不动产登记档案信息化管理的问题分析与改进建议

当前，在住房制度改革不断深化、房地产市场迅猛发展、地产市场宏观调控政策实施、国家不动产契税政策调整以及子女入学等诸多因素的影响下，相关政府部门、群众对不动产档案的利用需求不断增长。2013年11月，国务院常务会议提出要整合不动产登记职责，建立不动产统一登记制度，由国土资源部负责指导监督全国土地、房屋、草原、林地、海域等不动产统一登记工作，基本做到登记机构、登记簿册、登记依据和信息平台“四统一”。在这样的背景下，做好不动产登记档案信息化工作，对于满足社会日益增长的不动产登记档案利用需求，确保不动产登记工作的准确性、高效性和便捷性，具有重要意义。本文以宁波市为例，对不动产登记档案信息化管理中的问题进行分析，从整合迁移档案信息资源、实现档案管理系统与登记业务系统集成、创新档案利用服务方式等方面，对加强不动产登记档案信息化管理提出一些思考和建议。

1 主要问题分析

1.1 档案管理分散、标准不一、利用不便

以宁波市为例，由于缺乏集中保管档案的场所，不动产档案分散保存在市国土、住建、林业、农业、海洋等部门中，没有实现统一管理。各部门档案管理标准不统一，特别是档案信息化工作标准不一、档案管理系统差异性较大，档案信息资源整合难度较大，档案查阅极为不便，如，单位或个人查询某一产权登记档案资料，常需登录多个档案系统，甚至要到档案保管场所实地查询，档案利用成效不佳。

1.2 档案数据与业务系统关联度较低

不动产登记档案形成于不动产登记工作中，与不动产登记工作关系十分密切。根据不动产登记档案信息化工作的要求，档案数据应与不动产登记工作业务系统建立较高的关联度，然而，目前不动产登记档案数据与业务系统的关联度较低，甚至没有建立起关联，在办理不动产登记业务中，查询相关登记业务的档案信息时，无法实现快速调档，不利于不动产登记工作的开展。

2 改进工作的建议

2.1 整合迁移档案信息资源

开展不动产档案信息化工作的一项主要内容，就是在整合迁移各有关单位和部门不动产登记档案信息资源的基础上，建立统一的不动产登记档案管理系统。做好档案信息资源整合与迁移，首先，要收集汇总各类存量档案数字化成果，分析各有关单位和部门档案库数据量，对比整合前档案库数据结构与整合后建立的档案库数据结构的差异，整理数据映射关系，开发档案数据迁移工具，最终完成所有档案数据的迁移，并保持档案目录和内容的关联关系。其次，要对比迁移前后数据总量，检查档案目录和内容是否具有一致性、是否存在关联字段缺失情况等，初步判断数据是否完整迁移，并且对一定比例的数据进行抽查，以验证数据质量，确保所有档案数据准确迁移。

2.2 实现档案系统与业务系统集成

2.2.1 前置档案数字化工作

为方便办理登记业务、减少档案管理的工作量，可在登记业务办理过程中将档案数字化工作前移至收件和审批环节，具体工作流程如下:第一，在登记业务受理环节，业务受理人根据要求审核申请人是否提供完整的资料，并在登记业务系统中进行登记信息条目著录。第二，登记业务受理完成后，业务受理人将业务办理的材料原件交给前置扫描人员，前置扫描人员按照前置扫描处理程序，将各材料原件扫描并上传到不动产登记档案管理系统的电子文件服务器上，同时设置扫描处理程序，使之能自动为登记业务系统中的条目和上传的扫描件建立关联关系。第三，前置扫描完成后，即进行正式的业务办理工作。在正式业务办理过程中，业务办理人员可以直接从登记业务系统中调取当前登记申请人提交的电子版本证明材料目录和数字档案信息。第四，在档案管理系统与登记业务系统之间设定数据同步接口，利用该接口，档案管理系统可以实时获取登记业务系统中新产生的业务归档信息，档案管理员不必对提交的纸质复印件进行扫描、挂接等操作。

采取前置档案数字化的工作方式，将档案扫描及著录工作分解到日常工作中，可以让档案管理人员从繁重的档案数字化工作中解脱出来，保证他们有更多时间和精力对档案资料进行深层次的数据加工和信息挖掘。

2.2.2 实现登记业务信息自动归档

不动产登记业务系统将需归档的数据打包，形成“转换数据包”文件，并通过调用不动产登记档案管理系统提供的XML+Web Service接口服务程序，将“转换数据包”转换到不动产登记档案管理系统。利用接口服务方式，不动产登记业务系统与档案管理系统之间可实现互不影响、稳定运行，且如果一方系统出现问题，即可查明责任归属，有利于信息管理部门快速定位问题所在，方便系统维护。

此外，实现登记业务信息的自动归档，可以保证不动产登记业务系统中流转文件归档的实时性，即文件在不动产登记业务系统中办结完毕后可立即进入不动产档案管理系统，档案管理人员能及时整理归档数据。

2.2.3 实现登记信息与档案信息的双向调用

实现不动产登记信息和档案信息的双向调用，能够对登记档案信息进行快速管理，登记业务办理人员可在登记业务系统中直接检索利用登记档案，有效提高档案查询利用效率。实现档案信息与登记信息的双向调用，需要设置“档案与登记信息双向调用接口”，实现系统间数据的关联查询和统一利用；为满足用户在登记业务系统中对登记档案查询的需求，还需要设置“用户信息和组织机构信息同步接口”“单点登陆接口”等，保证档案管理系统中的用户、组织机构与登记业务系统中的一致性，实现“一站式”登录。

2.3 创新档案利用服务方式

2.3.1 针对个人

第一，为贯彻落实国家关于推进“互联网+政务服务”和开展信息惠民的要求，可以采取“互联网+服务方式”，让数据多跑路、群众少跑腿。“互联网+服务方式”，即查档申请人通过网上申请，提交查阅不动产登记档案所需的资料；网上申请系统自动将查档申请信息提交到内部档案管理系统，查档工作人员获取申请信息并开具不动产登记查询证明，采用快递到付的方式寄送给申请人。笔者建议，目前浙江省政务服务网建设取得明显成效，可将宁波市网上申请系统集成到浙江省政务服务网中，实现工作集约化。

第二，提供自助式查档服务，即在行政服务中心、图书馆等人流密集的公共场所设置不动产登记档案自助查档终端设备，设备包括工控机、触摸屏、打印机、身份证识别仪、摄像头、扬声器等，查档申请者可在设备上刷身份证，设备自动检测申请者的人脸并进行拍照，接着按照申请者要求提供档案信息查询服务，并打印查询结果，自助完成档案查阅利用的整个过程。

2.3.2 针对相关单位和部门

第一，组织部门、纪检监察部门等特定政府部门在人事调整、违纪跟踪等工作中，需要查询不动产登记档案信息。为这些部门提供服务时，可以采取延伸查档的服务方式，即通过电子政务内网，采取网络安全准入、CA认证等安全措施，延伸不动产登记档案管理系统接入范围，方便这些部门查档；还要确保档案查询工作的安全以及查询日志可跟踪、查询请求不可抵赖等，保证档案信息绝对安全。

第二，民政部门、法院、银行等单位在查询权利人及家庭成员在行政区划内有无房屋登记信息或房屋登记数量时，需要不动产登记档案信息。为这些单位提供服务时，考虑到其所查阅的档案数量庞大，可提供数据接口查询方式。