山东省市级档案馆在线信息服务途径及策略探析

文・楚艳娜

山东省市级档案馆在线信息服务途径及策略探析

文・楚艳娜

随着网络信息技术的不断发展，公众交流、获取信息的方式发生了很大转变，为不断应对新时代环境下公众的需求，各档案馆充分利用网站、微博、微信等在线方式服务公众，取得了很大成效。近些年来，在信息化浪潮和电子政务建设的背景下，档案信息化建设提上日程，逐渐成为各档案馆的工作重点，各档案馆的公共服务能力也面临着新要求和新挑战，要求必须加紧推进档案馆的在线信息服务建设。目前，山东省各市级档案馆主要以信息网站的方式为公众提供服务。各档案网站信息资源建设已初具规模，档案数据库建设也在不断加强，网站访问量也逐步提升，目前青岛档案信息网的访问量已达4787万人次（2016年10月22日数据）。

一、山东省市级档案馆在线信息服务途径

山东省市级档案馆目前提供在线信息服务以网站为主要途径，辅之以微信和微博公众号。笔者通过对三种服务途径的分析，发现网站在线信息服务主要包括在线档案文件资源服务、综合信息服务、档案信息咨询服务三种。微信公众号起步较晚，虽已有14地市建立了公众号，但并未产生很大效用；3地市拥有微博公众号，但通过其粉丝数量和发布消息数量来看，其作用更小。笔者针对17地市档案馆的在线信息服务做出如下分析。

（一）以网站信息服务为主要途径

针对17地市的档案信息网，笔者主要将其为公众提供的服务归纳为在线档案文件资源服务、综合信息服务、档案信息咨询服务三种形式。目前全省17市级档案馆全部开设了档案信息网，并且努力为公众提供档案文件资源服务、综合信息服务、在线咨询服务等等。但从统计中可以看出，山东省市级档案馆在线信息服务仍然存在以下几个问题。

第一，在线公布档案比例较低，难以满足用户需求。根据统计数据，8个档案馆提供全宗介绍或全宗指南，4个档案馆提供文件目录检索，0个档案馆提供文件全文。许多网站设置的档案在线查询仅为摆设，不能检索到所需文件。即使公众能够在网站上检索到自己所需档案的相关信息，但是必须到档案馆进行进一步的查询，不能满足公众足不出户获取相关资源的需求。一定程度上来说，档案馆将档案资源数字化只能服务档案馆，提高档案馆工作效率，并不能从根本上解决公众需求的问题。

第二，设置栏目多样，但实质内容匮乏。通过在网站的检索，会发现虽然设有很多服务、查询版块，但许多内容或检索不到，或链接失败。例如有的设档案数据库版块，下级标题为电子档案、图书期刊、历史图库、声像档案、专题专栏、档案信息共享中心、网上资源，但这些页面都为空，链接失败，根本检索不到相应内容。

第三，网站以业务为导向，服务性不强。各市级档案馆网站都是从自身业务角度出发，对于档案部门的工作人员而言，可以将自身的业务内容公之于众，方便对网站在线信息服务的内容的管理，但是公众最需要的内容往往不是业界动态、档案馆动态、档案馆职能、档案馆文件等等，公众需要的是如何在最短的时间内获取自己所需要的文件，在统计各网站是否有全宗内容、是否可以在线查询时，笔者往往是在二级甚至是三级标题内检索到这些内容。

第四，预期服务与实际服务不匹配。笔者首先通过大致归纳档案馆网站所设置的栏目总结出三种类型的服务方式，但通过逐个筛选和调查，各档案馆网站的在线信息服务方式的不足逐渐显现出来，其所提供的实际服务同预期服务不匹配。

（二）以微博和微信公众号为辅助途径

通过在关键词检索各市微博公众号开通情况、粉丝数、发布微博数量，发现共有四市级档案馆开通了微博，从各市粉丝数量来看，均处于较低水平，综观17市级档案馆，各档案馆并不很注重利用微博提供在线信息服务。若想充分利用微博提升在线信息服务水平，其关键在于不断开发档案信息资源，发挥其特色，充分了解用户需求，并保持一定的活跃度。例如，苏州市档案馆官方微博在上线后不久就开始以微话题的形式介绍主题档案内容，这种形式能够更大限度地引起微博热点关注。但自2013年11月22日起，苏州市档案馆官方微博不再更新内容，其粉丝量仍维持在原有的1000多。

通过微信客户端利用关键词检索各市级档案馆微信公众号，共有13个市级档案馆开通了档案馆公众号。通过统计其设置版块、历史消息总数，可以发现：

第一，各市级档案馆充分重视利用微信公众号提供在线信息服务。大多市级档案馆单位于2015年或2016年开通了微信公众号，综观这些公众号的版块，许多公众号都设置了档案服务版块，充分说明了各档案馆单位对档案服务的重视，同时为了最大程度上方便公众的查询利用，开设公众号。

第二，大多数公众号发布消息较少，浏览量很低。在公众号上发布的许多消息的浏览量仅有个位数，产生这一现象的原因一是公众号关注人数少，如无必要，很少人会专门关注档案馆公众号；二是目前大多数公众号起步较晚，尚未投入大量精力运营；三是公众号宣传不到位，服务类型较少，不能吸引公众关注。

第三，版块单一，档案服务局限于档案查询。随着信息化的发展和档案馆公共服务意识、能力的提升，档案服务不应仅局限于档案查询，全方位开发档案资源的教育功能、娱乐功能等势在必行。

第四，公众号建设不健全，创新性不强。甚至有些公众号的页面直接链接至档案信息网站。许多版块点击进去不能获得自己所需要的信息。如果不能实现公众号的创新，丰富其内容，创新其版块，那么市级档案馆建立微信公众号的意义便不存在。

尽管市级档案馆微信公众号存在诸多问题，但不能否认的是微信公众号是新时期提高在线信息服务水平的重要方式。若能健全微信公众号的管理制度，丰富公众号更新的内容，完善设置版块，充分考虑公众需求，充分发挥档案的教育和娱乐功能，市级档案馆在线信息服务质量便能得到很大提升。

二、档案馆在线信息服务的策略

（一）全面整合信息资源是基础

全面整合现有数字化档案信息资源，全方位进行资源建设是档案馆开展在线信息服务的基础。以淄博市档案馆为例，为充分适应新时代发展的要求，满足公众需求，档案馆全方位整合数字资源，目前其在线资源主要包括声像档案、文书档案、图书资料、照片等，此外现行文件也会在网上公布。但由于现行文件公开途径太多，公众在档案馆的利用率较低，因此现行文件不是其关注的中心所在。并从资源建设、硬件建设、软件建设和安全建设四方面全面维护数字档案馆建设。因此，各档案馆在已有档案资源的基础上，应全方位整合信息资源，以公众利用为核心，充分满足公众需求，提高档案馆的影响力。在档案馆进行资源整合的过程中，要坚持“五个导向”，即“以社会利用为导向”“以知识管理为导向”“以一定程度的信息文化产业化为导向”“以人力资源建设为导向”、“以共享和效率为导向”。

（二）“三网四库”建设是保障

通过调研，淄博市和青岛市档案馆主要通过“三网四库”建设来保证档案的在线服务。“三网”即内部网—查档，政务网—在线归档，互联网—开放型档案利用；“四库”即资源总库、内库、电子文件库、开放档案库。“三网四库”决定了数字化档案资源的开放层级。内部网只能在档案馆使用，也就是查档只能来馆进行，除去涉密档案，大约80%-90%的档案在本馆内部网开放，只要公众符合利用要求，按照查阅手续就可以在工作人员的帮助下快速进行在线档案查阅。但是，互联网上开放的档案资源只有1%-3%左右，这也是我们自己通过浏览在一些馆网站无法查阅档案资源的原因所在。档案馆依托深厚的馆藏基础和先进的管理理念，以“三网四库”为中心，整合全市档案资源，借助现代化信息技术，通过内网实现馆内电子化精准查档、政务网进行市级单位在线归档、互联网开展馆藏资源开放利用。

（三）专题、定向推送信息是创新

青岛市进行在线信息服务最特色之处在于专题、定向推送信息。青岛市档案馆的数字化水平及数字档案馆建设走在全国前列，其在线服务走向专题话、定向化、小众化趋势，即针对特定问题或特定人群进行专题资源的建设，如围绕青岛地铁建设设立专题，全方位整合同地铁建设相关的信息资源，并拟计划设立医疗保障、教育、卫生等专题。再如2014年园艺博览会的建设是当时的焦点问题，也是热点问题，档案馆介入园艺博览会的建设，建立园艺博览会数据库，为园艺博览会的建设提供了资料支持，同时保存了大量博览会的档案资源，丰富了馆藏建设。实行专题、定向推送信息这一模式，一是可以最大限度地提高工作效率，实现信息专报，遇到紧急事务的时候可以最快地处理问题，大大解决了传统服务中受时间、地域限制的难题；二是可以全面掌握信息，避免遗漏，通过关键词检索，可以全面掌握信息，避免人工的疏忽，为相关利用者提供最全面的服务。

（四）公众参与、协同合作是趋势

信息化时代为档案馆提供服务提出了更多的要求。为顺应时代发展需求，青岛市档案馆下一步的目标将是建设智慧档案馆。青岛市智慧档案馆建设将形成自己的特色，拥有自身特有的方式和途径，使得岛城的每一处都覆盖大量的信息，真正实现城市的现代化、智慧化管理。在这一过程中实行众筹模式（借鉴众筹的核心理念，即大众参与、利用集体智慧和需求倒推的理念的一种资源开发模式），将离不开公众的参与以及同其他各个组织单位的合作，真正实现档案馆在线信息服务的众筹化建设，依靠公众的力量推动在线信息服务，这也是档案信息在线服务的新趋势，对于档案信息在线服务具有重要意义。

三、对山东省市级档案馆在线信息服务的几点建议

通过对山东省市级档案馆在线信息服务的实地调研和网上调研，笔者总结出了其在线信息服务的策略及途径。目前，山东省市级档案馆在线信息服务仍有很多不足，档案馆预期成效同实际效果不匹配。档案馆通过全面整合信息资源、结合“三网四库”建设、专题化定向化推送信息、以公众参与信息服务建设为发展目标，以充分满足公众需求，为公众提供良好地服务为己任，但通过对网站、微博、微信三个服务途径的统计分析，其预期成效并未达到。网站、微博、微信为公众提供了获取信息资源的平台，但平台建设尚不成功。因此，为从整体上提高在线服务质量，笔者认为，应从以下几方面改进。

一是充分完善网站、微信内容，以服务公众为中心。目前各网站实质意义上的服务较少，因此必须以用户为导向，充分考虑公众需求，完善网站和微信内容，为某些栏目的空壳子中加入新鲜内容。

二是全方位完善档案检索功能，丰富全文信息。目前公众的需求主要为查档利用，若能充分完善网站检索功能，提供目录、全文信息，将大大满足公众的需求。

三是充分开发档案资源的在线教育功能。目前山东省尚未有市级档案馆着眼于档案教育服务，档案馆作为爱国主义教育基地，应发挥其教育功能，但在实际生活中，档案的教育功能尚未体现。“档案开放利用的高门槛制约了档案馆网站教育栏目的建设”，涉及到经济、政治、军事等类别的档案不多，很难发挥档案的教育价值。但档案发挥教育功能终将是未来发展的趋势，各档案馆应不断丰富网站教育资源和展览，建立教育栏目，将原始历史文件作为第一手教学资源。

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[1]赵爱国. 试论档案信息资源整合与档案馆馆藏建设[J]. 档案学通讯，2006，06:33-36.

[2]陈忠海，常大伟. 众筹模式在档案馆档案信息资源开发中的应用研究[J]. 档案学通讯，2014，06:40-44.

[3]李明玉，周耀林. 档案网络化社会服务探微[J]. 湖北档案，2014，03:14-16.

[4]朱京菁. 英美档案馆网站教育栏目对我国档案馆网站建设的启示[J]. 北京档案，2016，02:33-36.

（作者单位：山东大学历史文化学院）