简洁规范提高油站管理效率
2016-02-04赵顺本
□ 赵顺本
简洁规范提高油站管理效率
□ 赵顺本
山东石油高度重视加油站经营管理工作,将其作为提高企业效益、提高客户服务水平、提升企业形象的关键。近年来,他们结合信息化的发展,在提高加油站工作效率和管理水平上进行了有益的探索,提升了企业的核心竞争力。
深入剖析,找准问题
山东石油结合实际认真研究,组织开展内部挖潜、优化整合、精简用工,选定试点深入剖析加油站基层管理工作流程,挖掘出影响加油站工作效率的突出问题。
管理流程复杂,问题提报渠道不畅。加油站在日常工作中遇到各类问题均需上级管理部门协调解决,处理流程不明确,管理部门职责权限不清,加油站上级部门多头管理,问题提报上级审批时没有明确的路径,部门之间相互推诿,工作效率低下,以致基层员工诉求得不到及时有效解决,直接影响加油站的整体管理水平。
使用的系统多且分散,手工劳动替代率不高。随着信息化建设的不断深入,各业务层面均有不同的信息系统应用,加油站常用的就有零售管理、加油卡、HSE、非油品等多个系统。信息系统在满足业务需求的同时也相应带来一些突出问题:系统应用分散,部分功能重复,业务流程繁琐,报表过多且重复填报,员工劳动强度大。
规范流程,解决问题
该公司首先对问题进行界定,组织有关部门共同梳理加油站各类常见问题,对问题进行固化和分类。共梳理出加油站各类问题近百项,划分为经营类、管理类、非信息类设备、信息类设备、设施类和非油品等6大类别常见问题。在此基础上优化和统一业务流程,明确相关管理部门职责和权限。共建立50个业务流程,以工作流的形式统一规范问题处理的流程。各市公司可根据本单位实际对流程节点进行设置,流程中各个节点均明确责任到具体人员。同时制定考核办法,将问题处理与考核工作相结合,限定每个流程节点的办理时效,超时将直接追究节点当事人责任。
他们还组织各线条梳理基层需要填报的各类报表,能利用系统出表的不再要求手工填报。零售线条共取消21种手工账表,20种账表由手工填制改为电子化管理;非油品线条取消账表4种;财务线条取消账表4种。
公司将加油站在用的零管系统、加油卡系统、HSE、非油品系统等进行集成整合,打造为规范的加油站管理平台,使用统一的身份认证,实现多个系统单点登录功能,油站员工只需要登录一次系统即可完成所有系统的日常应用。通过该系统,加油站可以一键式提报常见问题,系统自动区分问题处理流程,流转至相关人员节点进行处理。每个节点设置处理时间限制及消息提醒功能,实现了处理过程的全程监控,并作为考核依据,确保问题得到及时处理。
闭环管理,成效显著
山东石油通过建立统一的问题提报系统,构建了多级便捷的快速响应机制,结合公司管理制度及内控要求对流程进行规范化和标准化,如非油品管理类的问题“门店运营-营销-商品价格标签数量不足”,处理流程统一由便利店提报,经片区(县公司)管理员审核、市公司非油品管理员审核、市公司非油品部门主任审批、市公司非油品管理员处理。从根本上解决了基层问题上报及解决渠道不统一、重复提报和多渠道提报等问题,提高了加油站快速解决问题的能力和效率。
从问题提报到问题解决形成闭环管理,利用平台设置的跟踪提醒和监控功能,与办公自动化系统集成,实时并清楚掌握相关的公文状态和办理意见,实现跨平台、全过程的跟踪和监控。同时,利用系统自动记录的“到达时间”“停留时间”“节点时效”等字段信息,以指标量化的方式对公司各级管理部门进行有效的双向考核,改变了以往对工作的考评只能定性评价无法量化考核的局面。
(作者单位:山东石油)