数字档案馆室一体化平台建设实践分析

何晓军/平湖市档案局

2016年2月，浙江省人民政府出台《浙江省促进大数据发展实施计划》，其中第十个示范工程“档案管理和开放共享示范工程”，强调要加强数字档案馆（室）建设，推进档案大数据聚合，构建查阅利用档案大数据服务平台。这对全省各级档案部门加快档案信息化建设步伐、提升档案智慧化水平、提高档案共享利用效率等提出了更高的要求。近年来，全省档案数字化及数字档案馆、室建设快速发展，各地都在建或建成了数字档案馆，部分地区已完成了馆室藏档案的数字化转换，实现了数字档案室全覆盖。然而，面对档案信息化及智慧化建设这一大背景，很多档案部门往往会面临新难题，即数字档案馆与档案室之间的衔接问题。以平湖市档案馆为例，由于没有统一的平台基础，各镇街道、机关、企事业单位档案信息与档案馆之间无法实现有效对接，档案局对各基层档案室的数字档案安全管理无法进行有效监管，档案数字化成果无法共享，致使散落在各部门的民生档案利用效率偏低，无法及时高效地服务于社会；全市各单位形成的民生档案无法做到集中统一保管，群众查档很不方便；档案局没有接收基层单位大量数字档案的专门系统，业务部门开展业务指导工作、档案年检都还采用原始的上门服务方式，数据移交依靠脱机硬盘拷贝的方式，这样的工作方式显然无法满足目前档案信息化建设的要求。为此，平湖市档案局开展了“1+X数字档案馆室一体化平台建设”。下面，笔者就平台建设内容和意义作一梳理。

1 平台建设的主要内容

2014年4月，平湖市档案局申报信息化建设项目“1+X数字档案馆室一体化平台建设”，以期建立“1+X”模式的数字档案馆室一体化平台。此项目列入2014年度平湖市信息化建设重点项目名录中。

“1”代表市档案局（馆）的数字档案馆，“X”代表全市各镇街道、机关及企事业单位的数字档案室。市档案局做好统筹布局、安全监管，各镇街道、机关及企事业单位做好本单位电子档案的日常管理、收集汇聚、共享利用。“1+X”数字档案馆室一体化平台，将数字档案馆与数字档案室作为一个有机整体予以整合，开展馆室联动，实现机关、企事业单位与国家档案馆之间电子文件和数字档案的有效衔接与共享，从而提高数字档案的利用效率，提升档案管理部门对数字档案的安全监管能力。

1.1 设计依据

完整的数字档案馆室体系应由三部分组成：内层，即馆藏资源系统，这是数字档案馆的核心管理系统；外层，即各机关、乡镇和企事业单位的数字档案室，数字档案室和馆室一体化平台能够无缝连接；中介层，即馆室一体化平台，起承上启下作用，它对外连接基层单位数字档案室，对内连接馆藏系统，并在另一平台间进行数据交换。移交进馆的数据都通过档案数据接收及处理平台进入馆藏，馆藏已鉴定开放的数据也通过档案数据接收及处理平台发布出去以提供利用。

1.2 系统架构

“1+X”数字档案馆室一体化平台采用B/S系统架构。B/S结构是目前主流的系统结构方式，在各类计算机应用系统开发中都得到广泛应用。B/S结构具有简化客户端的功能，只需安装通用的浏览器软件，可以节省客户机的硬盘空间与内存，而且使安装过程更加简便、网络结构更加灵活。B/S结构简化了系统的开发和维护过程，无须为不同级别的用户设计开发不同的客户应用程序，只需把所有的功能都实现在Web服务器上。B/S结构的特性特别适用于信息网上发布和工作监管，而这种网上发布信息的功能恰好是开展档案利用工作所亟需的，能够使各单位顺利查阅到权限范围内的档案资料，提高单位工作效率，并节省人力物力。

1.3 网络构建

目前，此类平台大多是基于政务网或是互联网建设的，与档案内网之间没有做到完全隔离，这对数字档案的安全造成了风险，也使档案资源开放共享受到限制。为保障档案信息安全，需要建立与互联网物理隔离、与数字档案馆内网逻辑隔离的档案信息资源共享利用专网，所有线路专供档案业务工作使用。档案馆为整个专网的中心，各镇街道、机关及企事业单位为分支点，在各档案室开通专网接口，把档案管理专用计算机接入专网，实现数字档案馆与数字档案室专用网络环境的衔接。还要在数字档案馆系统与馆室一体化平台间配置防火墙等安全设备，达到逻辑隔离的目的，并结合终端安全管理软件，对终端IP进行有效管控。

1.4 平台功能

软件系统是馆室一体化平台的核心，首先，应具备符合衔接数字档案馆室数据交换的功能要求。平台作为数据前期仓储库，具备档案收集与数据返回功能。各档案室通过数据上传模块把本地数据上传到平台数据库，由档案部门统一管理，档案室能够下载自身数据。其次，应具备接收进馆与开放功能，能够对达到进馆条件的室藏数据进行网上移交接收，对符合开放条件的馆藏数据进行鉴定开放，实现馆室之间的数据共享；各档案室室藏数据也可进行选择性发布开放，以方便馆室之间、档案室之间相互共享利用档案数据。第三，应具备数据库表创建功能，能根据不同种类的档案建设各类数据库，如建设文书类档案数据库、民生类档案数据库等。第四，应具备在线业务工作功能，通过平台能够实现在线年检、年报统计等业务工作；并能结合登记备份工作，融合登记备份平台的功能，实现各项工作流程。第五，应具备安全监管功能，通过权限设置，对开放档案查阅进行管控；通过对平台日志管理，实现安全审计；通过数据备份，实现后台数据库的自动和手动备份及还原。

2 平台建设的重要意义

市档案馆“1＋X”数字档案馆室一体化平台建设具有重要意义，从建设之初就得到了市委、市政府的高度重视和支持。至2015年底，市档案馆“1+X”馆室一体化平台已接入进馆单位64家，开放馆藏数字档案超过800G，各档案室已上传数据480G。目前，已建成婚姻、农村建房审批等多个民生数据库，市档案局可面向大部分单位开展网上年检工作，另有部分单位实现了进馆数据网上移交。

一是提高了档案工作的影响力。平台的建设、数据的共享并不是档案局一家单位就能完成的，而是需要全市各单位档案室共同参与，形成全市上下共建平台、共享信息的良好局面，一个信息丰富、安全可靠的平台将成为全市服务民生的重要载体。

二是打破了档案信息“孤岛”格局。馆室一体化平台通过档案专网将数字档案馆与数字档案室链接成为一个整体，在平台上整合包括各类民生档案在内的馆藏与室藏数字档案，实现全市档案信息大数据的汇集以及馆室联动对接，改变了原先档案馆与档案室数字档案分散存储的状况，打破了档案信息“孤岛”格局。各类档案信息资源实现集中存储、统一管理，进而为共享利用打下了基础。

三是解决了档案服务“最后一公里”问题。档案馆通过平台开放各类馆藏档案资源给档案室，档案室具备档案信息开放权限，可以根据需求开放档案信息，方便各档案室之间资源共享。目前，平台上已建成的各类专题数据库均可提供利用，各单位及群众只需到所在部门和镇街道查阅所需档案即可，无需再到市档案馆查阅，这大大方便了群众查档。

四是提高了档案工作效能。平台具备在线业务指导、年检报送审核、数据移交等功能，档案局通过平台可随时了解各单位档案工作开展情况，检查并审核各单位档案数据库建设的规范情况，第一时间掌握工作动态，减少了档案局人员上门服务的工作量。各单位可通过平台直接报送档案年检表、年报等资料，改变了传统工作方式。数字档案通过平台可以直接移交进馆。

五是保障了档案信息安全。平台实现了档案数据的在线备份，可以避免数据损坏、丢失等情况发生，提高了信息的安全性。通过平台, 档案局可以随时了解各单位电子档案管理情况，提升数字档案的安全监管能力。

六是为实现“智慧档案”打下了基础。平台建设进一步推动了全市数字档案馆室建设，大大提升了档案人员运用信息化技术的能力和水平，为进一步开展“智慧档案”建设打下了良好基础。

参考文献：

[1]梁国灿.“数字档案馆室一体化”的实践与思考——以绍兴档案局（馆）工作创新为例[J].中国档案,2010(12):42-44.

[2]周国行.数字档案馆室一体化项目建设实践[J].浙江档案,2013(3):54-55.