加强档案收集工作为地方病防治工作服务

文·赵丽



加强档案收集工作为地方病防治工作服务

文·赵丽

山东省地方病防治研究所自1979年建所以来，在碘缺乏病、地方性氟中毒、大骨节病、克山病、地方性砷中毒等疾病的长期防治工作中，形成了大量的防治、监测、科研、培训交流、健康教育等档案资料。收集工作是档案管理工作的第一个环节，其质量直接决定和影响着其他环节的质量，要做好档案管理工作，必须首先做好档案收集工作。现结合工作实践，就如何加强地方病档案的收集工作谈一点看法和体会。

一、争取领导重视是做好档案收集工作的“关键点”

档案工作的价值不能用经济的标准进行衡量，档案的唯一性决定了无法替代的原始性，从这个角度讲，档案的价值是无法估量的，也是其它任何事物所不可比拟的。但档案工作在单位中往往处于从属地位，经常得不到领导同事的重视。领导对档案价值的认识程度决定着他们对档案工作的态度，决定着档案工作的发展，决定着档案工作的管理质量。因此要增强领导的档案意识，加强对领导的档案工作宣传，经常强化档案在领导心目中的印象。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作是否满意，档案部门要用自己的努力工作去影响领导，争得领导的重视与支持。只有领导重视，才能把档案工作列入领导议事日程，增强职工的档案意识，从而有利于档案资料的收集工作，并对档案工作中存在的问题采取得力措施，使档案工作制度和有关奖惩办法落到实处。

二、建立健全考核机制是搞好档案收集工作的“助推器”

建立健全文件材料的归档制度是开展档案收集工作的主要途径。各业务科室形成的应归档保存的档案资料由各兼职档案员负责收集整理，然而即使建立了归档制度，由于兼职档案员的责任心和配合程度不尽相同，有些文件资料不能按照归档要求及时归档，有些人把需要集中管理的档案当作自己的私有财产或“小家底”而不愿移交，使档案长期分散保存在各科室和个人手中甚至遭受损失。建立符合实际、切实可行的档案管理考核、奖惩办法，将档案工作纳入个人目标管理考核，把材料齐全完整性、案卷质量、是否按时移交等作为主要考核内容，把档案工作目标完成情况与兼职档案员个人利益挂钩，考核结果作为本人评选、升级、职称评定等的参考依据，从而增强他们的高度责任感和使命感。

三、开发利用档案资源是档案收集工作的“试金石”

档案的开发利用工作做得如何，不仅是衡量业务工作开展程度及其质量高低的主要标准，也是对档案工作最实际、最有效的宣传。我所档案的利用者主要是所领导和业务人员，为了更好的开发利用档案资源，我们通过分析单位的工作计划、一定时期的中心工作，在完整的地方病档案资料基础上做出总结和统计数字，为本所和上级领导决策提供了参考依据；深入科室与业务人员进行交流，了解各业务工作的流程和具体内容，掌握利用需求，对将来或近期出现的需求做出可靠的预测；通过编研成果形式为利用者提供优质服务，使他们方便、有效的利用档案信息。这样，他们就会更乐意地把工作活动中形成的文件材料予以整理、归档，在档案信息资源的积累和开发利用之间形成一种良性循环，从而推动了档案收集工作的顺利进行。

档案的最终归宿是进入档案馆。具有长远保存价值的地方病档案，不仅是本单位的财富，而且是国家的财富，从根本意义上说，单位档案室保存的档案质量如何，对国家档案财富的积累和保存具有决定性的影响。因此，应重视和加强地方病档案的收集工作，更好地为地方病防治事业服务。

（作者单位：山东省地方病防治研究所）