人事档案工作的标准化、规范化研究

张晓湖

（北方机电工业学校，河北 张家口 075023）

人事档案工作的标准化、规范化研究

张晓湖

（北方机电工业学校，河北 张家口 075023）

随着经济体制的改革速度不断加快，事业单位的改革工作也逐渐深化，提升人事档案管理的标准化和规范化，成为了事业单位发展的重要议题和当务之急。同时信息化程度的加快，以及档案资料的日趋繁多，也对档案管理工作提出了标准化和规范化的要求。笔者正是出于这样的考量，对如何加强人事档案工作的规范化和标准化做出了研究。

人事档案；管理；规范化；标准化

一、人事档 案管理的现状

人事档案管理工作是事业单位组织人事工作的重要组成部分，人事档案管理工作的好与坏直接影响事业单位选贤举能，知人善用，历史全面地考察了解和正确选拔使用干部。随着时代的发展、信息化技术的应用，传统的人事档案管理模式越来越不能满足事业单位发展的需求，本单位及有关部门的材料不能及时形成和转递，个人材料收集困难，人事档案管理普遍滞后。再有，随着现代人事档案管理工作的不断发展，事业单位人事档案管理中存在的诸多问题，如对人事档案工作不够重视，档案管理人员都是兼职，专业素质不高，现代化管理方式应用不足，材料的收集、保管和传递上存在环节上的随意性等问题已严重制约了人事档案工作的发展，当然原因是多方面的，既有思想认识上的误区，又有体制上的问题，所以事业单位必须加快人事档案管理的标准化和规范化。

二、造成档案管理工作滞后的原因

（一）思想存在偏差

档案是无形的资产，信 息则是宝贵的资源，两者对于事业单位的发展来说至关重要。可是很多事业单位对其却没有给予足够的重视，对此尚未形成共识。某些学校负责档案的工作人员认为，学校的主要职责是为学生提供良好的教育，只要教育好了就万事大吉，至于学生人事档案管理的好坏与否关系不大。随着当前教育体制的改革以及市场经济的深化，学生的流动率也越来越大，因此很容易出现刚刚建立好档案就需要调动学籍、调动档案的现象，另一方面，学生毕业时档案不再是由学校统一派遣到当地的人才市场保管，都是学生自己保存，直到找到接收单位才接档。这样的话管理人员档案会显得多余，浪费时间和精力。甚至事业单位的教职工对自己的干部人事档案重视度都不够，他们不知道什么档案应该归档，新形成的什么材料应该上交、归档，有鉴于此，我们对于事业人事档案管理的滞后原因就有初步的认识了。

（二）意识薄弱，缺乏重视

很多单位内部的管理人员对人事档案没有充分的认识，管理的理念比较落后，停留在单位人事科上交什么材料就收什么材料的阶段，没有和单位人事科沟通形成必须上交相关材料归档的制度。人事档案的管理长期位于落后和被动的状态，缺乏投入，设施也比较落后，档案库房面积不达标。对人事档案进行管理的人员没有及时培训和得到应有的重视。

（三）不适应时代的发展

现行的档案管理条例较为陈旧，难以适应当前经济形势的发展。随着我国经济进入“新常态”，经济形势迅速发展，市场竞争也日趋激烈。但是在很多中学甚至是高校中，对档案进行管理的各种制度和规范比较落后，没有按照单位实际的变化对其进行改进与完善，造成各种制度与现实的脱节，没有 适应时代发展的需要。

三、如何加强人事档案工作的标准化和规范化

（一）提高对人事档案管理工作的认识，促进认识人事档案管理的标准化与规范化

思想对行动有指导作用，思想和认识的改变对人事档案管理工作的态度有很大的影响，人事档案工作不论是对于个人还是单位的发展都具有重要的作用，是整个国家档案管理的重要环节，对职工的利益都有直接的影响。事业单位需要重视人事档案的管理工作，将其放在本单位日常管理的重要位置中，并列入日常议事的日程与全年人事组织工作的重点，不仅需要在思想中提高人事档案管理的认识，还要对认识进行落实，切实强化对认识人事档案管理的指导，定期进行研究，

并听取相关工作的汇报，定期进行检查与监督，加大投入力度，切实提高人事档案管理的标准化和规范化。落实相关的管理制度，对管理的范围进行规范，集中进行管理，如果因为工作的需要对档案进行查阅或者借用，需要严格按照相关的借（查）阅制度和规定，不能擅自公布人事档案的内容，不能泄露。

（二）提升档案内部管理的标准化和规范化

在对人事档案进行建档时，我们一定要注意解决好规范化和标准化的问题，从而提高档案的实体质量，为干部人事档案工作实施规范化和标准化的管理打下牢固的工作基础。首先，人事档案内使用的纸张质量一定要好，幅面的尺寸和规范也要符合国家规定的标准。排版的格式也要符合规范，横写横排，于左侧进行装订；其次，要注意人事档案材料的筛选，严格按照人事档案的十大类分门别类进行归档，以时间顺序排序；最后，一定要保证人事档案材料的字迹清晰，原件完整。不论是表格还是文字记录、证明等，都必须使用不易褪色的墨水和纸张，以确保字迹的鲜明，这样也更有利于日后的管理。

（三）主次分明

在人事档案归档工作中，要注意既要全面，又要有重点，主次分明，一定要把握好干部人事档案的入关口，防止不该入档的材料入档。实现标准化和规范化的根本目标就是要实现档案保管的最大化和人事档案的完整化、检索利用的便捷化。人事档案正本由历史的、全面的反映干部情况的材料构成。内容及其分类：第一类履历材料；第二类自传材料；第三类鉴定、考核、考察材料；第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、成绩、审批材料）；第五类政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）；第八类处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；第十类其他可供组织上参考的材料。

（四）要注意提升档案正卷的质量

实践证明，档案的材料收集是否完整直接决定了档案价值的高低，而立卷方法问题与案卷装订质量的问题可能直接影响和决定了档案工作规范化和标准化。因此，在推进档案工作规范化和标准化的进程中，我们必须要注意解决好立卷方法的问题，这样有利于档案标准化的管理以及分类、检索。

四、加强人事档案管理现代化

档案工作的现代化推进，就是要树立一个先进的管理思想和科学的管理理论，然后采用与之相适应的组织 机构和组织行为，从而达到预期的目的。面对我国学校档案事业管理的新形势和新任 务，必须树立起依靠科技进步和科技管理的概念。

（一）提高现代化的思路和意识

首先，要加强对档案现代化管理的意识。进入了信息化的社会，不论是谁抓住了信息，谁就抢占了先机，抓住了发展机遇。随着教育制度的不断改革以及科学技术的不断发展，档案工作的现代化也开始逐渐产生了日益恳切的要求。所以学校的人事部门必须要努力探索新思路和新方法，积极地去扭转现行档案管理制度与现实发展不匹配的劣势，调整一些不适合档案管理事业发展的思路和方法，要以对党和国家负责、对学校负责、对学生负责的态度来深化改革的战略高度，充分认识新形势下档案管理工作的重要性。

其次，还要加强信息化的应用。“十六大”提出了建设电子政务的要求。而认识管理系统也正在积极参与着电子政务的建设，开通人事管理网站之后，信息化程度也在 不断提高，使得网络化和信息化的实现逐渐成为可能。

（二）大胆创新，实现电子化管理

要坚持以流程再造理论为指导方针，贯彻简化整理的档案工作，以流程管理信息系统为主要依托，逐步推行纸质资料的电子化管理，逐步建立起管理运作的机制，实现科学化、信息化和规范化。

首先应当创新电子档案的管理方法，实现科学化和规范化，确立建档的原则，每个人的整卷档案视为一“件”，以“件”为基本单位，依托流程管理系统，对其内容进行统筹整合，在日常人事事物中，形成的电子档案要与纸质档案相对应，同时利用计算机对其进行管理。然后，一定要对档案的流动方向进行严格控制，要转变档案固有的横向流动方式，转为以每件档案为主要单位，自动流向资料管理部门的新型流动方式。

最后，就是要严格控制档案管理流程，按照相关法律法规，确保每个环节都 能够按照规则和制度来进行，要分清职责，明确责任归属。

五、结语

新形势下，要加强档案工作管理的规范化和标准化，就必须加速工作人员的素质现代化建设，如果档案管理人员缺乏现代化、规范化的档案管理意识，那么势必会影响学校的档案管理现代化的进程。档案工作人员不仅要熟悉档案业务，努力学习管理知识，深刻领悟掌握行业的最新标准，同时还要树立高度的责任心，做好 数据的录入工作，积极参与有关的学术讨论，不断提高实践水平和 理论水平， 为事业单位和职工提供高质量的档案管理服务。

[1]彭丹.人事档案管理的标准化、规范化和现代化[J].轻工科技，2008，24（10）：142-143.

[2]辛清华.论事业单位人事档案的信息化、规范化、标准化管理[J].中国卫生产业，2015，16（2）：38.

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