吃力不讨好，继而导致心理失衡，丧失工作热情。因此，独立学院教学秘书应具有良好的心理素质，保持阳光达观、积极向上的心态，学会自我调节不断迎接新的挑战，游刃有余完成好各项工作。

(五)开拓思维和创新精神

独立学院的教学管理工作与母体高校相比既有共性，又有其自身的独特性，不能一味地生搬硬套，而是需要开拓思维，富有创新精神。在工作中不能因循守旧、墨守成规，而要善于思考和总结，根据独立学院的特点，大胆地提出教学管理工作中不合理的地方，从而形成自己的新观点、新看法、新思维，不断创新，与时俱进，从而提高教学管理的工作效率，使各项教学活动顺利、有序的开展。