如何做好国有企业密级档案的管理工作

文/刘 葭

国有企业密级档案是档案的重要资源。如何做好国有企业密级档案的管理，确保其安全与有效利用，实为企业保密和档案管理工作的重要内容。本文从分析国有企业密级档案管理现状入手，提出了搞好国有企业密级档案管理的举措

国有企业密级档案是国企在生产经营过程中，形成的涉及一些企业或者国家秘密的具有保存和参考价值的资料，涉密档案的安全，涉及国有企业经济信息和商业机密，事关企业的生存与发展。因此，做好国有企业密级档案的管理，确保企业和国家密级信息的安全，是企业保密和档案管理工作的重要内容，万万不可掉以轻心。

一、国有企业密级档案管理现状

近些年来，特别是党的十八大以来，国有企业密级档案的管理，随着档案事业的发展，总体来讲，其管理水平有了长足的进步与提升。然而当前，面对新时代、新形势、新任务的总体要求，国有企业密级档案管理的现状尚不尽人意，其问题主要表现在：

一是国有企业对密级档案管理重视程度不够。企业所处的竞争环境，在生产和经营发展过程中，重发展和经济效益，轻档案管理和安全保密的现象较为普遍，从企业领导者到普通工作人员，甚至是档案管理人员对密级档案的重视程度不够、保密意识不强，认为密级档案与普通档案一起保管即可；有的一般工作人员认为密级档案的保管是档案管理人员的事情，与自己没有关系；有的员工甚至对档案内容比较感兴趣，对所了解到的敏感信息缺乏保密意识，在不经意间泄露。泄密事件大多发生在无意之中，分析原因大多数都是与涉密者缺乏保密意识有关，如在使用U盘或谈话中，不经意外泄秘密信息，给企业、甚至给国家造成损失。

二是国有企业密级档案管理硬件投入不够。根据国家相关法律规定，各单位必须建设独立的档案库房，作为维护档案安全的物理屏障。档案库房的管理，是密级档案管理的重点，但是现阶段多数企业并没有重视档案库房的管理，甚至以地域限制，办公场所不够为由，没有设立专门的档案库房，还有的单位将档案资料直接存于档案管理人员办公室，或者将档案库房和阅览室、办公室“三室合一”使用，保证档案存储安全应该配备的“八防”设施配备不齐全，或干脆没有，大大降低了档案管理的安全性，增加了密级档案的泄密风险。

三是国有企业密级档案管理制度不健全。国有企业一般涉密档案数量不多，对涉密档案的重视程度不够，密级档案管理制度不完善，甚至没有相应的管理制度，使工作人员对涉密文件和涉密档案在流转和管理方面没有标准可参考，没有制度可遵守，对于涉密文件和涉密档案的管理自然就比较松散，不仅没有独立的保险柜存放，和普通文件、档案放在一起保管，甚至可以不经领导审批，随意拿出来使用，这样的管理方式，大大增加了涉密信息外泄的可能性，对企业和国家在信息保密方面都存在安全隐患。

四是国有企业内部各部门协调配合不到位。涉密文件材料从收文流转到归档管理，并不仅仅只在某一个部门，有时会涉及两个或多个部门。这样在管理档案工作中，就可能存在部门之间不协调、不配合的情况，如，个别部门出于方便使用，将涉密文件材料留存于手边不整理归档；以工作繁忙为由，不及时整理归档，将文书档案归档长时间拖延；调阅档案资料时，以紧急为由，不履行调阅手续；还有借阅档案不按时归还等等，这些现象都是违反档案管理规定的，不利于档案资料的安全和保密。

二、做好国有企业密级档案管理工作的措施

客观现实表明，做好国有企业密级档案管理工作无论对企业的发展，还是对档案管理水平的提升都非常重要。为此，提出以下有效措施：

一是加强密级档案保密宣传工作，提升员工保密意识。企业管理人员要不断增强做好密级档案管理工作的责任感和使命感，加强档案保密宣传工作的力度，积极组织企业员工学习《保密法》《档案法》《公司法》等相关法律法规，尤其是档案和保密业务知识的学习。多渠道、全方位地宣传档案保密工作，是加强档案保密建设的客观要求，要将档案保密教育工作常态化，经常在各种会议，不同场合，强调档案保密工作，宣讲保密法律法规，告诫每位员工档案保密的重要性，讲明泄密的危害和后果，增强每位员工的档案保密意识，坚决防止和克服侥幸心理，杜绝无意识泄密，只有从思想上和行动上都高度重视，才能做好密级档案管理工作。

二是完善密级档案管理制度建设，将保密责任落到实处。密级档案的管理对于国有企业的发展有着至关重要的作用，国有企业必须建立完整的密级档案管理制度，以确保密级档案管理工作有章可循。如：“密级档案管理办法”“总部档案室保密管理制度”“密级档案调阅制度”等管理制度，密级档案管理制度应严密而简明，便于执行。企业还要制定“企业员工保密守则”，从领导到员工均应签订保密责任书，明确各级领导、员工的保密责任，企业负有监督、考核和追究的责任，确保涉密档案从产生、流转到归档移交各个环节操作规范，保证密级档案安全不泄密。如笔者所在的陕西地矿集团有限公司将集团总部可能接触到密级文件和档案的领导、员工，根据接触密级文件、档案程度的不同，划分不同的涉密等级，并签订保密责任书，明确保密责任担当，确保密级文件和档案的安全，这种做法很好，应予坚持与效仿。

三是规范密级文件流转程序，为密级档案管理打好基础。根据笔者多年管理文书档案的经验，深感文件材料前期的收文流转工作对文件材料的收集整理归档工作的重要性，如果文件材料前期流转比较混乱，后期收集整理归档文件材料，将会遇到收发文不在一个部门、有请示找不到批复、有报告找不到通知等一系列问题，致使档案收集不全，影响档案的完整性，从而降低档案的利用价值。而密级文件，因其本身的特殊性，更需要做好前期的收文流转工作，才不会导致密级文件在流转、办理、整理归档阶段，发生遗漏和泄密情况。笔者所在的陕西地矿集团有限公司为了更好的加强密级文件的管理工作，规定密级文件只能从行政文书和党委文书两个渠道收文流转，如遇到需要办理的密级文件，则将密级文件暂签主办部门，由主办部门负责保管承办该密级文件，待办理完成后，将密级文件和办理件一并归还收文部门，由行政或党委部门立卷人员保管，待第二年归档季一并整理归档。这样的流转方式，确保密级文件从收文到归档的过程中，不会发生遗漏、丢失、泄密等情况；并且每一步都有明确的责任者，此种做法简洁有效，责任分明，步步到位，环环紧扣，这样对密级文件的保护十分有利。

四是加强密级档案管理基础设施建设，为密级档案管理提供保障。档案库房管理是密级档案管理的重点，要管理好涉密档案，必须建设符合国家标准的档案库房，才能为密级档案提供重要的基础保障。档案库房首先要按国家规定独立设立，与办公室、阅览室完全区分开，面积要结合企业发展需要，满足档案储备的增加需求，并且要配备完整“八防”设备，保证档案有最适合的存放条件，确保档案能得到有效防护；其次，制定严格的库房管理制度，配备专人管理，禁止无关人员入内，才能确保档案保密工作有效进行；再次，在档案库房内要将密级档案和非涉密档案分开保管，按国家规定，配备带锁的移动密集档案架，或带密码锁的铁质保险柜，单独存放密级档案，确保密级档案的安全；最后，要定期清点核对密级档案的数量，及时发现和清除档案库房中的安全隐患，确保密级档案的安全。

五是提升档案管理人员素质，确保密级档案管理安全可靠。档案管理人员作为密级档案管理的主体，其政治素质和管理能力是保证密级档案安全的关键。首先，档案管理人员要有高度的政治素质和保密意识，密级档案涉及企业和国家秘密，企业档案管理人员可以接触到最核心的密级档案，他们的保密意识强弱和政治责任感，直接决定密级档案的安全程度；其次，档案管理人员要有过硬的专业素质，熟悉密级档案管理工作的各项法规和规定，熟悉档案管理工作业务知识，严格执行符合本企业情况的密级档案管理制度，确保企业密级档案的安全；最后，保证档案管理人员的相对稳定性，档案管理人员是密级档案的最直接接触者，如果频繁更换档案管理人员，等于增加密级档案阅览率和泄密风险，所以企业密级档案管理人员应该保持相对稳定，如签订最低服务年限，最大限度的保证管理人员的稳定，有利于密级档案安全。

综上所述，国有企业密级档案的管理工作非常重要。可是时下仍存在一定的问题，为确保国有企业又快又好的发展，必须高度重视密级档案管理工作，采取有效措施提升密级档案管理水平，使企业、国家机密得到有效保护，方能为国有企业的安全稳步发展打下坚实的基础。