完善基层民政档案管理工作的思考和建议

刘 冰

洮南市民政局，吉林 洮南 137100



完善基层民政档案管理工作的思考和建议

刘 冰*

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

民政部门作为管理档案的职能部门，应对民政档案实施有序与有效管理，从而保障各项职能得以顺利进行，维护人民群众的利益。近几年，随着社会的发展，相关部门对档案管理的重视程度日益提高，并不断创新档案管理的手段、模式等。然而基层民政部门在档案管理方面仍存在部分问题。本文就基层民政档案管理工作尚存的不足进行探讨，并提出相应的解决措施与建议。

基层；民政部门；档案管理；建议

采用科学的管理方法管理民政档案，能在保障民政档案管理工作有效实施的同时，为深入改革民政档案管理工作奠定牢固的基础。档案工作通过收集、整理、统计、保管等活动来为各部门提供服务性管理。作为重要的政府部门，基层民政部门承担着多项职能，如安置优抚、救济救灾、社会福利、慈善事业等，因此又被称为“第二政府”。档案管理具有繁杂性系统性的特点，在整理琐碎分散、数量庞大的文献档案时，需要大量的人力物力，对基层民政部门而言是一大考验。

一、基层民政档案管理存在的不足

(一)档案收集缺乏完整性。由于民政档案管理中的资料收集环节是几个科室共同完成的，因此在工作步调上会存在一定的差异。由于步调不一致，导致信息收集不全。另外，更为严重的现象是部分工作人员考虑到自身今后的发展，将重要的资料私自保存，造成档案缺失，给民政档案的完整性带来了极为不利的影响。此外也不利于档案信息的挖掘与使用，降低了档案的价值。

(二)工作人员对档案的重视度不高。民政档案管理工作未得到民政部门较高的重视。虽然在民政档案管理工作上，上级单位已经就民政档案管理的相关工作达成了共识，但个别基层单位尚有工作人员轻视民政档案管理工作。部分工作人员较缺乏档案管理相关的法律知识与管理知识，仍采用传统的档案管理方式进行管理，对工作抱有轻视的态度，仅重视业务工作，这会对基层民政档案管理工作效率造成不利影响。

(三)档案的利用率较低。民政档案涉及较大的管理数量，且档案的种类繁杂，因此档案在收集的过程中会出现较多的问题。由于档案信息存在缺漏，进而影响档案的利用效率。例如由于档案信息收集不全面，阻碍了婚姻登记、优待抚恤、复转军人安置等工作的进行，给民政部门的工作效率产生不利影响。

(四)民政档案缺乏信息化。现阶段，在修改、删减、传阅、整理民政档案等方面，仍以人工抄写为主，基层档案管理工作缺乏综合型的信息技术人才，对档案管理工作的效率产生较大影响。另外仍存在部分档案管理部门管理知识匮乏，缺乏现代设备操作技能等问题，难以适应信息化时代的发展要求。

二、完善基层民政档案管理工作措施及建议

(一)档案收集规范化。为满足时代发展的需要，档案的收集形式应丰富化。民政部门应合理运用权利，借助合同、法律、监理等方法保证档案资料收集完整，同时能够有效地进行管理与利用，实现档案收集工作的系统、准确、全面、有效。除此之外，还应使档案资料的收集方法多样化，除进行文字档案的收集与保存外，还应采用其他形式进行资料的收集，从而使档案资料的形式顺应时代的发展要求。

(二)增强对基层民政档案的重视与管理。民政部门的管理人员应提高对基层档案管理工作的重视程度，同时赋予档案管理部门一定的职能权限，以表明其重要性。运用科学的宣传手段增强各部门的协调配合，尽量实现档案管理工作的步调一致，减少档案收集过程中出现信息不全面等问题。提高对档案管理工作的认识与重视程度是解决各类档案管理问题的基础，此外相关工作人员也要提升工作的积极性，管理层领导也应积极地为档案管理工作制定计划，并给予一定的支持，以加快基层民政档案管理工作的发展进程。

(三)加强对档案的开发与利用。档案资源具有重要的使用价值，为了最大限度地发挥档案资源的价值，必须进一步提升档案资源的利用效果。在实际的档案管理工作当中，为了更好地向社会提供更为全面的档案信息服务，档案管理人员应根据档案资源的主次来梳理档案资源，并进行合理分类，优化档案资源的社会价值。新形势下，档案管理工作人员注重提升服务质量，采用多样化的服务来充分挖掘与利用基层民政档案的价值。

(四)实现档案现代化应与基层民政事业信息化的同步。为顺应时代发展的需要，民政档案工作者也应将信息化运用到档案管理当中。针对基层档案管理人员缺乏信息化操作技术与科学知识(如ERP系统、信息管理系统)等问题，基层民政档案部门应克服困难，踊跃加入到信息化建设当中，将电子档案与纸质档案相结合，运用电子档案将档案资料进行保存，借助信息技术改进并完善档案管理工作，实现基层民政档案管理工作的科学有效发展。

三、结语

现阶段基层民政档案管理工作仍存在较多的问题与不足，对此相关部门应以积极的心态面对困难，运用科学有效的方法解决问题，不断完善档案管理工作，真正实现为民谋福利的目的。为了适应社会发展的需要，现代档案管理工作应重视标准化与规范化，同时采取多样化的措施创新管理方式，紧紧围绕促进民生发展的主题开展各项活动，真正做到为民办事，切实维护人民群众的利益。

[1]王真.民政档案的重要性及科学管理方法[J].商，2015(15).

[2]王丽敏.民政档案管理问题以及优化途径[J].科技资讯，2015(10).

[3]李雪梅.新形势下对提升民政系统档案管理人员综合素质的思考[J].办公室业务，2015(24).

刘冰(1971-)，男，汉族，吉林洮南人，大专，洮南市民政局，馆员，研究方向：档案管理。

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