加强民生档案资源建设的实践与思考

文・孙志坚 周玉霞

加强民生档案资源建设的实践与思考

文・孙志坚 周玉霞

莱州市档案馆成立于1960年4月，现有馆藏档案6万余卷、1.8万余件，资料1.3万余册，2009年晋升为国家二级档案馆，先后多次荣获“山东省档案资源建设年先进集体”“山东省档案工作先进集体”等荣誉称号。近年来，我们紧紧围绕民生档案工作，积极思索，大胆探讨，在民生档案资源建设方面进行了许多有益的实践，取得了明显成效。

一、基本做法

民生档案资源建设既是一项长期性的基础工作，又是一项综合性的系统工程。莱州市档案局坚持从民生档案的源头抓起，不断加大对民生档案资源的监管和整合力度，努力拓展民生档案工作新领域，促进了全市民生档案总量的增加、质量的提高和结构的优化。主要抓了四方面工作：

一是抓指导，进一步扩大归档和收集范围。不断解放思想，突破传统观念，努力找准民生工作与档案工作的结合点和着力点。随着民生工作范围的不断扩大，及时拓展民生档案工作领域，坚持做到民生工作开展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在充分调查摸底、全面掌握民生档案的形成以及管理利用情况的基础上，有针对性地制定了《关于加强民生档案工作的意见》，对全市民生档案工作的发展目标、建设重点、管理利用等都做出了统一部署和明确要求，积极指导有关单位建立民生档案。在指导各单位归档工程中，进一步扩大收集范围，尽量把有关民生的文件材料、录音录像、照片、电子文件、实物档案都列入归档范围，使各立档单位的档案资料既门类齐全，又内容丰富。目前，全市民生档案涵盖了劳动保障、个体工商、计划生育、环保监测、知青、婚姻、移民、公证等50多个领域。

二是抓培训，不断提高档案工作者的专业技能。档案工作者是民生档案资源建设的骨干，为提高他们的专业技能，每年初，结合上年度归档文件整理工作，组织各单位档案工作人员带齐档案资料，到档案局集中进行归档文件整理，以干代训，边干边学，不断提高他们的工作质量和业务水平。同时，定期组织与民生关系密切的部门、系统和单位，举办民生档案知识专题培训班，传授档案业务技能，讲解疑难问题，提高了民生档案工作者的基本素质和工作水平。

三是抓考核，把有关工作要求落到实处。每年都根据山东省档案局关于做好档案管理考核工作的要求，不断加大对民生档案工作的考核力度，结合莱州实际，及时改进完善考核办法，把民生档案资源建设情况列入考核的重要内容，在考核中重点看立档单位档案门类是否齐全，应归档文件材料是否齐全完整，民生档案工作是否得到重视，对于工作不力、被动应付的，给予通报批评并追究责任。

四是抓接收，努力丰富完善室藏、馆藏。以民生需求为导向，积极调整室藏、馆藏收集范围，不断整合各类民生档案资源，建立面向民生的多元化档案资源体系。工作中，以关系民生、群众利用率高的档案为重点，进一步加大民生档案的接收力度，努力丰富室藏、馆藏。近年来，仅市档案馆就接收知青、劳模、房产、公证、土地、移民等档案2000余卷，馆藏民生档案总量达到了5000多卷。

二、主要经验和收获

民生档案涉及面广、涵盖内容多，工作任务重、难度大，仅凭档案部门自身的努力远远不够，必须加强领导，齐抓共管，积极发动全社会方方面面的力量，广泛参与，配合联动，才能形成做好民生档案工作的合力，推动民生档案资源建设不断实现新突破、取得新成绩。

（一）加强组织领导是做好民生档案工作的关键。积极争取市委、市政府支持，在全市成立了由市委、市政府分管领导担任正副组长，档案局主要领导担任办公室主任，有关部门主要领导为成员的全市民生档案工作领导小组，负责全市面上民生档案工作的组织领导、综合协调。平时工作中，坚持勤请示，勤汇报，大力争取市委、市政府领导重视，努力把档案事业挤入市委、市政府的重要工作日程，市委、市政府分管领导经常过问档案工作，定期调度档案工作，积极支持档案工作。民生档案工作中召开的一些重要会议，市委、市政府分管领导都挤时间亲自参加，出台的一系列重要文件，都以市委办公室、政府办公室“两办”文件的形式下发。市委、市政府开展的一些全市性重大活动，凡涉及档案资料比较多的，都把档案局纳入领导小组成员单位，便于我们掌握情况、收集资料，增强了工作的主动性。

（二）齐抓共管是做好民生档案工作的保证。为把民生档案工作落到实处，由市民生档案工作领导小组牵头，积极协调民政、劳保、计生、教育、卫生、工商等40多个部门，定期召开民生档案工作联席会议，研究解决工作中遇到的困难和问题，总结推广民生档案工作的先进经验做法。同时，主动与民生建档部门沟通联系，共同研究制定相关民生档案的归档、整理、保管等各项规章制度和业务标准，联合有关部门不定期分头召开民生档案工作现场会，就民生档案的收集、管理、利用情况进行集中检查督导，及时研究、分析、解决发现的问题，明确整改目标和下步工作措施，从而在全市形成了齐抓共管、资源共享、共帮互助、优势互补的良好工作格局。

（三）加强舆论宣传是做好民生档案工作的基础。充分利用广播、电视、简报和网站等多种形式媒体，加强对民生档案资源建设的宣传，在“莱州档案信息网”定期发布民生档案工作的最新文件精神，不断扩大宣传广度和宣传深度，增强全社会的档案意识，积极争取社会各界的帮助和支持，为做好民生档案工作营造了良好氛围，奠定了坚实基础。

三、几点体会和思考

随着社会的不断发展，民生需求日益多样化、复杂化，民生档案工作必须自觉适应新形势的需要，坚持以满足群众需求为导向，与时俱进，因地制宜，统筹兼顾，搞好结合。

一是坚持馆藏与室藏相结合。接收基层档案室民生档案进馆是丰富综合档案馆馆藏的主要渠道。我们每年都制定详细的收集计划，千方百计把计划落到实处。对符合进馆条件的重点民生档案，进一步明确了统一进馆的时间，有计划、按步骤地分期分批接收进馆，极大地丰富了馆藏。但是，不可能也没必要把所有民生档案全部收集进馆，要以有利于保管档案资料、方便基层和群众利用为原则，对不宜接收进馆和暂不能进馆的民生档案，明确管理利用工作制度和开放范围。为保证室藏档案安全，提高民生档案利用效率，多年来持之以恒地加强基层档案室建设，目前，在涉及民生档案形成的单位中，有8个档案室晋升为山东省特级档案室，20个档案室晋升为山东省一级档案室，26个档案室晋升为山东省二级档案室。

二是坚持收集与利用相结合。档案收集的目的在于利用。坚持一手抓收集、管理，一手抓开发、利用，在不断丰富室藏、馆藏的同时，加快各类民生档案的整理、审查和开放步伐，对民生档案优先进行整理、编目、划控和数字化工作。除国家明确规定不能公开的以外，凡涉及群众自身权益的民生档案，都列入主动公开或依申请公开的范围，面向社会提供信息查询，方便群众利用。在市档案馆及基层档案室广泛推行了“一站式”服务、首接责任制、限时服务制、公开承诺制、“零投诉”服务等工作制度，最大限度地满足广大群众查档用档的愿望和需求。对全市重点民生工程和项目，开辟档案利用服务“直通快车道”，简化查阅手续，实行特事特办，服务过程和结果均做到了令查档者满意。

三是坚持继承与创新相结合。在长期的实践中，档案工作形成了一套行之有效的经验做法，需要继续持之以恒地坚持和运用。但随着现代科学技术的飞速发展，信息网络化、档案数字化正日益改变着传统的工作模式，必须坚持在继承中创新、在创新中提高。近年来，莱州市积极适应时代发展要求，大力推进数字化档案馆室建设，初步建立起婚姻档案、公证档案、职称档案、知情档案、土地房产档案等专门数据库和民生档案综合数据库，采取网上查阅、微机检索、电话查询等现代化方式，努力提高档案利用效率。在建立档案局域网的基础上，率先建成并开通了“莱州档案信息网”，开设了“工作动态”“档案信息”“史海钩沉”“兰台随笔”“学术研究”等10多个栏目，及时上载精品档案、开放档案目录、现行文件目录数据、档案业务知识、史料研究和学术论文等，并与兄弟档案信息网站建立了链接。由于内容丰富、图文并茂、专业性强，具有地方特色，得到了群众的欢迎和好评。

（作者单位：莱州市档案馆 / 兖矿集团有限公司）