高校实验室中小型仪器管理的不足与完善

2016-02-05石小蕊徐岚

中国设备工程 2016年11期

关键词：校验管理员仪器

石小蕊，徐岚

（苏州大学医学部生物化学与分子生物学系暨生化工程研究所，江苏苏州 215123）

高校实验室中小型仪器管理的不足与完善

石小蕊，徐岚

（苏州大学医学部生物化学与分子生物学系暨生化工程研究所，江苏苏州 215123）

针对高校实验室中小型仪器管理中存在的问题，提出采用信息化技术建立采购、维修、报废系统，结合管理制度上优化提高对中小型仪器的管理效率。

中小型仪器；信息化技术；管理制度

仪器设备是高校实验室的重要内容之一，良好的仪器使用管理制度是实验室各项科研活动良好运转的重要保证。高校仪器按管理方式大致分为：平台共享的大型仪器和实验室内部的中小型仪器两类。大型仪器管理上投入精力较多，一般有专职管理人员负责，对使用过程管理较严格[1,2]。而课题组内部的实验室中小型仪器无专人负责，使用人员不固定，使用频率较高，管理制度不完善，在管理上存在许多问题，制约着实验进程。随着信息化技术的不断发展，高校实验室实验耗材、办公用品及大型设备基本已逐步实施信息化管理。而中小型设备则因种类多，不同品牌性能差异大、维护维修复杂等原因，尚未纳入信息化管理模式，管理工作量较大。鉴于信息化技术在高校实验室其他管理方面简化了管理过程，提高了管理效率，也可尝试用于中小型仪器管理。

1　高校实验室中小型设备管理的现状

1.1采购体系零散

实验室中小型仪器因种类繁多，且一些常用仪器如移液器、小型离心机等品牌众多，同一品牌也有多家公司销售，故采购前往往需要货比三家；购买之后仪器需要作的固定资产备案，然后发票报销。因目前没有中小型设备固定的采购渠道，实验室内自行采购价格上不够优惠，购买、备案、报销过程比较复杂，耗时较多，管理工作量大。

1.2售后维修拖沓

因许多品牌的仪器尚无官网直接销售渠道，需要从中间代理商处购买，这就使得仪器的销售和售后维修脱节。现有的报修过程需先报至代理商处，再由代理商转至生产厂家，生产厂家安排工程师时间上门维修，周期一般需要一两周，如若是外地厂家则周期更长，影响实验室实验进程。也因报修过程是多经了代理商，增加了维修费用。

1.3报废体系不完善

高校实验室发展速度很快，仪器设备也会不断地推陈出新，一些没有维修价值的仪器需要及时报废处理。因对高校普遍对仪器的报废关注度小，缺乏专门的报废仪器回收或存放机构，致使已申请过报废的仪器，还是堆放在原地，占用实验室空间，阻碍新仪器的引入。

1.4监督管理不到位

实验室常常有一部分不固定人员，如做毕业设计的本科生、临床专业的研究生或借用仪器的学生，他们中有些人使用仪器不规范，使用后不进行登记，或仪器出现问题时不及时向管理员反映，增加了仪器损坏的频率和管理上的难度；管理员日常工作量大，内容比较繁琐，下班时候也无法对仪器使用进行监督，造成了管理的缺失。

2　高校中小型设备管理体系的改革措施

2.1建立信息化的采购、报修、报废系统

信息化技术已被越来越广泛的应用于高校仪器管理层面，且大大提高了管理的效率[3]。仪器的管理的特殊性除了采购、维修、报废，还有中间复杂的监督管理环节，因此我们实行信息化管理应该从管理效益的最大化出发。鉴于仪器管理中的需求，我们拟建立的中小型设备采购平台可以包含以下三个模块：设备采购模块、设备报修模块和设备报废模块。

（1）仪器采购模块，采购系统可以按照高校实验室里耗材采购方式。学校在引入供货商时，需严格审核，主要包括以下原则：品牌质量好，价格优惠，保障维修，厂家就近等。最好是厂家直接供货，如厂家不能直接供货，则可以选择一级代理商，既保证供应仪器的质量，又便于提供后续的维修保障。另外采购模块可以和学校的仪器固定资产备案系统对接，即在采购完成提交订单前，输入仪器的存放地、保管人等信息，完成资产入库环节。同一品牌的仪器可引入2~3个供应商，方面采购人作价格对比。师生可以在采购平台上按规格型号查找，选购，提交订单后代理商便可看到订单，安排发货。有特殊用途采购系统里买不到的仪器，也可以自行采购，然后在系统内备案。

（2）仪器维修模块，系统内可设置维修申请单，即将所有设备的名称按类别列出，可以直接选择或设搜索框，报修人在系统内搜到所要维修的仪器后，点击名称可链接到该品牌的全部供应商，选择采购时的供应商，在相应的维修申请单里描述仪器的损坏情况，并提交供货商处理，供货商根据维修单里具体损坏情况安排相应的工程师上门维修；另外，也可在采购时的订单后添加维修单链接，按上述描述损坏情况并提交，以便供货商看到报修情况也可以进一步了解订单采购日期等信息。

（3）仪器报废模块，报废模块里可设置报废申请单，即将要报废仪器的购买年份、固定资产编号、损坏程度图片、是否有维修价值填写后提交设备管理处相关人员审核。审核通过后，小型仪器可以自行送至报废点，大型仪器可以联系相关人员上门来取，从而完成仪器的报废过程。

2.2制定实验室准入制度和仪器操作规范

建立实验室准入制度，规范仪器操作，从源头上减少仪器损坏频率。本科生或研究生进入实验室前，要对他们进行规范的仪器操作和实验室规则培训，对一些比较精密的仪器，可以请他们独立操作演示，不规范的操作可以及时纠正。此外，还要培养学生爱护仪器的责任感，使用时轻拿轻放，使用过程注意防护，使用完毕后清洁仪器，也熟悉开关过程等，在确保他能能够独立操作仪器后方可准入实验室。

2.3实施仪器使用、借用登记制度

仪器借用在实现课题组间资源共享的同时也增加了仪器管理的难度，造成仪器故障管理员却没有通知的情况，因此中小型仪器需附有使用、借用登记表。凡使用仪器的人员都需登记，登记内容应包括使用人、使用时间、使用前后仪器状态，以及管理人员登记仪器维修情况，并建立仪器的使用档案。这种登记制度不会花费很多时间，能使管理员能及时了解仪器的运行情况，同时该溯源式的管理也增加使用人员爱护仪器的责任感。

2.4研究生参与仪器的监督管理

中小型仪器无专门的仪器管理员，在管理人员参与科研或实验教学工作或下班时间，会造成监督管理上的缺失。研究生在实验室里时间最久，也是和仪器接触最多的人员，对仪器的动态更了解，因此让研究生参与监督管理更有利于弥补管理的漏洞[4]。某些因为疏忽造成的问题等，甚至会引发事故，一些如-20℃冰箱门未关紧过夜，灭菌锅内物品忘记取出等问题如果监督到位是可以避免的。因此应对每台仪器可以分配到人，负责监督仪器的登记，以及晚上离开实验室前检查仪器是否关好，如果有问题及时向管理员反馈。责任到人的监督管理模式可以有偿，增加研究生管理的积极性。

2.5定期的统一校验制度

对于某些特定的仪器或配件，如压力锅的压力表、移液器的精确度等，需要定期进行校验，可以有效避免潜在的安全隐患和提高仪器的使用寿命。校验过程可以学院或研究所或以课题组为单位，批量式向厂家提出申请，对同一种仪器集中进行校验，这种定期的“团购式”的校验，减少厂家和各管理员的工作量，节省人力。

2.6建立仪器状态档案

实验室中小型仪器种类较多，且时间越久数量会逐渐增加，不断有新仪器的购入，旧仪器的报废，同时需做好仪器的档案记录，建立每台仪器的购买、维护、维修、校验、报废档案，方便学校定期的清查仪器时能了解仪器的状态。统计同一类的仪器的名称、购买厂家、资产编号及数量，判断是否满足需要，也方便也为再次购买作参考。

3　改革措施初步的可行性

信息化技术目前已被用于高校实验耗材、办公用品采购，是高校实验室管理的标准化、规范化的标志[5]。中小型仪器在管理上和耗材和办公用品有许多相通之处，因此建立中小型仪器信息化管理模式能够大大减少了采购管理工作量，提高管理效率，主要表现在：（1）实施溯源式管理，形成购买-维修/校验-报废一线式管理模式，提高管理效率。（2）将管理员从报修、敦促维修进程的重复性劳动中解脱出来，有更多的精力从事科研和教学活动。（3）批量式的维修和校验有利于形成较大的客户，享受厂家优先或价格优惠等。（4）入选的供货商经过学校招标过程筛选，质量和代理资格更有竞争力，为产品质量提供了保障。

制定仪器的管理制度，规范仪器操作，提高使用人爱护仪器的责任感，从源头上减少仪器的损坏频率和返修率，提高仪器所得数据的准确性，延长仪器的使用寿命，对管理仪器有很好的辅助作用。