遵循“三个体系”建设推进档案工作科学化

文・马维平

遵循“三个体系”建设推进档案工作科学化

文・马维平

国家档案局局长杨冬权在2008年档案工作者年会上的讲话中，明确提出了档案工作“两个体系”建设[2]，即建立覆盖人民群众的档案资源体系，建立方便人民群众的档案利用体系；2010年全国档案安全体系建设工作会议上又提出了“建立确保档案安全保密的档案安全体系”之后，“三个体系”建设成为档案工作的主要内容和努力方向，这正是档案事业发展规律的生动体现。因此，档案工作科学化就是使档案工作活动符合档案事业发展的客观规律和自身特点，以“三个体系建设”为统领，使整个档案工作体系协调运行，从而实现档案事业健康持续科学发展。

一、推进档案工作科学化面临的主要问题

（一）档案意识薄弱

1.部分领导干部对档案管理工作认识不足，对有关档案的法律法规和业务知识了解不深，导致档案管理工作在人、财、物各方面缺乏应有的保障。

2.档案工作开展不平衡。不平衡的问题在部门、单位之间存在，在同一部门单位内部也存在。部门单位之间存在着档案管理标准不统一，档案工作重视程度差别大的问题。同一部门单位内部，则普遍存在“重文书档案而轻其他类别档案”的问题。

3.档案宣传工作欠缺。档案工作是后效应的工作，宣传工作不能及时跟进，宣传氛围不浓厚，相关信息很少出现在媒体、简报上，使档案工作就成了一项“默默无闻”的工作，甚至是“默默无为”的工作，得不到全社会的参与和支持。

（二）档案管理主体松散

1.档案行政管理主体不够明确。2002年机构改革，笔者所在的县档案局被撤销，授权档案馆行使相关行政职能。这种体制下，对档案部门实施监督指导的职能是一个严重的弱化。

2.档案管理网络没有延伸到档案源头的形成终端，档案干部队伍缺乏应有的专业知识和技能，这就导致对文件材料归档之前的控制不够完善。

3.对新形势下的档案工作缺乏妥善应对，尤其是对一些重大活动、重大建设项目、新生事物等档案管理缺乏指导性意见。当前各地正处在城市化进程加快的重要时期，产生了许多新的困难和问题，但是目前没有一个系统的能够妥善应对的方案或者预案。

（三）基础设施建设保障不足

随着档案数量的急剧增加，档案馆功能的不断拓展，基础设施设备陈旧落后已经成为影响和制约档案管理工作发展的突出问题。库房容量不足，原库房设计的功能单一，现代化信息设备设施落后，难以满足新时期档案工作的需要。

（四）信息化工作滞后

档案信息化建设是整合档案信息资源、提高档案服务效率的重要手段。但由于档案信息化管理软硬件配置不到位、格式标准不统一、工作量巨大等原因，档案信息化发展较为缓慢。全部馆藏的目录级自动化检索都难以实现，更不要说全文数据库的建设。数字化档案馆建设是一个标准化、系统化工程，更需要扎扎实实的人力、财力的支撑，不是喊喊口号、搞搞形式就可以一蹴而就的事情。随着电子政务的推广普及，非纸质档案也越来越多，部分系统单位通过oa办公系统完成公文往来，工程建设、重大活动、文化艺术类等工作以影像资料形式保存，如何实现这些特殊载体档案的长期保存和有序管理，迫切需要探索和加强。

二、推进档案工作科学化的主要对策

（一）加强档案部门自身建设，树立档案工作部门和档案人员良好的形象

档案部门应从制度、作风等方面加强内部管理，做到高效运行，优质服务。档案人员应以高度的责任感和使命感，应对档案工作的重任。但现实情况却是，相当一部分档案工作人员反被“档案工作不重要”的错误意识所左右，缺乏一名档案工作者应有的自信，也缺乏高昂的工作热情。这种恶性循环，会潜移默化地损毁档案部门和档案人员的形象，同时也会弱化档案工作的力度和社会地位。

（二）加强档案宣传工作，努力提高社会档案意识

意识是行为的先导。只有档案意识提高了，人们对档案工作的主动性和自觉性才会提高，才会重视档案工作，提高档案工作的质量。但是意识的培养和形成绝非一日之功，它需要档案部门、档案工作人员长期不懈的努力。档案工作既有“功在当代，利在后世”的功效，也有近在眼前、迫在眉睫的紧迫。像信访、工退、土地置换开发等诸多档案信息，就是现实生活随时需要，处处可用的。因此，档案工作者要做档案宣传的使者，充分发挥主观能动性，利用业务指导、借阅利用等机会，通过各种媒体，不失时机地宣传档案、档案工作、档案法律法规，从舆论上引导社会重视档案工作，提高档案意识。

（三）发扬求真务实的作风，向社会展现实实在在的档案工作成就

档案部门要充分发挥独一无二的档案信息资源优势，拿出实实在在的能够让社会上看得见、摸得着的东西，通过编辑出版档案史料，宣传档案利用成果，举办档案信息展览，建设爱国主义教育基地等，向社会展现档案信息中蕴含的与众不同的历史、文化风采，展现档案工作在社会生活中所发挥的不可或缺的作用，从而扩大档案工作的影响力，以“绩效为凭”，真正立足于社会。

（四）加强档案执法工作，提高档案法制水平

我国的《档案法》早已颁布实施了，但其贯彻执行情况却不是很乐观。相当一部分地方，《档案法》成了案头闲置的摆设，“执法必严，违法必究”，成了一句苍白无力的口号，根源就在于我们档案工作部门。身为国家法定的档案法实施主体，在执行档案法方面究竟做了哪些工作，怎样做的工作，值得深思。凡事都讲究效应，要档案部门把所有违犯档案法的行为一一查处，不太现实，但我们可以抓典型，罚一警十。因此，我们在广泛宣传《档案法》的同时，应有实抓案例作为补充，真正提高档案工作的法制化水平，扩大档案工作在社会生活中的影响。

（五）勇于改革创新，使档案工作更好地为本地区经济和社会发展服务

档案信息资源在不同时期、不同阶段，其作用的侧重点也有所不同。这就需要档案部门敏锐地捕捉社会发展的特征，改革创新工作方式和思路，将服务工作做的更好。比如知青，已经到了退休的年龄，急需要整理开发知青档案信息，以方便这一特殊群体的便捷利用；城市建设快速发展，城市记忆、土地权属信息开发是当下急需；国家日益关注民生，民生档案信息亟待挖掘整理；人们文化需求提高，家庭建档走向前台。因此，随着社会的发展，要不断扩展丰富档案服务内容，满足社会发展的需要。

（六）加强档案信息化建设，提高档案工作效率和服务质量

档案信息化建设内容广泛，包括档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等。其目的是建成一种新型的更加适应广大用户需求的档案服务平台。档案信息化建设的同时，也可以帮助解决档案服务中意识不强、范围不广、形式单一、手段落后等问题，因此，在档案信息化建设过程中，通过服务观念的更新、服务领域的拓展、改善服务环境、规范服务行为、提升服务能力，使得档案工作可以更加贴近社会、贴近群众、贴近生活，为社会提供更加优质高效的档案利用服务。

（七）加强档案文化建设，打造档案文化服务品牌

开发利用档案信息资源，提供社会利用、传承历史文化是档案工作的一项基本内容和重要功能。档案是人类社会活动的真实记录，天然地具有社会文化的内涵，而且这种文化是一种基础性的社会文化，内容涉及社会生活的各个领域。档案部门要充分利用馆藏档案信息，发挥资源优势，深入发掘档案文化，开发档案文化产品，凸显地方文化特色，服务于经济和社会发展。

总之，社会在不断发展，档案工作的观念和理念也要有所发展变化。档案工作同样是一种复杂的系统性很强的工作，只有整个系统科学化运转起来，档案工作才能够科学发展。

（作者单位：郯城县档案馆）