明清档案管理模式相关问题的探讨

文 / 王海欧

明清档案管理模式相关问题的探讨

文 / 王海欧

中国第一历史档案馆作为管理明清档案最权威的国家级档案机构，从上世纪七十年代开始，先后利用缩微技术、数字技术以及现在的网络技术，对传统珍贵的纸质档案进行整理加工，在有效保护纸质档案的同时，不断提升档案的开发利用水平，顺应时势探求出纸质档案、缩微胶片档案、电子文件档案三大管理模式。文章结合该馆在明清档案保护和利用过程中的经验做法，就如何有效保护传统历史档案文献并有效开发纸质档案的史料价值进行了探讨。

明清档案；管理模式

一、适时探求三大管理模式，多方位实现明清档案的保护与利用功能

中国第一历史档案馆馆藏明清档案，上下跨越几百年，所保存明清两代中央国家机关及皇室档案的文献史料高达74个全宗，1000余万件。其中清代内阁、军机处、宫中、内务府、宗人府五个全宗的档案资料最多，馆藏数量占全馆总量的78%。这批档案具有重要历史价值，是研究明清历史的重要依据。

（一）“历史真迹、东方瑰宝”：保存纸质档案是档案管理的永恒主题

档案管理兼具保护与利用两大功能，其核心目标是让珍贵的纸质档案得到长期有效的保存。2002年，在“中国档案文献遗产工程”国家咨询委员会评审会上，中国第一历史档案馆藏《清代秘密立储档案》第一批入选“中国档案文献遗产”的史料。2003年10月，该馆藏《大明混一图》、《清初世袭罔替诰命》、《大清荷兰国书》、《英国国王乔治三世致乾隆皇帝的信》第二批选入“中国档案文献遗产”。2010年2月，该馆藏《清初满文木牌》、《清代庄妃册文》等文献入选第三批“中国档案文献遗产”。2015年4月，该馆藏《赤道南北两总星图》第四批选入“中国档案文献遗产”。

与此同时，中国第一历史档案馆馆藏《满文密本档》有关17世纪西洋传教士在华活动的档案、《清代金榜》分别于1999年和2005年入选联合国教科文组织发起的“世界记忆工程”的《世界记忆遗产录》。2008年馆藏档案《评定三逆方略》、《无圈点字档》、《有圈点字档》和《清代十朝大红绫本满文实录》被确定为第一批国家珍贵古籍名录。

（二）缩微技术：为明清档案的长期存储作出了突出贡献

缩微胶片作为缩微技术存储介质，其最大优势就是实现档案信息的真实性及长期保存的功能。从1973年开始经过近四十年的不断努力，中国第一历史档案馆在拥有先进缩微技术设备的基础上，通过使用缩微技术拍摄馆藏档案，培养了一批资深专业技术人员，并形成了一整套严谨规范的科学工作程序。

2002年12月，国家清史编纂委员会成立，清史编修工程正式启动。这是建国以来一项巨大的文化建设，也是新世纪一项标志性的文化工程。中国第一历史档案馆服务于国家清史编修工程，先后与国家清史办签署了10余项协议。到2005年，该馆完成了馆藏档案中满、汉、蒙等多种文字的100多万件档案的缩微拍摄复制任务，共计拍摄缩微品（母片）10000余盘，其中制作各种专题档案史料缩微胶片150余种，总量达1000余盘。该馆已对外正式发行档案缩微品46个品种，总量达3000余盘。截止2009年，该馆为清史工程立项整理了宫中朱批奏折、军机处录副奏折及内阁户科与刑科题本、宫中雨雪粮价单、灾赈档案、电报档等专题档案180余万件，同时完成了对档案原件的缩微拍照、部分数码扫描等工作。

正是借助国家清史工程的介入，中国第一历史档案馆馆藏缩微胶片档案的数量得以大幅增长。而这一存储介质所依赖的缩微技术在该馆的早期应用也为清史工程的顺利实施提供了基本保障。截止2010年，该馆共计完成馆藏档案拍摄任务240多万件，缩微品（母片）总量多达15000余盘，拷贝片30000余盘。

（三）数字技术：开辟了明清档案管理的多介质时代

随着现代信息技术的飞速发展，光盘、硬盘、磁盘阵列等多种载体的数字混合技术为档案的开发利用提供了越来越多的途径，同时也使中国第一历史档案馆进入了明清档案管理的多介质时代。1996年， 该馆《中国清代史档案文献光盘库》出版。这套光盘共计10张，浓缩了该馆1995年以前出版的有关档案资料，每张光盘存有1万余页的文献资料，总计约有2亿字。2004年开始，该馆先后购置多台佳能数码相机，并与计算机有效结合起来，完成了“宫中朱批奏折”46万件馆藏清代档案的拍摄任务。这样该馆既有以缩微胶片为介质的胶片档案，又有以光盘为介质的电子文件档案。与此同时，该馆还对这些新介质的档案进行了数据磁盘和光盘备份，实现了200G移动硬盘、网络中心NAS设备网络存储，真正达到了双保险甚至是多种保险的目的。

2011年，中国第一历史档案馆正式启动档案整理数字化工作。随着馆内电子文件档案数量的急剧增长，该馆于2011年至2015年先后采用计算机技术、网络技术、数据库技术、存储技术进行了三期硬件系统建设，建成了包括各类机房8个，总容量6.2PB的存储设备5套，服务器31台，终端设备计算机580台、打印机90余台、扫描仪120余台。截止2015年2月，该馆已完成文件级秩序目录约有900余万条，同时完成档案数字化519万件，生成档案数字图像5480余万画幅。目前馆藏档案数字化资源已经突破5PB，而档案数字资源存储及备份总量也已超过3PB，从而为更好地保护及利用明清历史档案奠定了更加坚实的基础。

二、合理运用三大管理模式，进一步提高明清档案的保护与利用水平

中国第一历史档案馆现保存的明清馆藏纸质档案，由于历史时间长、数量庞大，在相当长一段时间内不可能通过缩微技术或数字技术全部完成档案存储介质转换，从而构成纸质档案、缩微胶片档案、电子文件档案三种档案载体同时并存的档案保护格局。当然，即便未来传统纸质档案全部被数字化，纸质档案、缩微胶片档案、电子文件档案并存并得到有效保护和利用也是一个最佳选择。

（一）加强对纸质档案的保护及利用工作

由于存世年代久远、反复翻阅等各种原因，中国第一历史档案馆馆藏明清纸质档案破损率达到30%以上，加强对馆藏纸质档案的保护显得十分重要。为此，该馆加强了对珍贵纸质档案的管理与保护工作。一是改善库房保管，增加安全系数。为了完善库房安全，该馆陆续增加和改造了安全基础设施，完成了所有库房烟雾报警系统的更新，改造了消防远程控制系统。到2009年，已建成馆内大楼和皇室宬消防报警系统2套、智能光电烟感探测器346个，在办公楼内安装了30个消防供水控制器，在重要岗位安装了自动灭火系统；初步建成安防监视系统，共有2个监控中心、5个分控平台、153个监控点、26台摄像机。监控资料存储时间达到6至8个月。二是重视保护工作，加快档案修复。鉴于不少档案或霉烂变质，或虫蛀、褪色，尤其是“阁楼残档”尘封数十年是一直没有解决的老大难问题，2010年，该馆组织力量，集中对遗留在阁楼的100多箱残破零散档案进行彻底的清理，共抢救出折件档案37954件、木质红绿头牌档案1箱、清末民初报纸15箱。到2015年底，已经完成请安折档案整理5069卷、166399件，同时还完成了档案全部信息图像拍照、命名。另外，该馆打破传统思维模式，引入社会力量加快档案抢修工程，启动了档案修复外包加工的管理模式，利用档案整理数字化加工过程，仅在2012年至2015年间所修复的珍贵档案就达38410件、248406平尺。

与此同时，中国第一历史档案馆努力做好这些传统纸质档案的开放利用工作。2003年，该馆正式建立了特藏库，总面积300平方米，陈列符合世界记忆工程或中国档案文献遗产申报标准的珍贵档案。这主要包括明永乐帝敕谕、乾隆帝即位诏书、道光帝亲书秘密立储档案、大金榜、金沙江上下两游图、黄河源图、圆明园西洋楼铜版画、乾隆御笔《平定西域得胜图》、太平天国洪秀全亲笔诏书、英使马戛尔尼进呈英国国王乔治三世致乾隆皇帝的信函等，共计清代档案精品44件（卷）、清代各朝皇帝朱批980件、清代蒙文实录15447册、红绿头牌40000件及其它珍贵档案。2016年3 月，该馆微信公众号“皇史宬”开张，通过找寻档案里的故事，开始了“以档说档”的开放性实践。于是，《望子成龙的康熙皇帝》、《大学士张廷玉的退休风波》、《孝庄皇太后安葬之谜》次第登场，“六一”儿童节的《紫禁城里闻皇子诵读声》、高考后的《金榜题名话状元》、七夕节当天的《清宫里过七夕节》等也随之出现。

（二）全面采用数字化技术，努力提高明清档案的利用效率

随着档案信息化建设的不断推进，在充分利用数字技术生产光盘、硬盘、磁盘阵列等多存储介质的基础上，中国第一历史档案馆档案信息化管理平台正式对外开放使用，档案利用者可以通过计算机方便地进行档案检索和查询。为确保网络安全，该馆对所有接入局域网的计算机均安装了主机监控与审计系统，并通过专业杀毒软件进行病毒查杀与防御。该馆还使用档案信息化管理平台开发了5个支撑平台、4项Web服务、9个业务子系统、6个工具软件，采用“物理集中、逻辑分离”的设计思路，设计不同的用户和表空间，搭建了6个数据库，形成了完整的数据安全解决方案，保证数据安全可靠，实现档案利用方式从手工翻阅档案开始向计算机检索档案目录、查阅档案数字化图像转变，直接实现了电子目录检索、图像挂接查询。

中国第一历史档案馆自2004年提供数字化档案利用以来，馆内档案利用查询系统已有朱批奏折、录副奏折、内阁题本等档案210余万件，以及全文数字化的《军机处上谕档》、《清实录》、《清会典》等。为此，自2011年至2015年，该馆先后开放数字化档案553273件、6180881画幅，加上2011年前已经开放的数字化档案1548085件，该馆档案利用查询系统共计开放数字化档案2101358件、25693475画幅。

（三）加快“数转模”速度，实现档案保护与利用共同发展

数字技术长于用，缩微技术长于存。数字档案主要作用是提供利用，其长期保存则依赖“数转模”技术转换形成档案缩微品。相对而言，数字档案保存寿命一般仅在20年以内，而缩微胶片理论寿命可以达到500年以上。据有关资料报告，美国国家档案馆的馆藏纸质文件有30亿页处于危险中。为了长期保存珍贵的档案资料，美国国家档案局请国家科学院研究保护措施，数十位专家对五种常用的介质（磁性介质、光盘、电子文档、纸张、胶片）进行论证，最后结论是纸和缩微胶片最适宜文献的长期保存，建议用缩微胶片或纸复制文献，以达到永久保存的目的。由此可见缩微胶片作为档案文献安全存储介质的作用至今无法替代。

2010年11月，中国第一历史档案馆制定了《档案整理和数字化工作方案》，2011年开始对馆藏700万件档案进行文件级整理，同时逐步推进档案数字化和缩微工作，五年共计完成5期12个数字化加工项目档案约6万卷、扫描档案原件420万件、扫描图像4200万画幅。另外，该馆还计划（2016—2020年）完成数字化加工项目3.6万卷、287万件、2900万画幅，并做好相关的“数转模”工作。

值得注意的是，在数字技术未获得大规模应用之前，中国第一历史档案馆采取的方法是运用缩微技术手段对明清纸质档案进行保护与利用；但在数字技术形成规模之后，该馆及时调整策略，将纸质档案首先通过数字技术加工生产出电子文件档案，然后再对这些电子文件档案通过“数转模”技术转化为缩微品。事实上，在当前数字化条件下，要实现档案保护与利用共同进步，“数转模”技术是不二之选。

G275.1；K248 文献标识码：A 文章编号：1005-9652（2016）06-0012-03

（责任编辑：虞志坚）

王海欧，中国第一历史档案馆副研究馆员。