档案馆基建档案保密工作探析

随着经济社会的快速发展，社会档案意识日渐增强，档案利用需求不断增长。档案馆不断提升工作水平，积极改善工作环境，加强档案馆新馆建设，在此过程中形成了数量庞大的基建档案。基建档案对于档案馆建筑的维护和设备设施的使用与保养等具有重要作用，对这些档案要高度重视并确保安全利用。

1 科学划分档案密级

根据《城乡建设档案密级划分暂行规定》及《建设工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》要求，基建档案密级可划分为“绝密”“机密”“秘密”三级。绝密级档案包括党政军首脑机关、党和国家主要领导人寓所和经常活动场所的地下专业工程的规划设计和管线综合图文资料。机密级档案包括不对外开放的国防科研生产、试验训练基地的城市现状图、规划总图的图文资料；国防工程、国家级科研工程（课题）的关键部位的勘察、设计、施工资料；国家重点工程对外发包及其设备、技术、材料进口谈判的计划和底数资料。秘密级档案包括城市电力、电讯、给排水、供热、供气、防洪、人防各专业工程的整体规划、现状图及管线综合图文资料；省、自治区、直辖市重点工程对外发包及其设备、技术、材料进口谈判的计划和底数资料。档案馆在确定基建档案的密级时，需要依据这些规定，结合档案馆的实际，有的放矢地开展工作。

2 明确保密工作的具体要求

一要加强基建档案保密教育。针对档案馆工作人员开展基建档案保密教育，是加强基建档案保密工作的有效途径。要加强思想政治教育，使工作人员树立正确的世界观、人生观、价值观、职业观，进一步认识到肩负的使命与责任，能够自觉做好保密工作；还要组织工作人员学习《保密法》以及保密工作要务，不断提高工作人员的业务水平。

二要完善档案保密工作的各项制度。必须建立健全基建档案保密工作制度，应当对档案保管、档案信息传输、档案鉴定与销毁、档案利用等方面的工作予以明确规定。以档案保管为例，应规定工作人员要认真保管好基建档案资料，未经批准不得携带档案出馆，不得将档案资料私自外借他人；存放基建档案的库房要做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防有害气体等“八防”工作，并定期检查防护设备，如果发现设备失效要及时更换；建立严密的基建档案计算机管理系统，严防档案泄密情况发生。以档案利用为例，应规定如果因维修、保养基建设施设备需要调用基建档案，要严格履行审批借阅手续，档案借阅者还要签订保密协议。

三要强化对档案保密工作的监管。要对重点工作环节进行监管，如，开展基建档案数字化工作时需要指派专人进行监管，如果采取数字化外包形式，必须严格审查外包公司的资质、与公司签订严格的保密协定、对外包人员加强保密教育。强化工作监管还包括对档案馆工作人员进行权限控制，可采用合理的权限分类管理机制规定工作人员权限，明确工作人员不得越权操作；要及时更换网络口令和服务器、电子邮件口令，并完整记录工作人员查访与使用基建档案的整个过程。

3 明确保密工作的重点内容

第一，要确保保密工作贯穿于基建档案工作的整个流程。一是指派专人负责档案接收以及整理和数字化工作，确保档案得到妥善保管；二是由指定的工作人员按规定程序和要求把数字基建档案信息导入专门的计算机系统之中，并负责数据的上传、下载和维护管理，同时做好数据的使用或维护登记；三是定期备份基建档案数据，并定期查验数据的可读性、安全性和可迁移性。

第二，要做好解密基建档案的开放工作。根据规定，绝密级档案保密年限不得超过30年、机密级档案保密年限不得超过20年、秘密级档案保密年限不得超过10年。开展基建档案保密工作不能盲目“保密”，要认识到做好解密档案开放工作也是保密工作的组成部分。开放基建档案应当以不泄漏国家机密、维护党和国家的根本利益为原则，利用电子政务平台、档案馆门户网站向社会开放，以满足社会日益增长的档案利用需求，并推动档案馆基建工作不断发展。