Millennium系统图书验收模块的应用优势

2016-02-04李卫芳

山西档案 2016年6期

文 / 李卫芳

文 / 李卫芳

图书验收是图书馆工作的重要组成部分之一，Millennium系统中验收工作主要有两项功能：产生馆藏记录和经费管理。作者结合自己在图书验收工作中的应用心得，全面论述了Millennium系统在图书验收方面的优势，同时指出系统中也存在一些小问题，并提出解决的对策。

Millennium系统；图书验收；操作应用

Millennium系统是美国INNOVATIVE公司开发的一个功能齐全的图书馆集成管理系统，是当前世界上最先进的图书馆自动化系统之一，在国内外拥有众多用户。其操作方便，功能齐全，结构严谨，得到用户的广泛认可。2006年，暨南大学图书馆引进Millennium系统，经过10年的使用，取得了一定的经验和成果。本文将结合6年多的中文图书验收实践，具体讨论Millennium系统验收模块应用的优势和存在的问题[1]。

一、Millennium系统图书验收模块的优势

（一）可自行设置模板

Millennium系统提供模板设置的功能，利用模板把共性的参数预先设好，这样不必每条数据去添加，提高效率的同时也提高了准确率。模板有多种，包括书目记录模板、订购记录模板、馆藏记录模板等等。每个模板中又分别有定长字段和变长字段。

验收工作的任务之一即是产生馆藏记录，相对应的就是馆藏记录模板，该模板的定长字段依次有工作人员代码、装帧、资料类型（中文普通图书、境外原版书、光盘附件等，这些选项均可由系统管理员根据各馆的需要而设）、馆藏地、图书状态（订购中、验收中、编目中、在馆、外借中等）。

变长字段有条码号、验收批号、注记等。需要特别说明的是验收批号。Millennium系统本来没有专设批号，系统管理员考虑到我馆之前验收习惯及便于统计，特把其中一个变长字段（Internal Note）专门自定义为批号字段。

我馆的验收批号由一串字符和数字组成的代码构成，依次代表文献类型（中文图书、西文图书、光盘附件分别用L、E、F字母来代表）、年份、流水号、书商代码。如我们要验收2016年第一批从购书中心购买的中文新书，其验收批号就设为“L2016001cb083”即可[2]。

这样设置批次，能很方便地做好验收统计工作。根据前方一致的原则，数据提取时条件设为批次以“L2016”开头的，就把2016年验收的所有中文图书都提取了，做到准确且方便。

批号中加书商代码是为了方便区分新书是从那个书商购置的，我们设“cb083”代表“购书中心”。

（二）支持多种形式图书的验收

大家知道，图书不仅有单本书还有多卷书，入藏的书不仅有购买的，也有赠书等其它渠道来的，Millennium系统提供了相应的验收形式。

1.单卷书验收。Millennium系统提供了两个验收界面，分别是快速验收和订购验收界面，由于馆藏记录中的定长字段“经费”和“馆藏地”取自订购信息，验收时要核对订购记录中的这两个字段，所以我馆不用快速验收，一直在订购验收界面进行图书验收。

我馆具体的验收流程是：在订购验收界面，扫描ISBN号检索出图书的订购信息，核对题名、作者、发行者、册数、价格是否和验收的新书相同，如无误，进入书目记录，核对新书的出版社、出版年、版次与系统中相同后，光标放在书目记录的题名字段，进行查重，确认馆藏无，再点击“个别登账”，无需点击存盘，系统会自动存盘后退回检索点。即完成对该种图书的验收。

验收中，还需注意以下两点：一是即使模板中设了经费和馆藏地，这两个值系统仍取自订购记录，不一致时建议修改好订购记录中的价格和馆藏地后，再进行验收。对于订购价格与到书价格不同的图书，除了在订购记录项上可改正，Millennium系统订购验收界面还提供了另一种方法，就是在点击了验收订购记录后，验收界面提供了可选择修改价格的选项，只要去掉选项的“钩”，就可以进行书价的提示修改。二是订购记录中的复本数与实际到书的复本数不相符时，需先将订购记录中的复本数改为与实际到书的复本数相符后，再进行验收[2]。

2.多卷书的验收。多卷书是同一种著作分成若干卷( 册) 出版的图书。一套多卷书具有一个共同的总书名，各分卷( 册) 围绕一个中心主题，由不能独立成书的各分卷( 册) 共同构成一个联系紧密的整体[3]。多卷书有的整套只有一个ISBN号和总价，不注明单册价；有的各分册分别有独立的ISBN号和单价。

Millennium系统具有自动处理多卷书的功能，当验收整套只有一个ISBN号和总价的多卷书时，只需点击新增馆藏，系统就会弹出一个选项界面，按要求填入起始条码号、起始卷数和最后卷数，就可以一次完成一套有100册以上的多卷书的验收，省时又省力。节省由于逐本录入而花费大量的时间和重复工作。

3.光盘附件的验收。由于光盘附件的验收需要修改验收批号，将类目由“L”改为“F”，这样如果书和光盘同时验收，就要不断更改验收批号，给验收工作带来不便，还容易出错，所以，我们在验收每批图书时，先把带光盘附件的书挑出放一边，等其它书都验收完后，再统一验收带有光盘附件的图书。这样只需要改一次验收批号。

4.无订购记录图书的验收。Millennium系统同时还支持无订购记录图书的验收，特别适用于赠书等非购买且需要入藏的图书。这类书没有用到文献购置费，不需要与经费挂钩，所以不必做订购记录，也不必做财经记录。有书目记录后，直接点击“attach new item”产生馆藏记录。为了方便统计赠书量，我们设有专门的赠书批号，如国内赠送书批号为L2016001cg001。这样要统计每年的中文赠书，用批号统计十分方便。

（三）具有强大而灵活的统计功能

Millennium系统在每一个子模块（采访、编目、期刊、流通模块）中都设有“Create lists”功能键，构建检索式，提取各种符合条件的数据，可对这些数据进行统计及批处理。这项功能是Millennium系统最明显的优势，实际工作中也用得非常多。有关文献有肖丽萍的《Millennium系统编目模块的应用与问题分析》。

用户可以根据不同的目的，从书目、馆藏等记录中找到所需要的各种字段（包括定长和变长）定为检索条件进行检索，找出符合自己要求的记录集合。设定检索式时，可以针对某一个索引组、某一字段或子字段，利用=、≥、含有、介于等数学表达式，结合“与”、“或”、“非”等逻辑条件[4]。

具体到验收工作，也常常需要统计，包括新书批次统计、个人工作量统计、一定时期各入藏文献的统计、某一类文献的入藏统计等等，都是利用资料档进行。资料档形成后，利用“Statistics”功能键，即可统计出这批数据对应的定长字段数据。具体如下：

1.新书批次统计。每批新书验收完后，需要在系统中统计出整批书的种数、册数和价格是否与书商提供的一致。例如要统计出2016年第一批新书的种数、册数和价格，只要设定条件为ITEM Internal Note equal to “L2016001”。简单的表达式，很快就抓取出这批新书的数据，再点击“Statistics”查看结果。如果价格与书商提供的不同，我们可把已抓取的资料档的内容，应用系统的导出功能，轻易地输出数据，用Excel表格形成文档，再与书商提供的清单核对，从而找出价格不符的原因。

2.工作量统计。工作量的统计有个人的工作量和总的工作量。我馆的图书验收工作进行定量管理，所以，常常用到工作量统计，算出每个人验收工作的完成情况。验收主管定期统计总的验收工作量。个人工作量统计除了时间限定外，选取定长字段中的工作人员代码即可提取数据。总的验收工作量除了时间限定外，加上批号限定（如以L2016开头的）即可。

3.某一类文献的入藏统计。比如统计金融学相关文献的入藏量，抓资料档时只要设定条件为BIBLIOGRAPHIC Call No. starts with “F830”即可。统计入藏到特藏室的文献量，只要设定条件为ITEM Location equal to “mmra”。如果需要统计某一时期的文献量，抓资料档时设定条件加上时间限定就可以了。

（四）清晰的发票管理

验收工作除了产生馆藏记录，还有一个很重要的功能就是对相应文献支出金额的管理和统计。Millennium系统对经费有较为严格的管理体系，每张发票对应哪些订购记录都要一清二楚。在国外，书商的票据信息可接收到Millennium系统中，一张票据及其所对应的图书很便捷地反映出来。中国用户则只能自建这两者间的关联信息，这就是Millennium系统中的发票录入工作。具体操作如下：

录入发票：每批新书验收完，统计无误，等发票到后，进入Invoice（发票）界面，选个session→录入发票号、发票日期，并逐条检索和选取该发票对应的订购记录。按Use this record，录入册数与每种书的总码洋。

若一张发票当次工作时间内不能完成，退出前需要点击“Suspend”然后“Quit”，一张发票对应的所有图书录入完后点击“Finish”。核对验收统计中的数据与session中的数据是否相符，确认无误的情况下进行发票过帐(Post)，这样即完成一条财经记录。

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二、Millennium系统存在的问题及对策

Millennium系统具有先进的可操作性，简易的可学性，但验收过程中也发现一些问题，主要有：

（一）验收模块

一些定长字段的值默认前一条记录的默认值的产生，通常能简化工作，但在有改变的情况下，也容易造成漏改从而出错。

如Item Type，验收光盘时原来Item Type是“73光盘”，验收图书时，Item Type应是“1”（中文购书），但系统还是默认前一条记录的值“73光盘”。验收人员稍微不专心，没有再次核对这一字段，就会产生错误的到书类型，从而影响采访人员的统计工作，并增加典藏人员的查错、输出清单等工作。

要解决这个问题，一是重新改模板；二是在输入新记录时，先把Item Type改为“1”（中文购书），存盘→浏览，再次重新操作验收图书。

（二）条码判重功能

条码判重功能在图书验收工作中是非常重要的一个功能，如果系统中不具有此功能，就有可能造成多种不同的书用同一条码号而不被发现，从而影响馆藏数据库的质量。

Millennium系统验收模块点击Receive进行验收时（用attach new item时不存在这问题），输入已经用过的条码，无任何提示条码已经在系统存在，从而造成一个条码重复使用而不被发觉。这一问题已多次提交公司要求解决，目前没有解决的情况下，用户可用以下方法尽量避免出错：一是由验收主管定期检查系统中的条码有无重复被用；二是验收人员在验收过程中做到认真负责，保证质量，避免重复输入条码。因为图书验收工作是单调的重复工作，容易产生倦惰心理，造成失误。因此，可以定期开展针对性的技能培训，提升验收人员的业务能力；图书馆内部馆员间也可以通过定期交流会等形式参与互动，相互倾听和学习，共同进步，共同成长[5]。