大数据理念下高校档案管理服务体系研究

文 / 冯有辉

大数据理念下高校档案管理服务体系研究

文 / 冯有辉

建立大数据理念下的高校档案管理体系是创新高校服务工作的重要举措。大数据理念下高校档案管理服务体系具有更高的工作效率和效能、可优化业务流程、可实现有效的远程访问和查询等特征。大数据理念下，高校档案要实现档案大数据共享；引入大资源观念，形成全面、统一的数据资源集成库；树立大服务理念，主动挖掘档案使用价值，优化高校档案管理服务体系的服务质量。

大数据理念；高校；档案管理；服务体系

目前，学术界对大数据还没有一个统一的界定。英国数据科学家维克托·迈克认为：大数据是采用所有数据进行分析处理，而不用随机分析法这样的捷径；权威IT研究与顾问咨询机构高德纳咨询公司认为，大数据要拥有更强的决策力、洞察发现力，需要新处理模式。我国学者张淑芳认为，大数据所涉及资料量规模巨大，可以称为“巨量资料”、“海量资料”，在合理的时间中，无法通过目前主流软件工具帮助用户筛选决策的积极资讯，无法达到撷取、管理和处理目的；涂子沛认为，大数据的每一个数据都能在互联网上获得生命、产生智能。从大数据理念来看，虽然学者给出了不一样的定义，但是在内涵上基本一致：大数据具有多样的种类，包含了半结构化、非结构化数据，拥有传统的结构化数据；数据量正在从GB、TB级别项PB、EB级别迈进，数据体量浩大；随着科学技术的不断发展，大数据可以处理海量资料，具有了快速化的特点，任何时候都能快速生成大量数据。高校档案管理部门承担“为民服务”的重要使命，是管理数据资源的主要载体。随着档案数字化和电子档案的不断接收，在管理理论、观念、技术等方面，大数据环境给高校档案管理带来了前所未有的挑战。高校档案管理工作呈现出新的特征，如何优化高校档案管理已经成了一个亟需解决的问题。[1]

一、大数据理念下高校档案管理服务体系的特征

（一）具备更高的工作效率和效能，降低劳动强度

档案管理理论、环节、技术都发生了变革，高校档案工作呈现出大档案、大技术、大服务的趋势，如高校档案成了学校发展历史的缩影，记录着学校不同发展时期的关键信息。而高校档案馆则成了保存和提供利用高校档案的专门机构。随着高校办学规模的不断扩大，高校档案馆存储了大量诸如党群、行政、教学等珍贵档案资料，这些档案资料是学校发展中的重要史料。同时，随着档案利用率的逐渐增高，档案查询量的不断增大，档案馆工作人员劳动强度不断加大。如果档案馆依然采用传统、单一的手工模式，难免会造成档案使用和服务上的困难和缺陷，为高校档案管理服务增添很多问题，如用户查询档案信息的时候比较困难，档案信息无法共享等。在很大程度上，这些问题限制了档案的管理和利用，阻碍了档案管理服务质量的提升，也难以满足大数据时代档案管理工作发展的需求。而大数据理念下高校档案服务体系的建立，不但能够提高档案管理工作效率和效能，还能降低档案管理人员劳动强度，从而使高校档案管理能够更好地为师生服务。

（二）可实现档案管理信息化业务的再造，优化工作业务流程

如今高校档案的生成速度比过去快很多，在短时间内，档案数据量就急剧增加。而目前部分高校档案仍然是以纸质文件作为载体，采用的是传统管理模式。但高校档案管理工作量大，所涵盖的内容十分庞杂，档案业务种类繁多。为了满足档案管理的实际需求，高校急需利用信息技术来构建一个档案管理服务系统，以理顺这些业务的工作流程。而大数据理念下高校档案管理服务体系的建立，不但能够提高归档的及时性和完整性，而且能使档案用户快速地查询个人的档案信息，提高了档案检索和利用程度，优化了档案工作流程。学校管理人员利用该平台，可以查询到各种需要的档案信息。

（三）可实现有效的远程访问和查询，提高服务质量

伴随着高校教育教学活动的开展，精品课程教案、党政电子公文等数据大量产生，使增量电子档案快速产生。同时，新技术的不断发展，推进了馆藏传统载体档案数字化。通过扫描、翻拍等技术手段，高校原有的大量纸质档案、照片档案转化为数字档案，并正在呈指数级增长。为了更好地服务于高校师生，大数据理念下高校档案管理服务体系以档案利用者为中心，通过网络和档案馆建立联系。友好的用户界面及完善的借阅和调用控制功能能够实现对档案大数据的有效远程访问和查询，而不受时间和地理位置的限制。大数据理念下，档案馆从标准规范体系、数据库等六个方面进行建设，能够熟练掌握现代化的档案管理系统，加大档案工作者的培训力度。[2]

二、大数据理念下高校档案管理服务体系的功能设计

在档案管理服务体系功能设计上，档案管理服务体系的需求分析必须依据大数据理念特征，才能使档案管理服务体系具有安全性、可扩展性和易用性。现阶段中，高校档案管理服务体系开发框架可以面向对象的JAVA编程技术以及关系数据库SQL Server，根据高校信息化管理的需求和高校档案管理的特点，基于B/S架构来开发设计高校档案管理服务体系。它涵盖档案管理和体系管理两大模块，并且每个模块要包括若干子模块，模块之间要有机结合，见图1。

图1 高校档案管理服务体系框架结构图

高校档案管理服务体系的设计与开发要遵循MVC的思想，接受用户的服务请求时，用户层要提供页面提示，才能传递给业务逻辑层。同时，业务逻辑层负责数据的操作，并向下与体系数据直接交互，向上接受用户层的服务请求，接受来自业务逻辑层的用户服务请求结果；档案管理体系数据访问层存储档案信息、用户信息等数据。档案管理服务体系整体框架结构采用MVC三层架构可提高其开发效率和体系的性能，便于档案管理服务体系的升级与维护，每层之间的耦合度低。档案管理模块主要与档案的操作有关，具有创建档案表、查询档案信息、整理档案信息等功能，以及打印档案信息、设置档案权限、档案借阅等功能。服务体系管理模块主要与体系参数配置有关，具有管理档案用户、数据、找回系统密码、档案系统参数设置等功能。[3]

三、大数据理念下提升高校档案管理服务的对策

（一）提升大档案服务理念，实现档案大数据共享

首先，制定数据收集标准。目前，高校各部门大量的异构数据形成了“信息孤岛”，数字化资源标准不统一，严重阻碍了档案数据的共享。因此，高校要制定各方面的电子档案管理规章与制度，如电子文件归档管理、数据交换等，统筹规划，统一标准，以破除信息壁垒，规范电子档案的有序建设，保证数据资源的有效整合，实现档案大数据共享。同时，在资源、技术等领域，档案部门要加强馆际交流与合作，充分实现资源共享和数据价值最大化；要加强与图书馆、互联网运营商等之间的协作与交流，打破各自孤立、互不连通的数据库之间的壁垒。

其次，扩大档案收集范围。进入21世纪以来，大数据技术为我们提供了庞大的存储空间，使得数据价值远高于其它存储介质价值。在大数据技术的支持下，高校招生、管理等活动产生了大量的数据，档案收集整理工作不再受归档范围和保管期限的限制。也就是说，高校一切文件、数据、邮件等形成了档案信息资源大数据集，都被视为档案并收集归档。为了永久地保存这些数据，立档部门还要按照时间顺序进行排列。但为了实现数据自动、实时归档，档案部门在收集的过程中需要在办公、项目管理系统中纳入档案管理，并做好流程控制。在收集工作前期，由于不同的立档部门产生不同的档案材料，要根据立档部门的职责范围，制定各部门档案收集范围，将文件、数据归档流程写入发文环节、付款环节等，预测其生成的档案内容和数量，确保归档齐全完整。

（二）引入大资源观念，形成全面统一的数据资源集成库

首先，要维护档案信息安全。在数据公开的同时，档案部门要增强工作人员的防范意识，加强安全宣传，避免造成安全事故，确保数字档案信息的原始真实、齐全完整；要针对信息流失、泄露等突发事件，做到人防、物防、技防三位一体，建立安全防护体系，制定相应的应急处理预案。在硬件方面，档案部门要应用安全防护技术，保障设施的正常运行，加强基础设施、数据平台的建设与维护；在软件方面，要通过设置访问权限、安装预警装置等手段，充分利用多重网络安全技术，进行异质异地备份，提升档案的利用率。

其次，在数据存储时，档案管理部门要针对档案数据数量巨大、种类繁多等特点，利用云平台，采用数据集成的方式，制定统一的标准，将不同来源、种类的数据有机集成。为了过滤城府数据、补全残缺数据、更正错误数据，档案部门要注意做好数据清洗工作。集成后，面对结构化、半结构化的档案数据，档案部门要构建分布式存储模式，采用分而治之的策略，整合档案数据资源，将不同类型的数据分别存储在相应的不同系统中，实现对各类数据之间的融通整合和集成分析；为了搭建各存储系统之间的联接，要建立多种数据存储引擎的“连接器”。[4]

（三）树立大服务理念，主动挖掘档案使用价值

首先，运用新技术，创新服务方式。目前随着移动互联网、云计算等先进技术的不断发展，原来传统的业务转向了档案资源的数据分析、数据挖掘，档案部门解决档案利用的供需矛盾，能够实现多维信息服务，如知识挖掘服务、统计分析服务等。同时，在海量的档案数据中，为了发现馆藏档案的核心价值，档案部门要找出看似无关的数据之间的联系与规律，借助云计算、数据挖掘等技术，预测事物的发展变化趋势，从而为用户提供知识挖掘、统计分析等服务，如将学生的录取表、成绩表等相关数据进行关联。这能够提高学生就业率，有针对性地开展就业指导工作。为了促进档案部门与用户之间的交流，档案部门必须借助互联网、物联网技术搭建用户互动平台，从而更加个性化地服务用户。

其次，扩大服务对象。高校档案记录了其历史变迁、学生成长经历和教学科研的创新发展等。这些资源对学生的学历审核、教师的教学科研、学校的规划发展具有重要的作用。为了使档案等学校资源转变为社会资源，档案部门应当将服务领域从本校扩大到本地区、本行业乃至全社会，在服务好本校师生和校友的同时，积极主动地接触社会，及时地做好公开档案及解密文件的现场查阅工作。另外，档案部门要在进行档案服务的同时，建立健全有关档案利用服务制度和考核指标，全面熟悉、准确把握后续需求，做好事前预防，建立以用户需求为导向的服务质量全过程监管与考核体系。

[1]周美兰.大数据时代高校档案资源体系建设的思考[J].山西档案,2015,(1).

[2]宁燕子.大数据对高校档案工作的影响分析及对策研究[J].科技视界,2015,(1).

[3]石峻峰,周俐霞,付双双.大数据时代数字档案资源管理研究现状与趋势分析[J].信息安全与通信保密,2014,(9).

[4]王毅,赵淑梅.国有企业技术创新与档案大数据管理安全战略研究[J].档案学通讯,2014,(2).

G270.7；G273.5 文献标识码：A 文章编号：1005-9652（2016）06-0055-03

（责任编辑：虞志坚）

冯有辉（1972-）男，广东湛江人，广东医科大学，高级实验师，研究方向：档案管理。