对我区民生档案管理利用的调查与思考

文·韩冉

对我区民生档案管理利用的调查与思考

文·韩冉

近年来，社会各界对民生问题关注度不断增长，民生档案的门类、数量也随之激增，民生档案的利用率翻番，给新形势下档案工作特别是民生档案的管理和利用提出了新课题。针对这一新课题，我区按照国家、省、市相关部门要求，出台了《关于加强和改进新形势下全区档案工作的实施意见》，明确了“着眼社会需求，扩大民生档案收集范围，建立起覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系”的工作任务。为全面了解掌握我区民生档案工作的基本情况，近段时间，我们组织人员，深入基层，走访了相关涉民部门和乡（镇）、社区，对全区民生档案工作进了专题调研，并就存在的主要问题分析原因，探索解决措施。

一、我区民生档案的管理和利用现状调查

（一）民生档案信息资源情况

从民生档案的形成及所在单位来看，我区民生档案主要包括五个部分，一是人力资源和社会保障、民政、教育、卫生、计划生育、住建等重要的涉民职能部门形成的重点民生档案。二是农村地区形成的与农民利益密切相关的土地确权档案、林权制度改革档案、宅基地档案、农村养老保险档案、税费改革、换届选举档案等。三是基层单位如社区居委会、村委会形成的低保及困难家庭、失业人员、特殊群体（老龄、助残等）等民生档案。四是公、检、法、司等单位形成的户籍管理、诉讼、公证等民生档案。五是区档案馆保管各单位已进馆的婚姻、知青、破产改制企业职工档案等民生档案。

（二）民生档案利用情况

随着国家关注民生各项政策不断推出，人民群众对民生档案的查阅需求越来越大，民生档案的查询率也越来越高。根据我馆近几年档案利用情况分析，全区每年接待档案查阅接近1万人次，1.8万卷次，其中民生档案的查阅量占80%以上，为广大档案利用者在计划生育、补缴保险、购房贷款、户籍变更、身份确认等方面提供了大量真实可靠的凭证，产生了较大的社会效益。

二、我区民生档案管理和利用工作存在的主要问题

通过对我区区属单位保存的民生档案的调查发现，近几年，特别是《关于加强民生档案工作的意见》出台后，我区民生档案工作成效较为明显，大部分涉民单位建立了专门的档案室，库房达到“九防”要求，设置了档案工作机构，并配备专（兼）职档案员负责本单位档案的收集、管理和利用，但也存在一些问题，有待改进和加强。

（一）民生档案种类杂，数量多，动态性强

民生档案涉及各个领域，关系到社会民众生活工作的各个方面，产生的种类繁杂多样，数量也颇为庞大。根据调查研究，仅就民生档案产生的单位来看，就多达21个系统，且每个系统产生的民生档案种类多种多样，比如人力资源和社会保障局涉及养老保险（机关事业、企业）、医疗保险（包括新农合）、离退休人员档案、工伤认定、就业培训、人事代理、职称评审、人事调配等30项民生档案种类。而且在数量变化上，民生档案体现了较强的动态性，往往以个体为单位的民生档案，在一年中会有多次数量的变更。

（二）民生档案资源分散、多头管理，不利于资源共享

民生档案涉及面广，形成主体多而复杂，致使民生档案分散保存于不同部门，因而形成了多头管理、各自为政的局面，群众查阅利用很不方便，民生档案资源共享程度不高。比如，房地产档案、各类社保档案、婚姻档案、学籍档案等都由各自形成部门自我保管，比较分散，而民众往往查阅档案时先来档案馆，结果难以查到所需档案，给利用者带来不便。

（三）涉民单位科室自管模式严重，但又缺乏监管

在调查中发现，很多民生档案保存于各机关单位内部职能业务科室，而非单位综合档案室，其保存条件有限，有的甚至很糟糕，出现成包打捆、潮湿水浸迹象。这些现象一是由于单位人员缺乏相关档案知识，不知道这些档案如何保管、是否应该移交，移交给谁；二是有些单位对档案工作不重视，以平时业务工作要随时查阅为由，不愿向档案馆移交。这种自管模式造成民生档案处于管理无序或失管状态，给民生档案的安全带来极大隐患。

（四）民生档案利用率高，但数字化程度较低，检索不便

就我区档案数字化情况来看，文书档案数字化工作已接近尾声，但民生档案数字化及民生档案信息检索体系还不完备。而民生档案因涉及广大公民自身利益，大部分利用率还相对较高，查阅纸质档案的时间成本严重制约了利用效率的提高，无法实现查档快速便捷的效果。

（五）民生档案利用主体分散，零星查档较多

民生档案的种类多、形成主体多，决定了民生档案的利用主体分散。档案馆查阅利用服务大厅往往每天都会接待各类民生档案利用者。由于工作人员偏少，利用者查档需求又多，往往查阅某类民生档案时间较长，顾此失彼，档案服务效率偏低。

三、规范民生档案管理和利用措施探索

（一）开展民生档案普查，摸清民生档案“底细”

设计《全区民生档案建设情况调查表》，涵盖民生档案的种类、数量、信息化建设情况、管理模式及现状、开放利用情况等信息，对分散在各区属单位的民生档案进行调查摸底，准确界定民生档案种类，做好民生档案调查和登记工作，全面掌握民生档案形成规律、管理现状和利用需求情况。

（二）抓好民生档案源头管理，建立民生档案体系

档案部门要与各涉民部门共同制定统一的民生档案整理方法和规范标准，在民生档案形成前期抓好源头控制。例如，全区精准扶贫工作正在如火如荼进行，在实施过程中，我们就根据工作实际建立了《全区精准扶贫档案整理规范》，规定了精准扶贫资料的归档范围和保管期限，为今后扶贫档案的管理打下良好基础。各涉民部门要着重抓好自身工作中形成的具有长久保存价值的民生档案的收集、整理和归档工作。要加强制度建设，将民生档案列入本部门档案工作分类方案，明确民生档案归档范围与保管期限表，确保与民生工作相关的文件材料收集齐全、规范整理、按时归档、及时移交。

（三）整合民生档案资源，形成“大档案”格局

档案部门要以民生需求为导向，积极调整档案收集范围，科学规划全区民生档案归属和流向，依法加强对民生档案的接收工作，及时把人民群众利用需求迫切的民生档案接收进馆，大幅度提升民生档案占馆藏总量的比例，逐步建立面向民生的多元化档案资源体系，形成“大档案”格局。各民生工作部门也要按照国家有关规定，及时向同级国家综合档案馆移交所形成的民生档案。对于文件材料还在不断形成、充实、完善、更改的，可以延期进馆，但是必需向同级国家综合档案馆提供民生档案目录，并且按照统一的管理标准和要求，确保民生档案齐全完整和科学管理。

（四）加快民生档案信息化建设，建立民生档案查阅利用平台

加快馆（室）藏民生档案的整理编目、数字化和开放档案鉴定工作步伐，加强民生档案信息化管理，加大对涉民机关单位民生档案检索体系建设的指导力度，逐步建成一批直接服务社会公众的民生档案专题目录数据库和全文数据库。统一全区民生工作部门和国家综合档案馆的民生档案数据资源库结构标准，建立民生档案信息资源共享制度和平台建设，努力实现全区民生档案信息资源共建共享共用。

（五）创新民生档案利用方式，提高服务效率

结合民生档案利用工作实际，按照“突出重点、先急后缓”原则，编制民生档案公开指南，为群众查阅档案提供便利。根据民生档案查阅率高，但利用主体分散特点，创新开展预约查档、集中查档、跨馆查档等特色服务，利用者可电话预先告知查档内容，工作人员提前将所需档案调取到位；规定每周某天为某项民生档案集中查档时间，有该种民生档案查阅需求的可都在该日进行查档；市、县（区）档案馆馆际联动，整合民生档案目录，实现跨馆查档。档案利用方式的创新可大大节约档案利用时间成本，提升服务效能，民众的满意度也会随之提高。

（作者单位：滨州市滨城区档案局）