毕业生党员档案转递工作的问题与对策

2016-02-04石伟敏

山西档案 2016年6期

文 / 石伟敏

毕业生党员档案转递工作的问题与对策

文 / 石伟敏

高等院校毕业生党员档案是国家人事档案的一个组成部分，其在毕业生党员大学生涯中属于重要的记录资源，也是各个用人单位选贤举能、考核培训的重要依据之一。在社会经济与科技进步的同时，关于毕业生党员档案的转递问题也出现了一系列情况。因此，文章就毕业生党员档案转递工作中存在的问题以及毕业生档案转递管理策略这两个方面入手，从十二个小点中更进一步分析毕业生党员档案转递工作问题与策略。

毕业生党员；档案转递

随着时代的前进，高校毕业生党员的档案工作以及转递方面正面临着一系列新情况。档案是高校毕业生党员在校期间具体表现和真实情况的写照。因此，档案不仅仅是一个毕业生的重要资产，它更能准确地给事业单位带来筛选人才的重要信息。然而，长期以来关于档案的转递一直存在着一些弊端，这些弊端给毕业生的档案转递产生了不安全、不准确、甚至不及时的问题，严重的可能会影响到毕业生党员的就业发展。因此，在档案的转递工作问题与策略方面，本文将对高校毕业生党员的档案管理策略以及转递方面提出一些相应的措施。

一、毕业生党员档案转递工作存在的问题

（一）缺少针对性的法律法规约束

近年来，国家档案局和教育部针对各个地区的各大高校管理颁布了一条《高等学校档案管理办法》。该办法规定：所有地区的全日制高校，在校学生人数于1万以上皆应当设立档案馆。在相关的书籍和管理方法中均有类似的记载，可是，因为没有相关约束力度较大的条文，一部分高校的毕业生党员档案管理并不周密，制度也不规范，更无法做到各大高校的体制统一[1]。例如，有的高校将毕业生党员档案随意交由各个辅导员手上管理；有的高校将毕业生党员档案放在综合档案室进行综合管理；有的高校将毕业生党员档案直接放在人事处，与人事处的档案一起管理；还有的高校将毕业生党员档案放在了学校各个院系处理。此外，一些学校档案室的人员分工不明确，也没有经过一系列的考核培训与筛选，因此在学生党员档案的管理中存在很大漏洞，经常出现档案管理不及时，甚至丢失的现象发生。

（二）毕业生党员档案管理登记流程不规范

高校毕业生党员在校有四个阶段：一是入学时期，二是在校时期，三是外出实习，四是临近毕业。在这四个阶段当中，即使有一个时期的档案资料没有及时纳入，都会对毕业生党员档案转递工作产生一定的影响。下面就以几个经常性产生的问题为例：（1）归纳档案手续不符合要求。比如一些高校毕业生党员的登记表没有本人的亲笔签名，是他人代签；登记表上没有学校的印章，而是系部印章取而代之；因为疏于管理，一些毕业生党员的档案袋中没有高校登记表等文件和资料[2]。（2）档案材料的排序显得异常混乱，资料难以整理。比较常见的材料有：论文评审意见表、奖学金申请表、优秀班干奖、贫困证明等，如果同一个类型的材料多次出现，就会出现材料混乱，排序无章的问题。（3）学生用的笔颜色不正确，表格填写不能修改，也必须使用黑色水笔填写。有一些毕业生的档案资料，经常会见到采用圆珠笔、蓝色水笔、或是多次出现涂改的状况，因此需要多次重复修改。

（三）档案管理模式老套，缺乏信息化

毕业生党员的在校档案是其全部档案的一部分，记录着毕业生党员从入学到毕业的全部过程，其中也包含着一些社会实践、课外组织活动等真实情况。档案袋里所放的文件与资料繁多，档案袋有些狭小，很多贵重的文件需要妥善保管，因此有些勉为其难。现在社会都越来越向科学技术信息化发展了，而高校毕业生党员的档案资料依旧采用最原始的方式呈现。如果采用网络化管理，即可以清楚地展现出每一位毕业生党员的档案信息。并且，有了规范的格式，也很难再出现错误，社会在向着信息化时代前进，而高校毕业生党员的档案不免有些滞后于这个时代的脚步。

（四）档案转递单位不明确，事业单位的接收不规范

随着就业政策的改革，毕业生党员选择到大中小型企业、家族企业、私家企业、国有企业就业的也越来越多。而有些企业和毕业生党员对于档案的管理不是很明确，很多单位对于接受档案来说，显得十分勉为其难，经常出现接收中发生截断或是中途调包的现象。一般来说，学校要按规定转递毕业生档案，然而因为接收单位没有规范毕业生的档案管理制度而造成档案失踪的现象。例如，毕业生党员档案要分次寄出，毕业生党员收到通知以后，要求当时的档案批审，当党员毕业后再次寄出之后，该单位并没有把两次的档案材料整理合并，而是分开放置，这容易使其档案不完整，日后会造成丢失的可能性。

（五）毕业生党员档案管理机制不健全

在毕业生党员的办公室中，经常会见到有工作人员随意地翻阅党员资料；取完资料之后不放回原位，乱丢乱放；转正后的党员材料不按时整理和移交等。之所以会造成这样的情况：一方面是因为学校不重视党员的档案管理，对档案管理制度也考虑得不健全[3]；另一方面，党员档案管理的工作人员同样玩忽职守，欠缺专业的素养，保密意识不强。一般来说，高校首先必须配备专业的学生党员档案材料室，由学生总支部书记和学校团委书记共同保存整理，定时按点的根据党员的档案进行查漏补缺，使其万无一失。

（六）毕业生党员档案材料遗失严重

普通学生申请成为党员最开始需要准备的资料较为复杂，主要包含了以下几种：入党书面申请、函调证明文件、预备党员考察表、全面思想报告等等，另外还要对党的基本知识进行相应的培训和笔记记录。其中每一份材料，每一个环节都不能落下，因为每过一个阶段就要进行一次内容考核。每次考核的资料都要被党员管理室的人员进行档案的整理保存。这些档案的保存都在党员毕业时，要通过档案的转递，让今后就业的人事单位对该毕业生党员有一个大致的了解。可是从真实的进展来看，其实并不会那么顺利地完成，更多时候出现丢失的情况，几乎每年都有许多党员档案需要重新处理。

二、毕业生党员档案转递管理对策

（一）加强建设相关规定，确保毕业生党员档案的成功管理与转递

虽然在近年来，党和有关部门都对档案的管理工作十分重视，不久前也颁布了《高等学校档案管理法》，不过里面的管理细则和具体事项并没有仔细说明，因此这一空白也被不少高校钻了空子。为此，强烈建议政府及其有关部门跟从《高等学校档案管理法》的指导，从具体的事项出发，出台其中的管理细则以及具体的事项，必须明文规定毕业生党员档案的管理和转递。如此一来，可以确保各大高校毕业生档案的管理不再像从前的档案管理那样杂乱无章[3]，同时也保障了每个毕业生党员的权益。随着现代人才市场的拥挤，越来越多的毕业生党员失业，其中也不免有些受到档案牵制的原因。因此，只要加强建设毕业生党员的档案管理，确保毕业生党员档案的转递工作，也是为这个社会前进的道路上添砖加瓦。

（二）及时收集，有效整理

毕业生党员的档案记录是入学四年内所有的在校情况。在校的时间也是从几个时间点汇成的，我们应当从初期开始，就记录好学生的在校情况，做好建档工作。根据系部及其班级等专业性的特点，按照国家规定收集所有的相关资料，快速纳入个人档案。此外毕业生党员在校期间积极参与的一些集体活动也要记录在档案当中。例如社会公益活动、各种地方竞赛、才艺展示、获奖评选、入团入党、考试等级等等实践，都是他们成长与能力的证明。档案管理工作者要把毕业生党员的每个成长都记录在案，要本着一切为了毕业生党员的工作理念，定期地向系部以及班级辅导员询问以及收集。在临近毕业阶段，档案是对该校毕业生在学校四年期间所有表现的一个整体汇总与评价，包括毕业生登记表、论文评论书、学生工作情况表、毕业实习表格这些材料等。

（三）信息化技术应用于毕业生党员档案转递管理

提升学校的各种高科技设备和管理体系。现代信息化的发展应当运用于毕业生党员的档案管理与转递当中。比如现代化的计算机档案管理系统检索技术，可以在网络建设具有特色的数据库，以便于毕业生党员的查询，也方便日后事业单位人事部主管对毕业生的了解。据调查，一些高等院校的毕业生通过网络的方式直接输入自己的学号和姓名，即可查询自己的档案转递与单位派遣情况。据不完全统计，毕业生通过网络咨询的方式要比传统方式的档案转递查询量要减少50%。一定程度上减少了档案管理的工作量，减少了反复的压力，还有效地提高了毕业生档案的查询效率。构建高校档案信息查询系统，还能实行网络信息的资源共享。构建一个真实的网络信息平台，实现电子邮件，在线咨询以及目录查询等服务项目，使毕业生党员不用受地区和时间的困扰，能够随时随地查询到档案的讯息。

（四）提高毕业生党员对档案重要性的认识

1.各大高校可以在学生毕业之前组织一个大型会议，同时还可以发放就业指导手册、开设就业指导培训班和相关的档案专题讲座。通过这些形式，培养毕业生对档案的认识。让他们认识到人事档案对于今后人生发展的重要性，对日后找工作和出国留学都有极其很大的帮助，并且能直接影响到就业和生活，不是可有可无的存在[4]。

2.加强对毕业生党员的管理，要让他们了解党员离校之后的具体细则和安排，要让毕业生党员主动按时缴纳党费。在国家以及相关部门没有颁布档案管理及归属的情况下，各大高校仍然要严格遵守《干部人事档案转递制度》，确保毕业生档案及时地转递到今后的就业单位上去[2]。

3.企业党组织在每年的新职员入岗前都有一个新人培训，会对毕业生党员进行深入培训，让他们加深对这一行业的了解。其中也会仔细地讲解毕业生党员对档案的管理规范，强化毕业生党员对档案的重视。每一个毕业生党员都要明确档案的转递对个人发展的重大意义。

（五）毕业生党员档案和学籍档案合并管理

高校毕业生党员在毕业之前，党员档案和学籍档案合并管理，等到临近毕业之时，一起纳入毕业生党员的个人档案当中，后期会跟随事业单位的工作分配流向各个地域。一般来说，还未落实工作的预备毕业生党员，其党员档案应该交由当地的人才交流中心管理，因为人才交流中心有专业的服务人员，对党员的档案管理比较专业和正规，要转正时将会交由党组织进行具体安排。

（六）加强党务队伍建设

高校需要高度重视毕业生党员档案的归档转递工作，并将其纳入自己的日常工作范围。根据党员档案管理和党建工作的特性，选择对党务熟悉、工作敬业负责的党员来维护管理档案这一工作，且需要及时地更新信息，确保每一个毕业生党员档案的完整性。在加强党务队伍建设当中，需要对党员进行新的党务工作培训以及建设新党员对档案的意识，必要的时候对其进行相应的考核，由此来提高党员档案队伍的周密和专业化。在维护党员档案的同时，一旦发生任何差错，需要对违反规定的党员及时地向组织反应，且分好事项的轻重缓急，再严肃处理，绝不徇私罔纪，坚决遵守党规党纪。