人事档案信息化管理系统构建实践

汪海英/金华市出入境检验检疫局

随着互联网时代的到来，信息化技术被广泛应用到各项工作之中。随着人事档案查阅利用需求的不断增长，在人事档案工作中引入基于计算机与网络技术的人事档案信息化管理系统，也成为客观需要。笔者所在的金华市检验检疫局，人员分为在编行政编制人员、在编事业编制人员、编外合同工、编外地方事业人员等4类。按人员属性分为在岗人员、试用期人员、离退休人员等3类，按职务性质分为公务员、行政工勤人员、事业单位管理人员、事业单位专业技术人员、事业单位工人、聘用人员等7类。目前市检验检疫局档案利用内容包括为组织人事工作提供凭证，以及为职工办理落户、社保、公证等出具相关证明。可以说，人员组成十分非常复杂，档案利用工作十分繁重。然而，一直以来市检验检疫局人事档案管理工作沿用传统的工作方式方法，工作效率十分低下，难以满足当前对人事档案利用的需求。因此开发人事档案信息化系统，提高人事档案管理工作的效率、实现档案资源的共享、探索符合本单位实际需求的档案信息化建设之路，具有很强的现实意义。

1 明确系统整体架构

构建人事档案信息化管理系统，必须明确系统的整体架构。市检验检疫局在经过调研的基础上，明确在目前通用的人事工作系统与薪酬软件开发的平台基础上开发人事档案信息管理系统，并明确系统设计采用模块化形式，包括档案浏览、档案更新、档案查询、档案维护、档案统计、档案输出及其他自定义操作等模块；系统应能够实现多种功能，如档案更新模块应实现对资料的修改、删除、添加等功能，档案查询模块应实现精准查询和模糊查询功能，档案统计模块应实现按照职工文化程度、技术职称、政治面貌、工资收入等条件进行相关设置的功能，档案输出应实现输出个人档案、集体档案、人事卡片、单位名册等的功能；实现自动生成符合国家质检总局、金华市统计局等部门要求的各类报表功能，等等。

2 建立人事档案数据库

首先，系统审核人事档案。审核内容包括职工的出生日期、职务、籍贯、参加工作时间、政治面貌、工作经历、学历、职称、资质等信息，确保上述信息准确无误。其次，将经过审核的电子人事档案上传至系统之中，据此建立起人事档案数据库。需要注意的是，在日常工作中，职工很可能因职务变动、工资调整、入党等情况使得人事档案内容发生变化，这时候就要及时将最新的人事档案材料上传至数据库之中，动态更新数据库中的档案信息，确保数据库中档案信息的准确性。

3 人事档案信息化管理系统的应用成效

一方面，提升了人事档案的利用效率。系统实现了人事档案的统一管理，有效提升了人事档案的利用效率。如，可通过系统快速调阅人事档案，及时掌握职工的政治表现、工作经验与技术水平、参加的学习或培训等情况，为有效开发利用人力资源提供支撑。再如，在薪酬改革中，可通过系统查询职工的工资、岗位津补贴、奖金、医疗包干费、休假补贴等情况，据此科学制定相关改革措施，保障职工的个人利益。

另一方面，提高了人事档案管理的工作效率。第一，系统支持对人事档案基本信息的增、删、查、存、转等操作，并具备档案统计与打印等功能，还能自动生成国家质检总局、金华市统计局等部门要求上交的各类报表，方便快捷；由于实现与人事工作系统的并轨，在开展人事档案管理工作时可直接从人事工作系统中导入所需的人事信息，简化了工作程序。第二，系统具备自带花名册与登记表、统计图表输出、统计分析等强大功能，可以充分利用这些功能对人事档案进行分析、统计、管理，为单位制定决策、拓展业务、维护职工合法权益等提供数据支持。

此外，由于人事档案工作与人事工作具有较高的关联度，下一步可探索将人事工作系统与人事档案系统合并成同一个系统，以进一步实现人事资源的共享，降低系统维护成本，提高工作效率，充分发挥人事档案的作用。