档案数字化外包安全监管的思考

2016-02-03卢毅

山东档案 2016年6期

文・卢毅

档案数字化外包安全监管的思考

文・卢毅

以“外包”的形式开展档案数字化，能将档案管理部门有限的整体组织资源解放出来，把更多的精力投入到自身管理、业务指导、编研等核心业务上。数字化外包工作提高了工作效率、降低了资源成本，节省了人力资源，保证了档案数字化质量，因而越来越多的档案管理部门采纳外包的形式开展档案数字化工作。档案数字化外包带来诸多好处的同时也存在着不容忽视的风险，越来越多的人也开始对这种外包方式感到困惑、担忧，并呼吁多加重视。如何规避种种风险，使工作效益达到最大化成为档案管理部门的一大问题。

一、选择安全的数字化外包实施环境

为了保证档案数字化外包的绝对安全，必须确保档案数字化场地及设备的绝对安全，这就需要给档案数字化提供一个安全可靠的场地环境。第一，加工场地要舒适、宽敞、安静、消防达标，房间独立，便于控制数字化工作人员走动流通。第二、加工场地最好由档案管理部门提供，加工场地应该离档案库房近一些，方便档案的搬出搬进，将档案在运送中的风险降为零。

二、选择优质的档案数字化外包服务公司

选择一家优质的外包服务公司，要考虑公司的规模、实力、资质、经验、成功案例、收费、人员的配置等因素。在选择外包服务公司时，应当设置相应的条件，例如：最好选择成功案例多的具有独立的法人资格和合法的经营资格的外包服务公司；稳定业务能力强的数字化加工团队；专业的档案数字化技术和软硬件设备；专业的档案数字化加工场地的保密制度、安全制度、工作人员管理制度等。

一般来说，规模较大和成功案例较多的外包服务公司，业务水平、技术能力和服务质量也往往较高。选择“有成功经验，有成功案例”的外包服务公司是必要条件。

档案数字化外包服务公司必须保证工作人员是专业技术人员，要有较强的责任心，能恪守相关的保密规定，有良好的职业操守，熟知档案数字化流程和加工环节，熟知基础的档案业务知识，能够熟练正确地操作相关的数字化设备，能够坚决服从档案管理部门和外包公司的业务要求，能够按进度高质量高标准完成档案数字化工作等。

三、档案管理部门实施严密的安全监管措施

档案数字化外包后，档案管理部门必须对档案数字化外包服务公司的数字化工作实行全方位的安全监督管理，实施严密周全的安全监督管理措施，以免安全事故的发生。

（一）对数字化外包服务公司实行业务指导和安全监督管理

数字化外包服务公司必须在档案管理部门的监督指导下按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）和山东省档案局印发《纸质档案数字化工作指南》等相关标准规范开展档案数字化工作，接受档案管理部门的业务指导、安全检查和质量检查，保证档案数字化开展安全、保密、准确、规范。

（二）对档案数字化加工场地和加工设备进行安全监督管理

档案数字化加工场地由档案管理部门管理，加工场地、走廊安装全方位无死角监控摄像头，监控设备由档案管理部门安排专人负责管理，定期调取监控视频，查询排查安全隐患。对档案数字化软硬件设备进行保密安全技术检测，对数字化电脑、加工设备采取内网安装的方式，与外网完全物理隔离。对数字化设备的USB端口、光驱等进行物理封闭。数字化存储设备由档案管理部门提供，数字化扫描工程结束后，全部回收，档案服务外包公司不得自行带走，坚决杜绝存储设备外漏。

（三）对档案数字化工作人员进行安全监督管理

要对档案数字化工作人员进行登记备案，并在合同里要求外包服务公司保证工作人员的业务能力和相对稳定，严格要求工作人员进出加工场地时，把手机、相机、U盘、移动硬盘等具有照相、存储功能的设备放到档案管理部门提供的储物箱里，要定期对工作人员进行业务知识培训和安全知识培训，要与外包服务公司和工作人员签署保密协议。

（四）对档案实体进行安全监督管理

档案管理部门对外包服务公司提供档案实体时，最好采取分批的形式，数字化完成一批，归还一批，再续借一批，规定档案出入库房时必须做好认真仔细清点，每个档案实体交接环节均要办理交接登记手续，保证档案实体无损、安全。

（五）对档案数字化数据进行安全监督管理

档案完成著录、扫描后，目录数据和全文数据都应定期保存到档案管理部门的服务器上，档案管理部门要按照要求定期异地备份电子数据。档案数字化过程中，档案管理部门要按一定比例抽检数据质量，核实扫描后的档案数据与档案实体是否一一对应，保证档案数字化准确无误。