如何做好企业会计档案的管理工作

■崔玉茹



如何做好企业会计档案的管理工作

■崔玉茹

会计档案管理作为财务管理中的重要工作,连接着企业经营管理的整个环节,是掌握企业发展信息的关键。但目前会计档案管理中存在的信息社会资料缺失、电子档案管理混乱等问题影响了企业的正常发展,切实改进和提高会计档案管理工作的水平是财务管理工作的一个重要环节。

一、会计档案保管工作的现状

目前，大部分企业过于注重经济效益，忽视了会计档案的保管工作。近几年来，会计档案非法隐匿、销毁的案件时有发生，许多重大经济犯罪案件也都涉及会计档案，在规范证券市场的过程中也发现不少关于会计档案管理不善的问题，使原本就不完善的会计档案管理体系的许多问题不断浮出水面。尽管会计档案的作用无庸质疑，然而在会计档案保管的实际工作中，经常会出现一些问题。

二、会计档案管理中存在的问题

1、会计档案立卷不规范。有些单位装订会计凭证时资料缺失、不完整，会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且也不合乎会计档案管理要求。

2、会计档案保管不规范。《会计档案管理办法》第四条规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”有些单位的会计档案未按要求归入单位档案部门保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案柜不足，将会计档案装入纸箱中，任意堆放。

3、会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理不科学，存放没有顺序、查找不方便，借阅登记制度不健全 。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。

三、解决会计档案管理中存在问题的措施

1、规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。

2、加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。单位的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，由财务部门将本单位的会计档案整理规范，在财务部门暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向单位的档案管理部门移交。

3、规范会计档案保管。财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续，将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案部门保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。

4、规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。

5、加强会计人员岗位培训。提高会计档案的案卷质量，会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员应具有较强的责任心，不能对错误熟视无睹，会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

6、加大会计档案的监管力度。结合实际，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、编目、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

7、引入先进的档案管理技术和手段。会计信息化的日益普及对会计档案管理系统提出了更高的要求，建立新型财务系统刻不容缓。近年来，电算化财务会计档案逐渐取代传统财务会计档案，成为档案管理的主流。要适应社会经济的发展，就必须要发挥电算化管理的功能，并吸收传统管理模式的优点，以形成严肃认真的财务会计档案管理制度。

会计档案管理这一财务管理的最后环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响财务管理的质量和水平。财务档案管理是一门学问，里面有很多东西需要会计人员去学习、去探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此，必须加强会计档案管理，自查自纠，对照解决本单位存在的问题，促进财务管理水平的提高，使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。

（作者单位：唐山港集团股份有限公司）