信息化管理在高校人事档案管理中的运用

文 / 曹卓瑜

信息化管理在高校人事档案管理中的运用

文 / 曹卓瑜

随着大数据时代的到来，科技生产力水平不断提高，各领域的信息化程度都不断加强。目前，数字化校园的建设已经成为高校发展工作的重中之重，也为档案工作的信息化管理带来了机遇和挑战。如何在这个大环境中更好地开展高校干部人事档案的信息化管理工作，借助现代信息技术来实现干部人事档案管理的规范化与科学化，是高校面临的一个重要难题，也是从事干部人事档案管理工作的相关人员面临的一次重大挑战，如何攻坚克难，稳步推进，文章从高校这一社会层面出发，针对干部人事档案管理的实际状况，指出其存在的问题，阐明了高校实现干部人事管理信息化的重要性和必要性，并从学校实际出发提出了干部人事档案信息化建设的发展目标。

高校；干部人事档案；信息化管理

在当前高校中负责干部人事档案管理的主要为组织与人事等部门，其依据相关的规定与要求，负责干部的选拔、培养与任用工作。干部人事档案中记录了干部的工作履历、思想政治面貌、业务水平与技术能力、工作业绩等内容，能够从历史层面上全面地反映出干部的实际状况。数字化校园建设的大环境下，为了充分展现大数据时代信息资源共享和信息化管理模式共建，干部人事档案管理将实现各项资源的共享，为从事干部人事档案管理的工作人员提出了技术要求和业务能力的锻炼。只有实现干部人事档案管理的科学化与规范化，充分提高管理水平，并为相关方面提供高效的服务。

一、高校干部人事档案的现实状况

目前，全国绝大部分高校干部人事档案工作仍处于创建和发展时期，档案管理手段还处于相对落后的状态：首先，高校干部人事档案管理意识缺乏，其规范整理的重要性认识不足，缺乏相关的配套管理机制和完善的管理制度；其次，教职工的干部人事档案管理存在诸多问题，由于人才资源配置市场化，人才流动频繁性导致“人档分离”现象时有发生，造成干部人事档案材料的缺漏、不完善、不规范[1]；再次，高校经费投入不足，导致干部人事档案的现代化管理手段滞后，更缺乏深度的开发和利用；最后，高校干部人事档案管理人员专业素质不高，进行档案信息深层次研究和开发的专业人才匮乏。

目前，图像数据库要么是以数据信息组成文件名的方式实现数据分类与查找，要么是将图像数据存储在服务器端；这两种方法都存在不可避免的弊端：首先，是由于图像数据的属性信息只存在于文件名中，从而限制了查找的高效性和数据属性描述的可扩展性；其次，在图像数据库的检索过程中，是通过服务器端的计算机程序完成，从而增加了服务器的负担，尤其是外部访问量增大时，这种检索速度的影响将尤为明显[2]。

干部人事档案是组织、人事部门考察、任用干部的重要依据。从现实状况来看，高效干部人事档案管理已经成为高校人事变动中最关键的依据，关系到高校教职工的稳定性和高校的切身利益，与高校的可持续发展紧密地联系在一起。大数据时代的发展，高校招生规模扩大，高校用人制度变得规范和严谨，与时俱进的发展，对于人事档案管理要从自身根本利益出发，重视个人档案的重要性，推陈出新，努力推进信息化管理的建设步伐。利用计算机技术、信息技术与网络技术等实现干部人事档案信息管理的现代化，各项数据将实现动态管理，在相关部门内实现资源共享，使干部人事档案能够充分发挥各项功能，真正从单纯的纸质管理向信息管理的转变，深挖干部人事档案的信息价值，推进干部人事档案管理水平的提高，为高校各项人事工作提供更充足、更便捷、更准确的服务。

二、高校干部人事档案信息化的重要性

1.干部人事档案信息化是高校信息化建设工作的重要基础。大数据时代全球信息数据管理平台逐步建立，任何信息数据都越来越透明，越来越公开，推进信息化管理成为高校干部人事制度改革的必然要求，利用信息化发展的机遇，搭建信息化衔接平台，调整整体性人才资源配置，能够更好地为高校人力资源开发与管理提供准确的信息数据。目前，高校各职能部门要以服务于学校的总体战略发展目标和学校各项工作顺利开展，建立统一数据交换平台，在标准、规范、安全、丰富的基础上整合信息资源，实现各部门资源共享的无缝衔接，促使干部人事档案信息化建设与本单位各职能部门之间的兼容。

经过“分析”时代和“综合”时代的“故纸堆生活”，闻一多的学术研究也进入“从诗到诗”的第二次转向了，即从“唐诗研究”转向“诗的史”。解诂《诗经》，校补《楚辞》，甚至用人类学、社会学、考古学、民俗学的方法研究神话之后，闻一多逐渐从“史”的角度把握中国文学的特性和文学发展的动向。20世纪40年代初，闻一多初具编撰文学史的计划，他认为:“写文学史必须从自己对作品的切实研究入手，不可抄袭他人的陈说。基础要广、要厚，但最重要的必须先懂作品。”［12］

2.干部人事档案的信息化是干部人事档案管理发展的必然结果。干部人事档案整理工作是档案建设的基础性工作，类目众多、管理环节繁琐，传统纸质档案里面包含的主要内容如个人基本信息、考核材料、薪级工资产生的材料等因逻辑关系、归档要求不同被重复记录，这为干部人事档案管理人员增加了工作负担，也大大降低了档案信息资源的共享和整合。创建干部人事档案信息管理平台，可以准确详实地记录教职工的基本信息情况，及时更新教职工有关学历、职称等信息，方便组织人事部门针对个人的基本信息、技术职称、业绩考核、薪级晋升等信息数据一目了然，准确掌握。从而实现信息资源的数据整合，为干部人事档案管理工作逐步实现规范化、系统化、科学化奠定坚实的基础。

3.使用技术通用数据库信息系统，完善信息数据管理平台，实现资源共享。干部人事档案信息化的有效管理离不开数据库，要实现数据资源的共享和整合，就要达到各类数据系统的无缝衔接，信息数据采集软件必须具有通用性。对此，相关部门应根据干部人事档案管理工作需要，以业务应用为导向，研发或委托开发出一个相对稳定的适应业务工作需要和发展的网络化应用系统，该系统要符合学校和档案工作的发展需求，设计简单易于操作、功能齐全相对稳定，且具有很好的兼容性，能够与上级组织部门的组工内网实现无缝衔接和资源共享，以信息中心为枢纽，实现网络化管理。

4.遵循安全性原则，提升干部人事档案信息管理的安全水平。干部人事档案信息管理工作具有多种特殊性，因此，规范管理制度和管理程序有助于档案材料的保管与保密。在信息化建设的过程中，安全性方面主要包括存储与使用两方面的安全。前者基于干部人事档案的保管环境以及信息数据的存储介质来考虑的，而后者则更多的考虑干部人事档案的信息数据使用过程中的安全性，如采集、整理与共享等方面。构建有效的信息数据备份和恢复机制尤为重要，应采取相应的技术手段和合理有效的保密措施，做到档案内部局域网不与外网连接，办公电脑不联网，运用先进的安全保密技术，全面强化安全管理，使得整个系统的安全性与可靠性都得到有效提升。开展建设工作，严守《保密法》及其相关法律法规，加强档案管理人员的法制观念和保密意识，增强责任心，促进各项信息与数据被正确地使用。相关技术人员可以借助各种信息间的关系，融合领先的安全保障技术，如防火墙、数字签名、杀毒软件与CA认证等，来杜绝信息数据的外泄，提高其安全性[3]。

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三、干部人事档案信息化管理的有关措施

2.认识到干部人事档案管理重要性，积极推进干部人事档案管理的信息化建设工作。高校干部人事档案信息化建设工作覆盖广泛，涉及大量繁杂内容，对技术有着非常高的要求。对此，首先，要加大干部人事档案工作的宣传力度，提高各单位各部门对于人事档案的认知程度，使得其从思想上重视人事档案；其次，应针对信息化建设工作的需要，设置专门的领导小组，从组织结构上保障信息化建设工作。相关小组成员的职能划分应明确，在实际工作中应相互协调，共同解决各种问题；最后，不断完善该方面的各项保障机制，在充分利用现有技术设备的基础上，开源节流，广集资金，保证干部人事档案信息化建设和数字化管理平台所需经费。

1.重视档案材料收集与整理工作，丰富档案内容，为信息化建设奠定良好基础。收集与整理工作是开展干部人事档案管理工作的重要基础，是后续各项创新与拓展服务领域的源头。因此，要在准确把握和维护档案材料真实性和完整性的基础上，建立健全干部人事档案的收集归档制度以及其他相关配套制度和管理办法，积极主动地收集和补充干部人事档案各类材料，对于年度考核、薪级晋升、表彰奖励等材料可按照计划定期到相关部门进行收集归档，开展干部人事档案的信息化管理工作，准确提供真实、可靠、完整的干部人事档案信息数据。

干部人事档案的信息化实际上指的是档案目录进行数字化，建成目录查询系统。把部分纸质档案的信息材料转化为数字档案信息，建成完整齐全的信息数据库，才能通过计算机的管理，对档案信息进行分类、提取、分析和加工[2]。

3.干部人事档案信息数据的有效管理是提高服务水平、拓展服务领域的有效手段。传统的干部人事档案管理工作具有强烈的实体性，相关工作人员采用手动的方式来对大量的材料进行收集、整理与编号等。整个工作过程要花费大量的时间与人力资源，工作准确性与工作效率都不高。在查阅与检索方面，以往需要工作人员从库房进行纸质化的查找操作，再将目标内容进行复印或抄录。然而因为各个部门职能不同，利用的对象不一，对同样的信息往往需要多次查阅，不但耗费了大量的资源，造成资源的浪费，还打击了工作人员的积极性，并且导致相当一部分纸质材料的磨损和破坏。对此，延长干部人事档案纸质材料的使用寿命就显得尤为迫切和重要。实现干部人事档案的信息化管理，一定程度上保护了纸质材料免于损坏，也推动了档案管理工作自动化、实时化和网络化，拓展了干部人事档案的服务领域和渠道，工作人员只需将干部人事档案信息数据建立成数据库，就可以从数据库中获得教职工的信息数据，这既有利于提高干部人事档案的利用水平，也为学校领导、组织人事部门准确掌握教职工信息提供了快捷高效的使用平台。

4.干部人事档案管理的信息化能够促进干部人事档案管理水平的提高，对工作人员的业务素质和服务水平提出了迫切要求。干部人事档案信息化的有效管理，将以往该方面的有关理论和现代化的信息技术有效融合，结合市场经济发展趋势，深化服务内容，创新服务方式，不断拓展和丰富服务领域，不断提升高校人事档案的社会价值，从而达到各项资源充分利用的目的，充分实现其服务功能。干部人事档案管理人员既是人事档案信息的管理者，又是人事档案信息的开发者，每个高校干部人事档案管理者不仅要有良好的职业道德，还要有精湛的专业知识与熟练的业务技能，只有这样才能适应新形势，使所管理的高校干部人事档案在高校发展中发挥更大作用。人事档案信息化管理，为人事档案管理人员带来了机遇和挑战，也对档案管理人员在工作中不断开拓进取、勇于创新提出了更高要求。

5.努力培养复合型人才，加强干部人事档案管理方面的人力资源建设。为高校发展及有关部门提供优质的干部人事档案管理工作服务的重要目标，相关工作人员应熟练掌握信息管理技术，胜任各项具体工作。由于档案管理的信息化，文档处理的一体化，档案保存的技术化，需要配备政治强、业务精的专业技术人才从事此类工作，这就对干部人事档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员既要成为档案业务工作领域的专家里手，做到术有专攻，学有所长；更要了解人事档案管理工作的归档流程、计算机技能及相关理论知识，成为既懂档案业务又懂信息技术的新的复合型人才。以信息共享、整合、利用为原则，努力打造信息化管理平台，使得这项工作能够走向可持续发展的道路，充分发挥其人文关怀作用，创建一支高素质的专业化队伍。

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6.加强系统的应用与维护，提升其使用价值。开展干部人事档案管理工作，要在日常管理维护中，本着方便、快捷、有效、实用的原则，注意将现代干部人事档案管理信息技术与干部选拔任用工作紧密结合，充分发挥信息化管理技术在干部管理方面的优势，探索将信息技术应用到干部选拔任用管理的全过程，以干部档案管理的信息化促进干部工作的民主化、科学化和规范化。

综上所述，高校干部人事档案的信息化管理是面对大数据时代提出的与时俱进的思想理念，为提高工作效率，增强档案管理人员的工作积极性做出的举措，更是进一步提升干部人事档案社会价值和利用水平的一项民生工程，要充分发挥信息资源的有利地位，注重日常的各项工作，从基础工作入手，细化管理，充分利用现代信息技术，提升档案管理的水平，为高校人力资源的开发与利用发挥积极有效的作用。

[1]李慧敏.新时期加强高校人事档案管理工作的思考[J].科技信息,2009,(25).

[2]张晶.探析高校干部人事档案信息化建设[J].科学时代,2013,(2).

[3]董洁.信息时代高校人事档案管理的研究[D].济南:山东大学,2008.

G275.9；G647.24 文献标识码：A 文章编号：1005-9652（2016）06-0072-03

（责任编辑：魏登云）

曹卓瑜（1980-），女，山东曹县人，贵州师范大学档案馆人事档案室，软件工程硕士，主任，馆员，主要负责干部人事档案的归档整理、编目装订以及数字化扫描工作。