规范机关电子公文归档工作实践

潘 金/浙江省财政厅

2013年全国数字档案馆（室）建设推进会提出，要按照“增量电子化”的要求，全面开展原生电子文件归档、接收工作，以规范电子档案的移交与接收，确保电子档案真实、完整、可用和安全，促进档案信息资源开发利用。当前，如何将机关的电子文件按规定形成规范的电子档案，并在5年内向综合档案馆移交，是做好新时期档案工作的一项重要内容。下面，笔者结合浙江省财政厅电子公文归档实践，谈点认识和体会。

1 明确具体工作要求

首先，明确电子公文与电子档案的定义。2014年7月，浙江省档案局颁发《浙江省省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法》，明确指出：电子公文是指省直各单位在管理过程中通过计算机生成、办理、传输和存储的具有规范格式的公文类的电子文件。在此基础上，可将电子档案定义为归档后的电子公文。其次，明确电子公文归档时间及内容。要明确电子公文办理完毕后应在第二年6月底前完成归档，归档电子公文内容应包括归档文件目录、签发稿（包括修改痕迹）、版式文件、拟稿单或承办单、归档文件元数据、附件等。第三，明确电子公文的存储格式。电子公文应采用符合国家规定的、适合长期保存的文件存储格式归档，一般以PDF、PDF/A、OFD格式归档，目前Microsoft Office、WPS Office、方正版式文件以及其他通用软件所生成的文本文件也可以归档。

2 遵守各项工作流程

按照《浙江省省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法》的要求，属于省档案馆接收范围的电子档案，应结合浙江省档案登记备份工作要求，在电子档案形成第二年的10月底前向省档案馆移交。在此过程中，省档案局负责对省直单位电子公文归档和电子档案的移交、接收工作进行监督指导；省档案馆负责接收省直单位电子档案。

首先，由厅档案室根据《浙江省省直单位电子档案组织结构》的规定，编制厅电子档案移交工作要求，明确电子档案的存储结构包含以下内容：存储载体（标志），内含说明文件和年度文件夹；年度文件夹中内含归档文件目录和归档文件夹1（指2014年度第一个归档的电子文件）等若干个文件夹；每个文件夹内包含签发稿、版式文件、拟稿单或承办单、归档文件元数据、附件等内容。

其次，明确归档文件元数据内容，包括立档单位名称、电子文件号、题名、主题词、文件编号、责任者、日期、主送、抄送、密级、页数、附件、附注、收发文类别、创建时间、定稿时间、文件大小、格式信息、电子签名标识、业务行为、处理人员、处理部门、处理时间、处理意见等。

第三，明确一个存储载体保存一个年度的归档文件目录、归档电子公文信息，每一存储载体的根目录中应包括说明文件及年度文件夹，年度文件夹应包括归档文件目录和多个归档文件夹。一般情况下，归档文件目录中有多少个文件条目，就要有多少个归档文件夹与之对应。归档文件夹命名一般用档号表示，如全宗号—年度—保管期限—件号。

第四，对移交载体数据包使用RAR格式进行整体压缩打包，并计算数字摘要校验码。如果电子档案有相应纸质载体的，要在元数据中著录相关信息，同时保存已移交的电子档案副本至少5年。

第五，由于省档案局电子文件在线接收平台尚未启用，目前电子档案的移交采用离线方式进行。离线移交的载体介质一般为光盘、可移动硬盘，推荐使用符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》要求的档案级光盘，光盘一般采用单个装盒的形式。载体盒上要标注清楚反映档案内容的标签，如，单位全称、档案全宗号、归档文件的年度、电子档案的保管期限、电子文件容量与数量、3位数字组成的载体编号、电子公文拷贝至载体的日期，以及归档人员的签名。

第六，向省档案馆移交电子档案时，要检验需移交的电子文件数据、检查载体的外观，确保载体数据与载体标识可读、载体外观清洁、无划痕。要填写《电子档案移交接收检验登记表》，填写清楚移交单位或全宗号、移交档案的年度、批次、接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、起止件号、同一批次移交的电子档案的起始件号和终止件号，以及移交电子档案数量和数据量、交接电子档案的文件数和文件所占空间大小等信息。其中，数据量应以MB或GB为单位，数字要精确到小数点后3位。