“联合文档管理中心”模式在核电示范项目中的应用分析

施千里 谢石香/福建福清核电有限公司

2015年5月，我国自主设计的三代核电华龙一号首台示范工程——福建福清核电5号机组正式开工，这为国家实施核电“走出去”战略奠定了坚实基础。11月，在福清核电1号机组及公共子项项目档案预验收会议上，国家档案局要求“文档管理要配合国家华龙一号走向世界，要探索和总结华龙一号文档管理经验，输出华龙一号文档管理的理念、体系、程序、技术方法以及管理队伍”，这对做好福清核电5、6号机组华龙一号核电示范项目文档管理提出了更高要求。此外，新时期核电市场竞争的重点已经转移到项目的管理水平上，而项目文档管理作为项目建设中不可或缺的一部分，与项目进度、质量、费用等项目控制要素共同成为重要的管理要素。要深化核电总承包项目管理、提高文件质量、提升项目管理的核心竞争力，重点在于提升文档管理的信息化水平。福清核电项目采用“联合文档管理中心”模式进行文档管理，取得了较好成效，笔者就此作一分析。

1 模式的定义与主要做法

核电项目“联合文档管理中心”管理模式是指由项目业主方的文档部门牵头，由项目总承包方文档部门负责，双方各选出5至6名专业文档职员组成文档管理中心进行文档管理的模式，该模式实现了各个阶段的参与者、管理内容等的有机结合，进而实现资源、目标、责任及利益的一体化。实行这一模式能充分保障项目文档的准确性、完整性和系统性。

1.1 成立组织机构

成立“联合文档管理中心”模式运行组织机构进行统筹管理，根据业主方、承包方和其他参与者的职责、权限和相互关系合理安排各方工作。具体来说，业主方负责工作监督，并行使最终决策权；总包方负责工作管理，为各参与方提供文件信息服务；各部门文档工作者协调开展工作，共同保障“联合文档管理中心”的正常运营。

1.2 建立管理信息系统

福清核电根据项目建设和日常生产运营的需要，建立一套统一的、一体化的全生命周期文档管理信息系统（以下简称ECM系统），实现对不同单位、不同机组、不同内容的文档从产生、实行、存储、到最后处理的全过程管理。此外，总包方根据建设项目特点，建立施工管理系统，与业主方的ECM系统通过接口实现数据的实时传输，在信息系统方面实现了项目文档的全生命周期管理。

1.3 开展分段验收

开展分段验收即在项目进入土建阶段时，对项目前期文档进行验收并整改发现的问题；在项目进入安装阶段时，对项目土建工程文档进行验收并整改发现的问题；在项目进入调试阶段时，对项目安装工程文档进行验收并整改发现的问题；在机组进入试运行阶段时，对机组调试文档进行验收并整改发现的问题；在机组投入商业运行后，着手准备项目档案国家验收工作。

2 模式的成效分析

一是推动项目文档管理实现创新发展。实行“联合文档管理中心”模式不仅实现了业主单位文档管理和项目总包单位文档移交工作的前移，而且实现了项目文档业务标准一体化、项目文档信息系统一体化、项目文档服务一体化和项目文档增值服务。这样就实现了项目文档管理的创新发展。

二是延伸项目文档管理的管理职能。为确保“联合文档管理中心”模式实现对文档管理的全方位覆盖，福清核电建立了“联合文印中心”以及“文件交换中心”，在项目施工现场实施标准化的核电文档收集、整理、立卷、归档、移交、利用和数字化加工流程，并聘请专业管理公司负责项目的日常运营，保障核电项目文档管理工作的一体化、标准化和系统化。这样就延伸了项目文档管理的管理职能。

三是确保各方收益的最大化。实施“联合文档管理中心”模式，必须要做到以下三点：一要充分利用业主方文档管理的丰富经验，弥补总包方管理人员数量不足及工作人员经验不足的问题；二是在项目建设初期要求文档管理人员全面掌控建造期间文档管理与控制的详细情况，为做好建设及运营过程中的文档管理工作奠定基础；三是依照国家有关规定及相关行业规定并根据各方协商结果，制定适合企业共同发展需要的文档和信息管理系统，充分利用各方资源。由此实现项目各方的互利互惠，确保各方收益最大化。

四是创造良好的经济与社会效益。采用“项目联合文档中心”模式大大减少了业主方和总包方文档管理人员的配置，目前人数约为5人，相比其他同行减少了约30%，节约的人工成本每年约为100万元，实现了良好的经济效益。此外，采用“项目联合文档中心”模式能确保项目文档在生产过程中实现平滑过渡，以及在工程竣工后向业主进行无缝移交，实现了较好的社会效益。